リモートワークで貿易事務の仕事を始めるには

みなさん「貿易事務」というお仕事をご存知ですか？
貿易事務は、輸出入に関わる会社には欠かすことができない仕事です。
商品を製造するメーカーや輸出入の仲介役である商社、貨物の輸送手配をするフォワーダーや物流業者など、活躍できるフィールドは非常に幅広く、会社によって内容も異なってきます。
オフィスワークにおいて人気の高い仕事ですが、リモートワークに適した業務も数多くあるため、リモートワークが推進される現在、更に注目を集めてきています。

貿易事務とは

貿易、いわゆる海外との商品・サービスの取引（輸出入）というと、華やかに聞こえますよね。ですが実際は、国内で完結する取引より数多くのリスクが潜んでいることから、難易度の高い業務内容となっています。
まずは輸出入の大まかな流れを例に見てみましょう。

■家電製品や自動車などの工業製品メーカーにおける輸出業務の場合
国内工場への出荷依頼
→海外客先への輸送手配（トラック・船・飛行機など）
→輸出通関の手配

このように、安全に商品を客先へ届けるまでに、数多くの会社が関わっています。国が違えば文化や商習慣も異なるため、高いコミュニケーション能力が求められます。

また、貿易という大きな流れの基礎は地道な事務作業であり、大量の書類作成・手続きが必要となります。輸出入に特有の手続きや入出金の仕組み・法規制・条約をきちんと理解したうえで、正確に取引内容を書類に残し、リスクを最小限に抑えてスムーズな取引を実現することができます。そのため事務の中でも貿易事務は難易度が高く、その分達成感も非常に大きいと言えます。

貿易事務の具体的内容

それでは貿易事務のお仕事の具体的内容について、取引の流れに沿ってご紹介します。

自社工場や倉庫がある場合の基本は、在庫管理です。客先のニーズを聴取しながら、受発注のスケジュールを管理していきます。
受注・発注をした後は、商品輸送の手配です。国内外の乙仲業者や荷主との調整から始まり、トラック・船・飛行機などの輸送手段を手配します。
次に最も重要な輸出・輸入の通関を手配し、関税率の確認、輸出入時に提出する船積書類も作成します。無事に商品が配送されるよう、最後まできちんとフォローしていきます。
お金の管理も非常に重要です。外貨で取引する際には為替の影響も考慮する必要があります。実際の入出金業務に加え、各取引先との定期的な残高照会も行います。

この一連の流れに共通して、取引先とのメール・電話対応、システムによる商品・顧客・契約・価格といった情報管理など、業務内容は多岐にわたります。必ずしも毎回決まった流れではないため、柔軟な対応も求められますが、その分幅広い知識や経験値を得ることができます。

貿易事務のリモートワークを始めるには何が必要？

貿易事務のリモートワークに必要とされるスキルは、主に5つあります。

■コミュニケーションスキル
多くの関係者と日々やりとりをするため、メールに限らずチャットツールや電話を通して、積極的にコミュニケーションを取ることが重要になってきます。煩雑な輸出入の手続きも、意思疎通がとれていることで業務の質の向上にもつながります。

■PCスキル
PC1つで完結できる業務がほとんどのため、メール・ワード・エクセル・パワーポイントといった基本操作が必須となります。毎日使っていくことで徐々にスキルアップできるので、初めから高度な技術を求められることは、ほとんどありません。

■正確性・スピード・スケジュール管理能力
1文字誤りがあるだけで、通関許可が下りないこともあるため、正確性は非常に重要です。一方、書類提出の締切時間が設けられていることもあるため、スピードも求められます。そしてタスクリストや業務スケジュールをしっかり管理することで、緊急な事案にも臨機応変に対応できるため、これら3つの能力をバランス良く使いこなせることで、周囲からの評価が格段に上がります。

■英語力
ネイティブレベルは求められませんが、中級レベル（TOEIC 600点以上）の英語力があれば、通常業務には困りません。主に文書（メール・書類）作成や書類翻訳で英語を使う機会が多いです。直接海外の関係者と電話することもあるため、日常会話ができる程度のリスニング・スピーキング力もあると良いでしょう。

■貿易事務経験
前職で、輸出入取引の流れや法律といった貿易実務知識・経験があると、スムーズに業務に取り掛かることができます。
貿易関係の資格（貿易実務検定・通関士資格など）も持っていると、ポイントが高いです。

リモートワークで貿易事務をするメリット、デメリット

貿易事務のリモートワークには、どのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか。

■メリット

様々な人とのコミュニケーション
多くの関係者とのやり取りが必要となるため、苦手な方でも慣れとともにコミュニケーション力を上げることができます。基本的にメール・電話で十分事足りるので、リモートワークに適しています。

英語力を活かせる・向上できる
貿易事務の最大の特徴は、英語に囲まれた環境です。英語力に自信のある方はもちろん、仕事中に英語を多用するので、はたらきながら英語力に磨きをかけていくことも可能です。
経済のグローバル化が急速に進展している中で、英語での仕事経験は重宝され、外資系企業やIT企業など、様々な分野へのキャリアチェンジに役立つでしょう。

海外との時差を利用した効率の良いはたらき方
相手国にもよりますが、自身のライフスタイルと時差が上手くマッチすれば、効率の良いリモートワークが実現できます。たとえば時差が8時間の場合は、以下のような流れ作業が可能です。

・日本時間17時：書類作成の依頼（現地時間 朝9時）
・現地時間16時：納品（日本時間 朝8時）

日本の夜間に、日中の現地側が納品すれば、日本の翌日朝には依頼が完了しているため、スムーズに社内の仕事を回せます。また日本の日中は現地が夜間のため、問い合わせで手が止まることなく、集中して仕事に取り組むことができます。

■デメリット

英語での意思疎通
国が違えば、考え方や文化・商習慣も異なるため、意思疎通に時間の掛かる場面は出てきます。たとえば電話した後はメールでダブルチェックし、認識に相違ないよう確認するなどの手間が掛かります。特に相手先が英語を母国語としていない場合は、慎重に確認することが大切です。

急なスケジュール変更
天候などの影響で輸送スケジュールが変更になることもあります。また世界情勢は日々動いているため、取引先国に影響が出るときには、緊急対応で残業せざるを得ない場合もあります。

海外との時差による非効率な業務対応
時差を上手く活用できれば効率の良いはたらき方を実現できますが、業務内容と時差がマッチせず、相手国の日中に対応せざるを得ない場合もあります。日本側の事情を理解してもらえるよう、日々のコミュニケーションからはたらきかけることも一案です。

まとめ

海外という大規模なフィールドでの取引を無事成功させるためには、地道なコツコツした作業が欠かせません。
貿易事務はまさに「縁の下の力持ち」的な存在ですが、取引を終えたときの達成感や、日々のやり取りから海外と繋がっていることを実感できるのが、やりがいといえるでしょう。

リモートワークで、世界を相手に仕事してみませんか？

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