まとまった時間が必要な仕事をどうするか

日々、細かい仕事をたくさんやっています。

・メール対応
・ラベルの印刷
・講座テキストの印刷
・セミナー資料の発送準備
・セミナー資料の作成
・契約書の作成～発送
・セミナー会場の準備

こういった事務作業って、秘書的な人が対応する会社も多いでしょう。私の場合、8割くらい自分でやっています。いろいろとやった結果、その方が効率が良かった。

私が人に依頼するときは、完全に任せるとき。
任せるというより、感知しない……。
感知しないというより、気にしない……（笑）

自分の管理下にあると進捗が気になります。
そのため、任せるときは、管理もしません。

なぜなら、管理すると気になるんです。

なんで、こっちを先にやらないんだろう

なんで、まだ終わっていないんだろう

それを一つ一つ言い続けたら、大変ですよね。まあ、完全に嫌な上司のできあがりです（笑）

なので、管理しない。管理するのは、自分の仕事だけ。そこを徹底的にやって、いい方法を見つける。そしてスタッフが困っているときは最適な解を提供する。それが一番だなぁ～と思っています。

今、まとまった時間が必要です。
今週セミナーの新規資料を3本作らないといけません。

そして、今日10時からその説明会があります。お客さまに資料を見ていただき軌道修正があれば、その場でヒアリングします。

冒頭に書いたとおり、私は日々細かい仕事もやっています。このようなまとまった時間が必要な仕事があるときに細かい作業があると集中できません。

そんなときも段取りが重要。
そして省力化で進めるべきです。

まず、1週間くらい前に

「○○の資料を作らないと」

と強く意識します。

この『強く』っていうのがキモです。

TODOの目につくところに入れたりGoogleカレンダーの空き枠に「○○考える」と入れたり。とにかく自分に意識させるように働きかけます。

するとちょっとした瞬間に

営業力カップ講座の資料をベースにしよう

あ！今度の資料は、パワポで作るけど配付資料は、
Wordの書き込み式にしよう

ワークの時間をトータルで2時間にして、回答引用方式のセミナーにしよう

こんな感じでアイデアがドンドン固まっていきます。
こういったメモをTODOに追記して残しておきます。

実は、このメルマガを書きながら、アイデアがさらにまとまってきました。

何となくの方向性が、時間をかけずに決まっていきます。
次にやるべきなのは、資料の作成。

手を動かす必要があるので、まとまった時間を確保します。
そのためは、手順を考えて、時間を見積もります。

パワポの資料を改編
ワークを中心にする
　↓
Wordで書き込み式資料を作る
　↓
リハーサルをする

これなら4時間あれば十分。

こうしてメルマガを書きながらドンドン思考が整理されます。
実はこの記事を書いたのは、先週の金曜日。

そして、土曜日に出社の予定があったのでそのまま資料を作ります。さらに、月曜日に1時間資料の修正～リハーサル。火曜日の朝にも、最終チェック。

メルマガを書くと30分かかります。その時間を前の週に移動させる。そして、まとまった時間を捻出して一気に資料を構築。

まとまった時間を作るには、細々した業務を前倒し。
あるいは、その業務をその日はやらないと決める。

入金チェックを1日しなくても、まったく問題ありません。
資料の発送が1日遅れても、まったく問題ありません。

なぜなら、すべてを前倒ししているから。

メルマガを先に書くことで思考が整理され
その思考がメルマガのネタになる。

本当に一石二鳥ですね！

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本記事は、メルマガ『0.1％の成長』の抜粋版です。本編では、導入や編集後記などに時事ネタや近況報告などが含まれています。

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