1秒でも早く読み終わるのが正解
このコラムは、メルマガ『0.1％の成長』をnote用にアレンジしたものです。個人のビジネススキルを高める情報を日刊でお送りしています。今まで3,000本以上のコラムを書き、32冊の書籍を出版してきました。そのノウハウをまとめてお届けします。
おはようございます。
アイ・コミュニケーションの平野友朗です。
Facebookグループ『0.1％の成長』を作って正解でした！
作ってから2～3カ月がたちますが
本当に立ち上げて良かったなぁ～と思います。
今は227名の方が参加してくれています。
毎回、コメントが2～3件入るので
そこでコミュニケーションが生まれています。
ちょっとした感想だったり、質問だったり。
こうしてコミュニケーションが可視化されるのがいいですよね。
返信するのもメールより楽だし
業務効率も上がったなぁ～と思っています。
あとは「メルマガよりFacebookの方が読みやすい」
というご意見もあり、そこに驚いています。
確かに、Facebookを見る習慣がある人からすると
わざわざメールを開くより簡単なのかもしれません。
記事を読んで、気になったらそのままコメント。
あるいは「いいね！」を押す。
皆さんの感想を知りたい、感想を伝えたい。
そのような方は、是非コミュニティに参加してくださいね。
参加ボタンを押すだけで、後は私が手動で承認します！
■1秒でも早く読み終わるのが正解
今日は、私の専門領域でもある
メールコミュニケーションについてです。
「メールってA4 1枚程度に納めるべきですか？」
「色をつけたり、レイアウトに工夫をするべきですか？」
「細かく補足情報なども書いた方が良いですか？」
このようなセミナーを実施するたびに出ます。
みなさん、苦労しているんだなぁ……と実感します。
そんなときに私がいうのは次の言葉。
メールは、1秒でも速く書く。
そして、相手が1秒でも速く読めるのが正解。
例えば、情報が足らなかった場合
相手はそこで考えてしまいます。
相手に聞いたらいいのだろうか。
あるいは、こういうことなのだろうか……。
読み終わっても、判断がつかないのですから
それは読み終わっていないのと同じです。
そうなるなら、相手が判断に使える情報を出すべきです。
また、行間を取るなどレイアウトを調整することで
どうしてもメールが長くなってしまいます。
そこを気にする人がいますが、問題ありません。
相手が速く読み終わるならそっちが正解です。
行間を詰めたり、言葉を削ったりして読みにくくなる。
再読したり、イライラしたりする。
これは完全にNGです。
つねに「速く読める方」を選択すべきなのです。
たくさんの情報がメールにあっても問題ありません。
不要なところは読み飛ばせるようにレイアウトを組むべき。
不要な箇所だと分からずに読まされるから
相手はストレスを感じるのです。
そして「あなたのメールはわかりにくい」と
苦情を言うようになるでしょう。
私たちはセミナーの受講者に以下のような情報を出しています。
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■Zoomの接続テスト
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はじめてZoomを利用される場合は、事前に接続のテストをお願いします。
以下のページをクリックすると、カメラとマイクのテストができます。
https://zoom.us/test
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■当日の進行
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カメラとマイクはON/OFFができるようにしてください。
講演中、カメラとマイクはONでお願いしています。
皆さまの反応を確認しながら解説し、問いかけて答えてもらう場面もあります。
一方通行ではなく、双方向な進行を予定しています。
ご協力をお願いします。
初めての人は「Zoomの接続テスト」を読むでしょうし
慣れている人は、読み飛ばすでしょう。
読む・読まないの判断は、1秒もかからないはず。
見出しがなく文章で書いてあったらどうでしょう。
たとえば、このような感じです。
はじめてZoomを利用される場合は、事前に接続のテストをお願いします。
以下のページをクリックすると、カメラとマイクのテストができます。
https://zoom.us/test
当日の進行の進行はこのようになります。
カメラとマイクはON/OFFができるようにしてください。
講演中、カメラとマイクはONでお願いしています。
皆さまの反応を確認しながら解説し、問いかけて答えてもらう場面もあります。
一方通行ではなく、双方向な進行を予定しています。
ご協力をお願いします。
見出しがなくなるだけで、読みにくくなります。
メールが下手な人は、文章力が無いのではありません。
レイアウトに対する意識が弱いのだと思います。
書いている日本語には、大きな間違いは無い。
書いている情報も的確。
それでも読みにくいのは、このレイアウトを軽視しているのでしょう。
今回の例のように、どうやったら1秒でも早く読めるか。
そこをしっかり意識してくださいね。
これだけで大きく変わります。
【編集後記】五反田へ
昨日は、実践塾の会員さんからお誘いがあったので
五反田で一緒に食事をしました。
ネットで検索して、こちらのお店へ訪問。
創作料理＋大量の日本酒……ということで
私が好きなタイプのお店でした。
五反田で食事するときは、毎回ここにしようと思います。
「食事とか気軽に誘ってくださいね！」
私はいつも会員さんにこのようにお伝えしています。
でも、なかなか誘われません（笑）
昨日誘ってくださった方もダメ元で
「今日、東京に出張があるのでどうですか？」と誘ってくださいました。
体は空いているので、すぐにOKの返事を。
それでも、誘うのは結構ハードルが高いと言います。
まあ……私も人は誘わないので、確かにそうですよね……。
ちなみにその方は、一般社団法人PAGでもご一緒しているので
どんなことを求めているか、感じているか、いろいろと伺いました。
やっぱり、直接話をするのって大事ですね。
私の前職と関わりがあったりなど
いろんな新しい発見がありました。
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