バックオフィスの別れ道〜承認者のスケジュールを制する者だけが見える世界とは

こんにちは。今日は、仕事を進めるためにラクになる、あるポイントの話をしたいと思います。特に、人事労務担当者や経理担当者など、自分が行った業務を承認者に承認してもらう必要がある仕事をしている人には基礎スキルとなってほしく、書き記しておきます。

承認者って忙しい

承認者と呼ばれる人の多くは、自分の上長だと思います。上長ってどんな仕事をしているか知っていますか？ もし、あまりわからないという方は上長のスケジュールを見てみましょう。多くのMTGに埋め尽くされていませんでしょうか？ そしてそのスケジュールの詳細を見てみましょう。上長本人が設定したスケジュールではなく、誰かから参加リクエストを受けているMTGであることが多いと思います。もしくは、上長がファシリテーターとなって、他の人を招集している側であるかもしれません。

つまり、上長は自分のスケジュールの中でコントロールできるものがとても少ないんです。

あなたの仕事はどこまで？ 私はここまでなんだよね。

あなたの仕事はどこまでとしてますか？これって価値観や環境、スキルなどでも変わってくるので一概には言えないのですが、私は過去、一般社員だった時代はこう考えていました。

「承認させるまでが仕事」

例えば給与計算担当者なら、給与を計算するまでが完了だと思っている人もいると思います。でも私は、「給与が振り込まれるために、上長に承認してもらうまでが仕事」だと思っていました。

だって、めちゃくちゃがんばって計算したのに、その承認が行われなかったら給与って支給されないんですよ。みんなに給与を受け取ってもらうために給与計算してるのに、それじゃあ本末転倒じゃないかと。自分がかけた労力が全部無駄になってしまうし、なんといっても従業員からの信用がなくなってしまう。だから上長に承認してもらうまでが仕事だと思っていました。

以前在籍していた会社では紙に押印が必要だったので、上長の印鑑をデスクから持ち出して上長がいる会議室の前で待ち伏せしてました。MTG終わりで「押して！」と。上長の印鑑をデスクから持ち出すことがヤバいと思われるかもですが、勝手に押印しないことの証となってw 逆に信頼を得ていました。

仕事をゴールから逆算する時に見逃しがちなこと

冒頭で触れたとおり、上長って忙しいんです。では忙しい上長に対して何が必要かというと、「上長のスケジュールを事前におさえる」ことなんです。これ、MTGが多い上長を持ったことがない人にはあまりない概念のようで、声を大にしてお届けしたい。

確認が必要ならその時間を事前におさえておかないと、誰かに上長の時間を取られてしまう。先にお伝えしたとおり、その取られたスケジュールは上長自身がコントロールできるものが少ないんです。であれば、先に取っておく必要があります。あなたがせっかく仕上げた仕事、滞りなく進捗・完成させるためには、これが必要なんです。

もっと欲張るなら、上長のスケジュールを監視しちゃお。

前段で、昔の会社で会議室の前で印鑑持って待ってた話をしましたが、「え？スケジュールおさえてなかったの？」と思うじゃないですか。違うんです。おさえてるのにそこに別のMTGを被せてくるヤーツがいるんです。（苦笑）　だから上長のスケジュールをウォッチして、絶対に承認期限を逃させないようにしていました。だって、自分の仕事を無駄にしたくない。給与が支給されないなんてマジでありえない。そんな風に思っていました。

これによってその会社ではとても信頼してもらえてたので、本当にいろんなことを経験させてもらえました。一般職だったのに「いや、そんな話聞かされても困るわ（重いわ！）」というような会社の超重要な案件にも携わったり。今の私があるのはその会社で得た経験がとても大きいのです。

おわりに

人のスケジュールを見て、先回りしてスケジュールを抑えられるようになると、自分が一番ラクになります。この考えって私だけかな？と思ったら身近に同じことしている人を発見。

彼女の上長もCFOなのでスケジュール確保への感度が高いし、承認されるまでが自分の仕事だと思っているタイプですね。こういった、経理や給与系の仕事をしている方は、ぜひご参考いただければと思います。