パズルが得意なら仕事ができる！？

今日のセミナーでもお話ししようと思っているネタです。

時間管理ってパズルみたいなものです。

たとえば、今私の手元にある作業はこんな感じ。

・メルマガ『0.1％の成長』（3月4日号）執筆
・ラクス連載執筆（3月納品分）
・雑誌寄稿文原稿チェック（1万文字）執筆
・来週以降の資料発送（約500件）
・検定試験準備（メール配信、会場準備）
・ビジネスメール実態調査2021画面作成
・3月下旬のキャンペーン企画立案
・2021年4月の実践塾シェアクラブ入会ページ作成
・メール処理（日々たくさん）

などなど。

この2週間くらいでも、割とまとまった業務があります。

やるべきことを把握していなくて、ギリギリでドタバタする人が多くてビックリします。私の場合、いつも1カ月先のカレンダーまで見て、自分の業務の抜け漏れや、スケジュールを点検しています。

たとえば、『ビジネスメール実態調査2021』を4月1日からスタートするとします。それなら、3月20日までには項目決定。さらに、3月25日までに画面作成～テスト。このくらいザックリしたスケジュールを立てています。

厳密に立てるよりも、ザックリがオススメ。たとえば、厳密に逆算すると以下のように考えてしまいます。

2021年4月1日（木）『ビジネスメール実態調査2021』告知
2021年3月31日（水）調査ページ完成・テスト
2021年3月30日（火）調査ページ作成
2021年3月29日（月）調査項目確定

こうやって計画を立てるのは、非常に危険です。すべてが綱渡り、何かがあったら回らなくなります。ここに書いたのは、デッドラインです。これを超えてはいけないという死線です。デッドラインは見ずに余裕を持たスケジュールを立てます。

さらに、業務を細分化して、時間を算出します。

調査項目の確定……8時間（選択肢の精査）
調査ページ作成……4時間（昨年のものを複製）
調査ページテスト……4時間（複数パターンでテスト）
告知ページの作成……2時間（昨年のものを複製）
プレスリリースの作成……1時間
自社サイトにアップ……2時間

こうして時間を見積もっておくのです。そして、作業予定日のカレンダーに入れておくのです。この時間に他のことは出来ません。記事を書きながら、雑誌の連載を書くことは無理。これは誰が考えても明らかですよね。

仕事はパズルのブロックと同じです。ジグソーパズルのように複雑な形をしているわけではありません。1時間、2時間、4時間のような時間で構成されてるブロックです。

このブロックを自分の予定にはめ込んでいく。私はこれだけで自分の仕事を管理しています。今日なら次の予定になっています。

12:00～13:00　ランチ・休憩
13:00～13:30　待機・打ち合わせ
13:30～16:30　研修（時間管理）
16:30～17:00　反省会

つまり、今の段階で私が使える時間は決まっています。

9:00～12:00
17:00～18:00

この4時間という枠にパズルのブロックを入れるだけです。現実的に見ていくとこの枠もメールの処理で半分くらいが埋まると思います。

9:00～10:00　メール処理、書類整理、雑務
17:00～18:00　お礼メール、メール処理

つまり、予定を入れるとするならば、10～12時の2時間しかないのです。こうして自分が使える時間を明らかにしていくことで、全体の進行管理をします。正直、明日何が起こるかわかりません。だから、今日2時間空きがあるなら、将来の仕事を前倒しにしてすべてやります。

経験上それが一番合理的なのです。

こうして、時間を「枠」で捉えられるようになると管理もし易くなりますよ！

もっと知りたい！＆プレゼントのお知らせ

本記事は、メルマガ『0.1％の成長』の抜粋版です。本編では、導入や編集後記などに時事ネタや近況報告などが含まれています。

メルマガを受け取りたい方は、以下のバナーをクリックして、ご登録下さい。今なら、『仕事を高速化する「時間割」の作り方』をプレゼント中