MTGキホンのキ①「議題を切り分けよう」
仕事柄学生スタッフとのミーティング(以下MTG)を週に2〜3回行い、そのほぼ全てでファシリテーターをしております。生協職員なので仕事のすべてがMTGばかりではありませんが、1日の多くの時間をその準備と実行に費やしています(もう少し効率化できるといいですね)。
3年半それは千本ノックの如くMTGをこなしてきているので、少しばかりですが自分の中のノウハウも溜まってきているので、少しだけ書いてみます。
【目次】●MTG運営でおすすめの本たち紹介 ●コツ①：決める議題とアイディアと出す議題を切り分けよう ▶アイディアがほしい時 ▶意思決定をしたい時
ちなみに私のMTG(会議)運営の教科書はこちらの本たち。
【1】森時彦『ザ・ファシリテーター』ダイヤモンド社
物語形式で会議を通じた組織改革がやさしく学べます。
【2】佐藤可士和『佐藤可士和の打ち合わせ』ダイヤモンド社
心構えや少人数MTGのノウハウが学べます。サクッと読めます。
コツ①：決める議題とアイディアを出す議題を切り分ける
仕事上の課題を解決する上で、同じ課題に向き合う際もどのような議題設定をするのかによって、MTGの生産性が変わってきます。その議題を通して、善後策を「決める」事を目的としているのか、善後策を出す上の「アイディアを拡散させる」事を目的としているのかで、必要な情報もファシリテートの手法も変わってきます。
アイディアがほしい時
アイディアの拡散においては、MTG参加者全員が、それぞれの強みや視点を生かして多角的に意見を出していくことが大切になります。拡散段階ではなるべく様々な角度から様々な要素が検討されたほうがいいので、とにかく考えやアイディアを洗い出すことが大事です。
あまりに手垢がついた手法ですが、BSKJ法が原点にして頂点だと思います。BSKJは以下の他人のサイトに解説を任せますが、アイディア拡散は概ねBSKJでうまくいきます。
ただ、このBSKJのKJする段階が結構コツがいると思っておりまして、それはまた別の機会にでも。
意思決定をしたいとき
前段で洗い出し尽くされた様々なアイディアや解決策を絞り込んでいく段階では、意思決定の際にどの指標を最重要視するのかをはじめに確認しておくとうまくいきます。採算性なのか、集客力なのか、はたまた顧客に与えるインパクトの大きさなのか…。ここをはじめに統一しないと、MTG参加者がそれぞれ自分の想いや価値観に引きずられて意見に固執してしまいスムーズな意思決定ができず…ということになってしまいます。
「この案件を決める上で一番重要な価値観は●●●である」
と、いう事をはじめにメンバー全員で統一してから意思決定に臨もう。
まとめ
決める議題とアイディア拡散の議題を切り分けるだけでも、会議の生産性は上がる。
▶アイディア拡散時は、BSKJ法などを用いて幅広い視点から着想を得る
▶決める際には、意思決定の重要指標を決めてから最終決定する
あまりに当たり前のことだからこそ、いつも意識していきたいですね！
（コツ②、につづく）
ここまでお読みいただきありがとうございます。もし少しでも心の琴線に触れたなら、サポートいただけると助かります。本を買うお金にします。