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#64 連絡先に一括登録する

ともかつのノート

昨夜行われていた ↓ のオンラインセミナーに参加しました。
今回の講師は、日本で恐らく唯一の「Microsoft 認定教育フェロー（Microsoft Innovative Educator Fellow）」「Google for Education 認定トレーナー（Google for Education Certified Trainers）」のダブルホルダーの前多先生でした。

どんな研修？

あまりこういったオンラインセミナーでは取り上げられる機会が少ないように感じられる

  • 連絡先（Contacts）

  • Google グループ

  • Google Earth

といったツールの使い方などが、実演やハンズオンを交えて紹介されていました。

連絡先を Google グループの代用として使う

連絡先に、児童生徒の連絡先を登録しておくと、

  • 登録した名前でユーザーを指定できる。
    ※このとき、ひらがなで登録しておくと、漢字変換が不要になるので、よりスムーズに指定できる。

  • 「連絡先グループ」を使えば、Google グループのように複数のユーザーを一括指定できる。

といったテクニックが紹介されていました。

連絡先の登録は CSV ファイルで一括登録できる

連絡先への登録は、以下のヘルプ記事でも説明されているように、CSV ファイルによって一括登録できるようになっています。

しかし、一度の登録で複数の「連絡先グループ」を設定したりはできません。
「3年1組」というグループにはクラス全員を、「1班」「2班」「3班」にはそれぞれの班員だけを登録する場合には、「3年1組」に登録した後で、「1班」「2班」「3班」のメンバーを個別に登録しなければなりません。

プログラムを作ってみた

前述のような複数の「連絡先グループ」があっても、一度に登録できるプログラムを作成してみました。
自身が利用している Google アカウントでログインしている状態で、以下の URL にアクセスします。GAS のプログラムが保存されたスプレッドシートが、自身の Google ドライブにコピーされます。

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1_7xtsv7ilJX0QWeOikQDBSUYgQ5O4znCgShJXv2bVoY/copy

用意するデータ

コピーされたスプレッドシートは、上図のようなサンプルデータが保存されています。列 A には「氏名」、列 B には「メールアドレス」、列 C 以降には所属させる「連絡先グループ」を指定します。

  • 1行目は見出し行で無視され、2行目以降が処理の対象です。

  • 列 C 以降が空欄でなければ、その名前の「連絡先グループ」に所属させます。　※途中で空欄が含まれていても構いません。

  • 列 C 以降は、列ごとに同じ内容である必要はありません。

  • セル E5 と F5 のように同じユーザーに対して、同じ「連絡先グループ」を指定しても、重複して登録されることはありません。

上図のように、連絡先に登録するデータが準備できたら、メニューから「連絡先に追加」→「追加実行」を選択します。

メニューから「連絡先に追加」→「追加実行」を選択

なお、スクリプトの初回実行時には、実行するアカウントによる確認作業が必要になります。詳しくは以下の投稿をご覧ください。

実行結果

上図のようなデータで追加すると、以下のようにそれぞれの「連絡先グループ」にユーザーが登録されます。

実行結果

補足

  • このプログラムを使えば、組織や学校の制限で Google グループが利用できない環境下でも、疑似的に Google グループのように一括指定が可能になります。

  • 連絡先はそれぞれのユーザーごとの設定なので、それぞれのユーザーで実行しなければなりません。

  • 既に、指定されたメールアドレスが登録されていた場合には、名前は既に登録されている内容のままとなります。

  • このプログラムでは一括登録は行えますが、一括削除の処理はじっそうしてありません。削除する場合は、「Google コンタクト」で手作業でおこなってください。

  • 「連絡先グループ」を追加する際に、まれにエラーが発生することがあったので、数秒のウェイト処理（待ち時間）を入れてあります。

  • Google Classroom のクラスに参加している「教師＋生徒」や「教師」の一覧は、Google のシステム側で用意しているグループアドレスを利用することで使えます。ファイル共有の権限を指定するときには便利です。
    ↓ の #13 のプログラムでグループアドレスを確認できます。

このプログラムの詳細については、別の記事で行っています。更にプログラムをカスタマイズしたい場合などは、そちらも参照してください。

最後に

最後に、お決まりのフレーズなどを書いておきます。

  • 一応の動作確認は行っているものの、不慮のトラブルによって損害等が生じても、責任はとれませんので予めご了承ください。

  • コメントを含めても 50行程度のスクリプトであり、実行に際して目的外の場所への書き出しや収集などは行っていません。

  • 特別なエラー処理は行っていないので、意図しないケースでエラーが発生してしまうかもしれません。どうにもならない場合には、ご連絡ください。

こういった細かなテクニックを知っておくことで、よりスムーズに Google のサービスが利用できるようになると思います。

追記：2023/01/11
後継の API である People API を用いて、作り直したプログラムを ↓ の記事で公開しています。機能的には同じですが、少し使い勝手が違います。

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