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リモートで効率的にマネジメントするには?
リモートワークでのマネジメントがなぜ難しいのか?
それは・・・
① メンバー各人に
② 何をどう依頼すれば(インプット)
③ どれぐらいの時間で(待ち時間)
④ どれぐらいのモノが出て来るか(アウトプット)
を把握できていないからです。
(例えは適切ではないかもしれませんが)ある工場で、
① ある機械に
② どの原料をどんな状態で投入し(インプット)
③ どれぐらい待てば(待ち時間)
④ どんな品質のものが出て来るか(アウトプット)
がわからないと、生産管理ができないのと同じです。
対面であれば「依頼→確認→フィードバックと再依頼」のサイクルを細かく何度でも回せるため、特に意識しなくても業務が回ります。
リモートを前提としてメンバーにある程度「自走」してもらうことになると・・・、そうは行きません。
時間の使い方を可視化する
先ほど述べた①~④を把握するには、「可視化」が第一歩です。
「誰が、何に、どれぐらい時間を使ったか」は、(手間さえ惜しまなければ)簡単に定量化できます。
この「各メンバーの時間の使い方」とインプット・アウトプットを紐づければ、「誰に何をお願いすれば、どういう結果が返ってくるのか」が掴めてきます。マネージャーや管理職は、このような「地図」を頭の中に持っておくと強力です。
では、具体的にどうするのか?
我々は自社開発の独自ツールを使ってメンバーに1日の時間の使い方を【予実管理】してもらっていますが、日報やミーティング時での報告など、やり方はいろいろあると思います。
もちろん、頭の中に地図ができるまでには時間がかかる(と言っても、1週間=5日分ほどやり取りすれば大まかな感覚は掴めて来るはず)のですが、このやり取り自体に価値があります。
想定時間とアウトプットを見比べると、現状理解(いつもより時間がかかったみたいだけど、何がボトルネックだった?)や変化への気付き(仕事のスピード上がったね!)も生まれ、マネジメントのやり方や業務設計など、多くの改善ネタが得られるからです。
メンバーのパフォーマンス向上
先ほど、「自社開発の独自ツールを使ってメンバーに1日の時間の使い方を【予実管理】してもらっている」とお伝えしました。理由をご説明します。
えっ、予実管理しているの?
(自分がメンバーの立場だったら、面倒だから嫌だな・・・)
と思われた方、ごく自然な反応だと思います。
最初は曇った表情をするメンバーの方が多いです。
しかし、しばらく続けていると・・・
(しんどいけど)仕事に集中できた!
仕事の効率が以前より上がった!
という声に変っていきます。
なぜでしょうか?
それは、1日のスケジュールを予め立ててもらうことで、「締め切り効果」が発動するからです。
「締め切り効果」とは、「●●時までにこれをやらなければ!」という切迫した状況があると、人は集中力を発揮しやすくなるという心理効果です。
予め「今日の13時~15時の2時間で、XXの資料を作る」とコミットしてもらい、あとでレビューを受ける状態を作ることで、意図的に「締め切りに追われる状態」を作っています。
でも、これを多用するとプレッシャーがかかりすぎて【疲弊してしまう】ので、長時間の運用には向きません。1日6~8時間ぐらいが限界と思います。(残業なしのホワイト企業でしか使わないでください!)
また、予実を見比べることでメンバーの育成にも繋がります。
自分で振り返ったり、管理職・マネージャーと一緒に確認したりすることで
・どうして予実がズレたのか?
・見込みが甘かったのか、不測の事態が発生したのか?
・どうすれば改善できるか?
といったことを、能動的に考えられるようになります。
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