全社ミーティングの運営で心がけていること
COO室のHMです。
トレタでは全社の情報共有の場として「ONE MEETING（読み：ワンミーティング）」を週次で開催しています。運営担当者として、工夫していることや心がけていることを紹介します。
ONE MEETINGの狙い
ONE MEETINGの前身となる全社会議は、創業当時からあったと聞いています。名称や開催頻度や開催目的は、少しずつ変化し、現在は、毎週1回、45分、従業員全員がオンラインで参加しています。
全社員にとって必要な情報の共有が大きな目的で、経営会議での決定事項の共有や、各プロジェクトの進捗の共有などのほか、各部署や各社員について相互理解を促す共有も行っています。
具体的にはこのようなアジェンダです。もちろん、全社にとって必要な情報はどんどん追加していきますので日々進化しています。
毎週実施
・司会者の自己紹介
・１分間でVALUEについて語る「1min VALUE TALK」
・持ち回りで各部署の業務内容やホットトピックを共有する部署NEWS
・毎週実施している経営会議の報告と共有
月1回実施
・担当営業より注目の飲食店情報の共有
・毎月の業績をCFOより共有
都度実施
・全社員に向けたお知らせの周知。管理部門からの発表が多いです。
・新入社員紹介
・入社3ヶ月経過した社員をメンターが紹介の後、
その社員が自身の業務とミッションについて紹介する
ONE MEETINGは全員が発表する場
ONE MEETINGの司会は固定ではなく、入社日の古い順で輪番制を回しています。1min VALUE TALKの発表も同じです。
ONE MEETINGは、司会者の自己紹介からスタートします。自己紹介の手法にルールは設けていないのですが、現在は1枚の発表スライドに業務内容と、趣味や休日の過ごし方を記載するスタイルがフォーマット化しつつあります。斬新な自己紹介を待ち望みつつも、現在の形式でも十分に人となりに触れることができます。自己紹介がきっかけで会話が弾み、業務にも好影響があったという声も聞かれます。なお、司会者には進行台本を共有していますが、やりやすいように進行をしてもらっています。
続いての「1min VALUE TALK」の発表では、VALUESの浸透を目的に、トレタの全従業員が大切にしている6つのVALUESのうち、自身が大切にしているものを1つ挙げ、1分間で事例や想いを語ってもらっています。ちなみに、VALUE担当者とどうしたらVALUEが浸透するのかなという会話から、「1min VALUE TALK」は誕生し、会話の翌週にはスタートしました。
1min VALUE TALKを通じて、自分とは違ったVALUEの捉え方を知ることができるのはとても意義が深いと感じています。発表者の仕事への姿勢が垣間見えることで、社員同士の相互理解に繋がるとも考えています。
以降、部署NEWSや経営会議の報告と共有へと続き、最後は司会者の締めのひとことでONE MEETINGは終了します。
開催後は音声データを共有し、参加できなかった社員も情報をキャッチアップできるようにしています。
ONE MEETINGの運営で気をつけていること
ONE MEETINGを運営する上で、いくつか気をつけていることがあります。
ONE MEETINGは会社にとって重要な情報を共有する場であるため、全員が自分ごととして捉えて、受け身にならないように工夫しています。例えば、冒頭でカメラオン参加を呼びかけたり、チャットへの書き込みを促すなどしています。
以前は、カメラオフ参加だったのですが、表情が見えない大勢を相手に話さねばならない発表者のプレッシャーは相当なものだったはずです。表情が見えたり、チャットでリアクションがあることで、発表しやすい雰囲気作りにも効果があるようです。
一方通行な情報の流れではなく、インタラクティブに情報が行き交う場を目指していますが、参加者が多いためなかなかそうも行かないのが悩みです。
ONE MEETINGの開始5分前には、動作確認のためにZOOMを開いています。かつての運営担当者はその5分前を「前説」と呼び、さまざまなテーマでトークを展開していましたが、切れ味のあるトークなどできない私が担当となった現在は、早めに入室した参加者に対し、タモリ氏のごとくゆるく挨拶を交わしたり、「今日は暑いですね」などと、たわいもない会話をしています。会議前のアイスブレイクになればいいなと思っています。
スタート後は、チャット機能を活用し、反応や意見を表現してもらうよう促し、私自身も積極的に「8888888888（拍手）」などとチャットに書き込みをしています。
自分が発表する機会がなくとも、傍観者や傍聴者ではなく、あくまで参加者です。そのために、年1回は発表者になるようアジェンダや順番に配慮しています。あらかじめ年間のスケジュールを共有し、自分の発表がいつなのか周知し、次回の発表担当にリマインドをします。
ONE MEETINGのこれから
ONE MEETINGが毎週開催できるのも、とにもかくにも、全社員の協力があってこそです。全社員が参加するのですから有意義な時間にしたいと常に考えています。単純計算で45分のONE MEETINGに100名が参加しているとして75時間。年間で4,000時間にもおよぶ時間を使っていることになります。1秒たりともムダにはできません。
ONE MEETINGが仕事に好影響を与え、全社員にとって有意義な場になることを目標に、現在のやり方に固執することなく、よりよくなるのであれば、積極的に取り入れて、内容や開催方法の見直しを進めています。
さいごに
トレタでは、と食の未来をアップデートする仲間を求めています。私たちとともに外食業界の課題解決にトライしてみませんか？ お待ちしています！