現場はこんなことで苦労しています
私は、出張多めの会社員です。
会社や在宅での仕事の時間よりも、出張・外出の時間が、多い生活です
今は本社部門ですが、現場が好きで、大切にしています
全国にある300営業所＝現場があります。課題がたくさんあります
本社の各部署も、現場と比較すると規模は小さいものの、ここに課題あります
出張で伺う現場や、今の所属の本社の視点で、目の前の小さな手間を課題として考えました
本社のいうDX政策よりも、もっともっと単純な課題が身近にあります
大々的なシステムを導入するよりも、身近なデジタルツールやサービスを活用して、仕事の身近な課題を解決できるのではないかと、解決策を検討しました
「事件は現場で起きている」何年前の流行語ですかね？
（個人的には今でも好きな言葉です）
ヒアリングしてわかった課題
（私が現場にいたのは数年前 その時から変わらない課題は今もあります）
報告書を作成するのが面倒くさい
紙の引き継ぎ書で履歴管理ができない
マニュアルや申請書など縦割り構成でわかりづらい
シフト作成やその調整が気をむずかしい
調査事項やその集計作業が大変
勤務開始時の記入シートがたくさんあって面倒
外出時に限って忘れ物
スケジュール調整が大変
新しいことがなかなか覚えられない
新しいITツールを使いこなせない
数年間も同じ形での業務が変わっていません。マニュアルの業務が多く、社内のITリテラシーは決して高くないです。けど、皆さんスマホとか、LINEとか、Twitterとかは当たり前のように日常で使用しています。そこになんらかの解決策あり？
考えられる解決策
課題①：報告書を作成するのが面倒くさい
現場では工事の内容を写真付きで報告書を作成しています
工事中に現場を監督しながら写真を撮って、事務所に戻って、さっきの写真をPCに取り込んでから、思い出しながら、文章を作成したり、写真を追加したりしてエクセルの報告書を作成、pdfへ変換して提出しています。
考えられる解決策
・写真を撮ったときに、メモをつけて撮影する。★
・現場監督しながら手軽に報告書を作成する。★
・事務所に戻ったら報告書ができている。
・カメラで見ていた人が作成している。
・報告内容の定型文が用意されて、選択するだけで簡単。★
・報告書を作らない契約・仕様に変更する。
・紙や定型の形でなく、報告動画にする。
・音声入力で文章が書ける。
・紙の提出ではなく、電子データのみとする。
・頻度を減らし、複数回を1回にまとめる。
身近なツールでの解決イメージ
身近なスマホで使えるLINEから、文章や写真を送付すると、スプレッドシートに記入、画像が挿入される。報告書の記載事項もLINEbotから聞かれ、必須事項を忘れずに入力する。事務所に戻ったらほぼ出来上がった報告書をチェックする。必要に応じて、PCで微修正して提出する。大きな工事の際は、映像も合わせて報告して、詳細までを記録する。オンラインストレージを通じた電子データの提出のみとすることで、担当者が変更になっても引き継がれる。
課題②：スケジュール調整が大変
本社では資料作成や会議の設定など、事務作業がたくさんあります。
いつまでに資料を提出するために、まずは直属上司のチェック、そして本部長チェック、その後、常務のチェックを終えて提出する。常務のチェックの際は、内容の説明も必要だから会議を設定しないと。などなど。一つのタスクに関連してスケジュールを調整しないといけません。
考えられる解決策
・資料提出（タスク）を設定すると、必要なチェック回数設定する。
・期限から遡ってのスケジュールの立案をしてくれる。★
・関係者の予定なしの時間帯にMTGを自動設定する。★
・会議室も一緒に予約する。
・誰がどこから参加するのか、立案時点でわかる。
・リアルタイムで修正箇所を一緒に確認できる（再チェックが不要）
・関連資料がスケジュールに紐づけられてる。★
・過去の資料も合わせて、タグ付けされている。
・3段階チェックを、1段階の同時チェックにする。
・議事録が自動で作成される。
身近なツールでの解決イメージ
業務でGoogleを使用しているので、Todoリストに登録するとカレンダーにも連携。提出期限、上司チェック、本部長チェックをいつまでに実施するように、カレンダーに登録。常務チェックの時は、説明が必要なので、関係者にスケジュール配信（もちろん参加者の都合のいい時間帯で）。ドライブ内の資料の格納場所も関係者に共有する。資料がスケジュールや関連キーワードでタグ付けされ、過去の資料なども確認しやすい。
課題③：新しいITツールを使いこなせない
社内では基幹システムや業務で使用する社内システム、営業用のシステム（Saas)などたくさんのシステムがあります。だがしかし、社内システムや営業用のシステムなど、まだまだ使用頻度が高くない状態です。現場の方からすると、使い方でわからないところがあると心が折れてします。システム化して簡単になると思ったのに理解できていなく難しく感じる。入力しなくても済むなら入力しない。現場の省人化が進み、気軽に聞ける人が少ない。
考えられる解決策
・チャットボットを問い合わせ窓口★
・過去の問い合わせ記録と照らし合わせて自動回答★
・それでも解決しない場合は、本社組織の関連部署に直接問い合わせ
・心が折れる前に手助けをする
・マニュアルが充実★
・システム単位ではなく業務単位で教えてくれる
・導入時に教育、勉強会がしっかりある
・ITツール認定試験があって、理解度が明確になっている
・やりたい作業、入力場所へ画面上で自動的に誘導
・遠隔サポートにて画面を操作
（FAQ、チャットボットから頭が離れない）
身近なツールでの解決イメージ
過去の問い合わせ内容をスプレッドシートに作成。LINEbotで検索。AIで関連キーワードまで予測や、PC入力が苦手な人の為に音声検索も。マニュアルや関連申請書などを誘導。Saasサービスでは、youtube検索や関連記事検索など、検索対象を広げて回答し社外のコンテンツも活用する。
運用になりますが、問い合わせ記録を分析して、勉強会の実施、マニュアルの修正などにも。
おわりに
身近なツールでの解決策をイメージしてみました。
ツールの活用、ツールとツールの組み合わせだけで、解決できそう。
組み合わせ次第では、無限大の可能性（？）
維持するための運用が関連する内容もありますが、試してみる価値ありかと。
初めてこのような記事を書きましたが、表現するのは難しいと痛感しました。
最後まで読んで頂き有難う御座います。
余談ですが、、、
他にも、新しいものが増えると覚えられない。気づいたら社内システムがまた増えてるとのご意見がありました。
ポケモンの数も気づいたら900種類(？)、私のころは151種類だったのに。気づいたら増えてる。社内システムも？！
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？