社内発信情報で個人的に意識していること
本記事は【初心者優先枠】corp-engr 情シスSlack（コーポレートエンジニア x 情シス）#2 Advent Calendar 2022 - Adventar の12/14の記事です
はじめに
情シスとして 社内に情報発信する機会は 度々あると思います。
特にバックオフィスからの情報発信はビジネス部門からすると面倒であったり、未読スルーされがちだと思います。
いかにして発信情報を読んでもらうかはバックオフィスとして大事なことだと思います。
なお、当方の所属している会社はとある企業のグループ会社で、いわゆる JTC と言われる分野の企業です。
※JTCという言葉を情シスSlackに参加してから知りました。それまでJT的な企業だと思ってました
そんな当方が社内情報発信時に気をつけているポイントです。
ポイント1⃣ : 目的 / やることを明確にする
チョー基本的なことですね。
自分自身 未だに目的の部分をうまく書けなくて、情報発信後に色々突っ込まれるのですが、"なぜやるのか？" "なにをやるのか？"を明確にすることで、発信後の問い合わせを減らせます。(きっと)
問い合わせが減る = 受けて側の工数削減 + 発信側の工数削減 という Win-Win構造なのですよね。
特に、文書だけのアナウンスの場合 正しく意図が伝わらなかったりすることも多々あるので、目的は 具体的化して 読み手がイメージできるようになるまで、落とし込む必要があると思います。
ポイント2⃣ : 見出し機能など体裁を整える機能はふんだんに使う
これも割りと基本的なことですよね。
情報発信するときのツールとして 弊社の場合、
手順書などの Word
新規施策につての PowerPoint
新しいニュースなどの Sharepoint Online / Teams
と発信情報によって複数のツールを使い分けていますが、どの文書作成ツールにも言えることが、見出し機能 / 箇条書き / 番号付き箇条書き 機能などの体裁機能は備わっていると思います。
そして、体裁機能を正しく使うことで 自動的に目次が作れたり、項目の前後にいい感じの行間が入ったり、インデントが自動でされたり、と読みやすくなります。
最近は、PCだけでなく、タブレット / スマホのように画面解像度が違ったり、PCでも4Kや8Kのようにディスプレイサイズが違っていたりと、改行位置が端末によって違っていたりします。
そのため、お手製の箇条書きや①②③のような番号付き箇条書きの場合、変な位置で改行が入ったりして一気に読みづらくなります。
なので、極力 ツールが用意してる体裁ツールを使おうよ！
ポイント3⃣ : 見出しに絵文字を使う
そんなこと？と思うかもしれませんが、(極端かもしれませんが)JTCの場合 文字だけで情報発信する場合が多くあると思います。そして、文字だけの場合、堅苦しくて読むのにちょっと疲れるんですよね。
その結果の未読スルーになっていると思います。
これまで当然のように文字だけの情報発信をしてきましたが、絵文字をつけるだけで、驚くほどにポップで読みやすくなったと思います。(個人の感想です)
最初は、だれかに文句(お叱り)をもらうかなーと思っていたのですが、特になにもなく、一部の人からは「かわいくなったね」と言ってもらえたので、効果ありと思って続けています。
当方の場合、以下のような感じで見出しに絵文字を付けています。
✨ 目的
～～～～
👨👩👦 対象者
～～～～
📆 納期
～～～～
⚓ 概要
～～～～
📃 手順
～～～～
さいごに
当方自身が普段から完璧な文書が書けているとは到底思えないです。
また、記載した内容も半ば当然のことであり、車輪の再発明の感じはするのですが、これからもアウトプットを増やしていき、未読スルー0 の文書を目指していきたいです。
参考情報
普段参考にしている情報です
テクニカルライティングの基本
外資系企業で学んだ「何が起こりますか？対象者は誰ですか？何をしなければなりませんか？」スタイルのアナウンスメール
本記事の内容とは直接関係は無いですが、岸田奈美さんのnoteは読みやすくてとっても人を引き付けますよね。自分もこんな文章をかけるようになりたい…
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