メールが冷たいと言われたら

このコラムは、メルマガ『0.1％の成長』をnote用にアレンジしたものです。個人のビジネススキルを高める情報を日刊でお送りしています。今まで3,000本以上のコラムを書き、32冊の書籍を出版してきました。そのノウハウをまとめてお届けします。

おはようございます。
アイ・コミュニケーションの平野友朗です。

昨日は、対面の打ち合わせが入っていました。

しかし、朝から「嫌な予感」がしたため
急遽相手の方に連絡をしました。

あるソフトをインストールしてもらい
私がモニターになるというお話でした。

私がその製品に対して無料でアドバイスをするような内容で
金銭的な報酬があるわけでもありません。

ちょっと面白そうだったのでお引き受けした案件。

もしこれで感染したり、濃厚接触者になったら困る……。

そのため「遠隔操作でインストールできませんか？」
このように確認してみました。

相手の方もこちらの懸念を理解してくださり
「今日はやめて、延期しましょう」と言ってくださいました。

私は確率を考えて普段行動しています。

ちょっとでも確率が上がる行動は控える。

今週は2回在宅勤務の日を作ります。
そこまでしているのに対面の打ち合わせを入れるのは本末転倒。

今日から研修がたくさん入っているので
リスクを考えながら対応をしっかりしていきます。

やっぱり、懸念を感じたらしっかり伝えるべきですね。

それでは、メインコンテンツにいってみましょう！

■メールが冷たいと言われたら

「メールが冷たい」
「メールが淡泊すぎる」
「メールに心がこもっていない」
「メールが嫌みに感じる」

私が開催するセミナーには、
上司からこのような指摘を受けて参加する人がいます。

でも、本人はどこが冷たいと思われるのか分かりません。

指摘する上司も感覚で捉えていて
どこがどう冷たいのか言語化できていないケースが多いのです。

私の場合、実際のメールを見たら瞬時に
「○○の箇所を××にした方が感じが良いですよ」と伝えられます。

なぜそんなことができるのか。

それって書き慣れていたら誰でもできることだと思っていました。
しかし、そうでは無いとわかりました。

たとえば、入金をしてくれていない相手に対して
入金を催促するメールを書くとします。

まずは、自分なりにどう書くのか考えてください。

その後、そのメールを以下のパターンに書き換えましょう。

「丁寧すぎる」
「丁寧でいい人だと思われる」
「相手をいらつかせる」
「嫌みに感じさせる」
「相手を怒らせる」
「冷たいと思われる」
「相手に感動される」

私の場合、普段から複数パターンのメールを考えています。

そのため、瞬時に書き換えができます。

メールが上手いと言われているような人でも、
実は、このような書き換えができなかったりします。

（今度、うちの認定講師で試してみよう！）

こうして、たくさんのパターンを持っていると
今の自分のメールがどこに近いかが分かります。

基準点があるから、把握しやすいのです。

だから冷たいと感じたら、微調整がすぐにできます。

たとえば、以下のような聞き方はどれに該当するでしょう。

昨日が入金の締め切り日だったのですが、なぜ払ってないのですか？
社会人としての常識が欠けていると思いませんか？

昨日が入金の締め切り日だったのですが、入金が確認できませんでした。
きちんとした企業にお勤めの方でも、このように忘れることがあるんですね。

入金がまだなので、至急お振り込みください。

昨日が入金の締め切り日だったのですが、入金が確認できませんでした。
お手数ですが、ご入金予定日をお知らせください。

昨日が入金の締め切り日だったのですが、入金が確認できませんでした。
こちらからの一方的な都合で大変恐縮ですが、ご対応いただけますと甚大です。

複数に該当するものもありますが
こうして、たくさんのバリエーションを持つことが大事。

それがバランス感覚を磨くことにつながります。

こう書いたら怒らせるなぁ～。
こう書いたら冷たいと思われるな～。

これが分かっていると、そういったメールは書かなくなります。

先日のセミナーでもその話をしたら
みなさん、凄く納得してくれました。

メールのスキルをアップしたい人は、是非こちらのセミナーにご参加ください。
https://businessmail.or.jp/course/

【編集後記】切羽詰まったメールの質問

私が経営する一般社団法人日本ビジネスメール協会には
いろんな電話がかかってきます。

セミナーや研修、検定試験のお問い合わせなら大歓迎。

でも、望まない問い合わせっていうのも多いんです。
昨日もそんな電話がかかってきました。

大学生の男性から

「Gmailの使い方について教えてください」

こんな内容の電話でした。

「Gmailの使い方なら、Googleに聞いてください」

このように答えたのですが

「すぐにすみます。凄く困っているんです」

こんな感じで引いてくれません。
まあ、これも何かのご縁……ということで10分くらい付き合いました。

ぜんぜん、ちょっとした質問ではありません（笑）

何を言いたいのか分からず、状況を把握するのに時間がかかりました。

結局「CCが入っていたときに返信をしたら、CCの人にも届くか」
という内容でした。

送ってはいけない人に送っているのではないか？と心配になったようです。
「全員に返信」「送信者のみに返信」どっちを押したか分かりません。

「送信済みのメールを見て確認してください」

こう伝えて、実際に見てもらったら安心したようです。

それにしてもこういったメールは、どう断ろうか……。
いきなり切るわけにいかないので、断り方を模索中です。

誰でも分かるような明快なたとえが必要ですね。

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