セレブレーションダイニングで幹事をした話
タイトルにもある通り、
東京ディズニーランドホテルのパーティープランにある「セレブレーションダイニング&グリーティングプラン」を開催し幹事をしました。
Dヲタの皆様が数々のレポートを残してくださってる中、
幹事側のレポートがあまりないので自分で書いてみることにしました。
HPに書いてある内容は基本割愛します。
自分用に書いてるところもあるので拙い文章ですがお許しを。
予約から開催までにやったこと
・参加人数を集める
・仮予約の電話を入れる
・正式な予約の電話を入れる
・パーティーの詳細を決める
・担当キャストさんと事前打ち合わせをする
・当日打ち合わせに参加する
・宴会で乾杯と締めの挨拶をする
・お支払い
超ざっくりですがやったのはこんな感じ。
詳細は後述します。
参加人数を集める
友人の誕生日祝いで開催するということで、
主役の友人に誰に参加して欲しいか聞いてみた。
結果、友人と筆者含め7人の名前が上がったので各知人達に連絡。
その際、参加して欲しい人達に下記の内容を伝えました。
・開催予定日
・テーマ(〇〇の誕生日祝い)
・1人辺りの参加費用
・キャンセル料について
・(必要に応じて)パーティーの詳細URL(公式HPの該当プランのURL)
後から気付いたんですが、
参加者7人の中で開催予定日に3人、
その翌日に1人誕生日を迎えるということを知り、
纏めてお祝いすることにしました。
仮予約の電話をする
参加人数も決まったので、
いよいよ東京ディズニーランドホテルへ予約の電話を。
※電話番号はHPの該当プランに記載されてます。
今回は主役の1人がドナヲタ(ドナルドダックのヲタク)ということで、
コースはドナルドダックコースと決めていました。
電話の内容はこんな感じ。
・開催希望日と参加人数を伝える
・希望日にOKが出た場合、開催予定日の開始時間を仮決め
・希望コースの選択
・仮決めした内容と見積もり書を送ってもらうために幹事の情報を伝える(住所、氏名、電話番号など)
希望日に空きがあるかはその場で確認してもらえます。
筆者が電話したのは希望日の約4ヶ月前でした。
開始時間は確認したときは「10:00」か「18:00」のどちらかのみとのことだったので「10:00」を選択しました。
この電話の時点で「仮予約」となります。
まだ正式な予約ではないのでキャンセル料などはかかりません。
仮見積書を確認する
見積書は仮予約の電話をしてから3日以内に到着しました。
届いた書類はこちら。
・仮予約確認書
・宴会仮見積書
・セレダイの案内&選択したコースのメニュー
・食物アレルギーの対応について
以下、1個ずつ説明。
※HPに書いてある内容の種類は割愛。
■仮予約確認書
書いてある内容を一部抜粋。
・担当者の名前(幹事の名前)
・電話番号
・予約日、会場、宴会時間、人数、形式、形態
・予約したプログラム(今回でいえばドナルド)
・仮予約の期限
■宴会仮見積書
宴会開催にかかる総額が書かれてる。
今回は7人での開催だったので、
・セレダイプラン×1(1で6名分)
・セレダイプラン(追加)×1
・参考計上でフリードリンク×7
上記で229,570円でした。
その他参考料金で下記の項目も記載あり。
・シャンパン(エドモシック・モノポール) 単価10,000円(8名分)
・フリードリンク追加料金(アルコール1種) 単価660円
・写真焼き増し料 単価2830円
・写真データCD 単価14300円
■セレダイの案内&選択したコースのメニュー
■食物アレルギーの対応について
公式HPに同じ内容がそのまま載ってるのを、
紙媒体にしたもの。
この時点で参加者に確認しなきゃいけないことが数点出てきました。
■宴会開始時間について
「10:00」or「18:00」の開催で、
仮決めで「10:00」としたが問題ないか確認。
■ドリンクについて
・乾杯のドリンクをどうするか
・フリードリンクをつけるか
・お酒は飲むか
■食物アレルギーの有無
アレルギーがある場合その料理のみ別の料理にチェンジになる
今回は参考計上にあったフリードリンクをそのままつけて乾杯もフリードリンク内のソフトドリンクで対応しました。
正式予約の電話をする
再度ディズニーランドホテルに電話し、
仮見積書と仮確認書を確認した上で正式予約をお願いしました。
後日宴会の詳細を記載するヒアリングシートを送りますねと伝えられ、
3日以内に手元に届きました。
パーティーの詳細を決める
ヒアリングシートを含め、
届いた書類は下記の通りです。
※一部抜粋
・案内書
・ヒアリングシート
以下、1つずつ説明。
■案内書
予約した内容一覧。
書いてある内容は一部仮予約確認書と同じ。
その他ヒアリングシートの提出期限、
宴会参加人数の最終決定の期限、
キャラクター変更の期限が書かれている。
■ヒアリングシート
宴会の内容を決めるシート。
下記の内容をここで申し込みます。
一部抜粋。
・宴会名
・主役の名前
・キャラクター出演はサプライズか
・スペシャルケーキのメッセージの有無
→有の場合はメッセージ内容
・配席について
・進行について
・精算方法
・今後の打ち合わせについて
宴会名はいくつか候補を挙げ、
ドナルドが主役のシーズンショー「Oh!Summer Banzai!」を参考にして、
こんな宴会名にしました。
ヲタクなら誰がきてくれるかすぐわかるはず。
ヒアリングシートは同封されていた返信用の封筒に入れて送ります。
今回はディズニーランドホテル内のレストランに行く機会があったので電話でその旨を伝えて直接キャストさんにお渡ししました。
担当キャストさんと事前打ち合わせをする
ヒアリングシートを送ってから、
後日担当のキャストさんからご挨拶とヒアリングシートの読み合わせのお電話をいただきました。
お電話での打ち合わせはざっくり下記の通り。
・ヒアリングシートの読み合わせ
・ヒアリングシート提出後に変更点はあるか
・質疑応答
大体15〜20分程度の打ち合わせでした。
ここまでくれば後は当日を迎えるだけです。
今回は初めてのセレダイ、コロナ禍など色々重なったので事前打ち合わせ後も何度かやり取りしました。
質問した内容、こちらから出した要望も後述します。
当日打ち合わせに参加する
いよいよ当日です。
幹事は当日打ち合わせ参加のため開始時間の30分前に会場入りします。
会場に直接向かうと、会場前で担当キャストさんがお出迎えしてくれました。
まだ参加者が誰も踏み入れてない状態での撮影は幹事特権です！
当日打ち合わせは下記のような感じでした。
・司会を務めてくださるキャストさんのご挨拶
・主役の名前の確認
・主役の配席確認
・アレルギーメニュー希望の参加者の配席確認
・ケーキのメッセージ内容の確認
・こちら側からの要望確認
今回こちら側からお願いしたのは、
・主役の人の誕生日シールを用意して欲しい
・全席にナプキンで作ったドナルドを置いて欲しい
・主役のうち2名にのみナプキンはドナデジのセットで置いて欲しい
の3つです。
最後のドナデジのナプキンについては、
この2名は誕生日以外に別のお祝いもあったのでその旨を事前打ち合わせの際にお伝えし、
少しだけさらに特別感を出したいからとお願いしたら快く対応していただけました。
乾杯と締めの挨拶をする
パーティー中での仕事です。
乾杯の挨拶はキャラクターとのグリーティング終了後、
締めの挨拶はデザートを食べ終わって宴会終了時間が迫ってきたぐらいのタイミングです。
緊張する筆者。
気心知れた仲間たちだけとはいえ、
人前は緊張しますね。
お支払い
幹事最後の仕事です。
お支払い方法は2通りあります。
・当日現金払い
・事前振り込み
クレジットカードは使えませんのでご注意を。
今回は「当日現金払い」でお願いしましたので、これが幹事最後の仕事となりました。
参加者にはお釣りなしで現金を持参してもらいましたが、集金すると1000円札が30枚弱となるのを見越して両替用に1万円札を多めに持っていきました。
1000円札多めでも対応してくれますが、
ここは配慮するのがベストだと思います。
当日現金払いの場合、
お支払いのタイミングや状況を予め決めておくことができます。
・パーティー開始前
・パーティー終了後
・主役にはお支払いの姿を見せない方がいいか
etc...
ここら辺は臨機応変に対応してくださいます。
筆者はパーティー終了後でお願いしていましたが、
パーティー開始前に時間があったので先にお支払いをしました。
ランホ側に質問したこと
今回の開催にあたり、
ランホ側に確認した質問内容も記載します。
いただいた回答は2021/2月開催時点のものですので今後変更になる可能性もあります。
あくまで参考程度にしてください。
■フリードリンクの種類は？
オレンジ
アップル
コーラ
ジンジャーエール
グレープ
ウーロン茶(ホット/アイス)
■装花はいくつあるか
1テーブルにつき1つ。
持ち帰り用の手さげ袋あり。
■テーブルの個数について
会場「ベル」は1卓でも2卓でも対応可能。
2卓の場合はキャラクターの出演場所に近い場所に1卓、その右斜め後ろにもう1卓配置。
テーブルを横並びにすることはできない。
■換気はどうやるのか
食事中に出入り口のドアを開ける。
開ける際はドア前に衝立を置くので外からは見えないようにする。
■宴会会場の下見は可能か
可能。
対応できない日もあるから事前に確認して欲しい。
■開始時刻の詳細
開始時刻(今回でいえば10:00)と同時にセレモニー(グリーティング)を始める。
なので幹事を除く参加者は開始時刻の15分前から入室可能。
開始時刻には全員座っている状態が望ましい。
■交通機関の乱れ等で遅刻した場合、途中入室は可能か
キャラクターとのグリーティング後に可能。
グリーティング中は入室不可なので待っててもらうことになる。
■写真の焼き増しとデータCDの購入は当日決めてもいいか
OK。
カメラマンがキャラクターとのグリーティング後に撮った写真を見せるのでそれ見て決めてOK。
今回1番考えたのはテーブル数と席の配置でした。
テーブル数は事前打ち合わせ後、
卓数ごとの会場レイアウトのサンプルを送っていただきました。
できれば全員と顔を合わせて食事を楽しみたいから1卓で…と考えましたが、
テーブルには透明な衝立などがないということで、飛沫を考慮して2卓に。
今回主役が4人もいたのでサンプル上だと4人がキャラクターに1番近いテーブルに配置されていましたが、
主役の1人のみは席固定でそれ以外の人は席どこでもOKとのことだったので一部変更。
それに併せて席の位置も少しずらしたりしました。
あとがき
幹事をやる上で事前情報が欲しい！と思ってネットを漁ってみるも、
なかなか幹事視点の情報がヒットせず、
見つかってもざっくりした内容が殆どだったので今回備忘録も兼ねて書いてみました。
文才がないためわかりにくい箇所があってもご容赦ください。
今後セレダイの幹事をやる方の参考になれば幸いです。
コロナ禍での開催だったので、
グリーティング中はマスク着用。
触れ合いもなしでしたが、
ドナルドを仲間たちだけで独占できたのはとても楽しかったです。
また機会があれば開催しようと思います。
ここまで読んでくれて有難う御座いました。
お衣装が最高に可愛かったな…
それを着こなすドナルドも流石の一言。
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