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【Googleフォーム】学校の欠席連絡の運用方法と導入時の流れ

Hiroki Tobita

はじめに

近年，学校・保護者等間における連絡手段のデジタル化の推進により，児童生徒の欠席連絡をフォームで行う学校が増えてきています。

これまで欠席連絡は，朝の忙しい時間帯に電話で連絡するという方法が主流でした。保護者の立場から見ると，朝の決められた時間内に電話しないといけない煩わしさや，教員側からすると朝の勤務時間外に電話を取ることを強いられるなど，両者の負担が大きいものになっていました。

そこで，私の勤務する高校でも，欠席連絡をGoogleフォームというツールを使ってデジタル化する流れになりました。その導入までの流れと、担当した私の考えを綴っておこうと思います。

導入までの流れ

文部科学省の脱はんこの推進により，私の勤務校でも校務のICT化の議論が行われるようになりました。

その１つとして，以前から不満の上がっていた欠席連絡のデジタル化が行われることになりました。その業務を担当させて頂き、様々な学校の事例を拝見する中で、欠席連絡を電話からGoogleフォームに移行するにあたり，苦慮した点は以下の2点でした。

① 親の本人確認をどのような仕組みで行うか

②  フォームでの欠席連絡を定着させるために，どのようにして簡便な仕組みにするか

①に関しては，親のメールアドレスを収集し自動確認メールを送る，フォームに擬似パスワードを設定する、など様々な方法がありますが，①をきちんとやろうとすればするほどフォームや仕組みが複雑になり，②とトレードオフになってしまいます。そこで，私の高校では，①に関してはフォームに入力があった欠席者に対して担任が確認電話をするという方法を採り，保護者の入力の負担を極力減らす簡便な仕組みで運用することにしました。

欠席連絡の運用方法については、その学校の独自の文化や、学校の規模なども異なるため、一概に何が正しいのか判断することは難しいですが、今回は導入期ということで、保護者にまず使ってもらうことを優先させました。

Google フォームの項目

フォームの項目は、学年、クラス、氏名などの基本情報と、欠席の理由、発熱時の体温、日中に電話が繋がる連絡先、担任へのコメント、という風に最低限の項目だけの入力にしてあります。

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運用方法

上記のフォームによる欠席連絡は、前日の夕方から当日の朝まで入力できるようにプログラムしています。Google Apps Scriptを用いると、フォームの回答受付を時間設定することができるので、とても便利です。

以下にコードを載せておきます。

function closeFormAcceptance(){
 var form = FormApp.openByUrl("フォームのURL");
 form.setAcceptingResponses(false);
}

function openFormAcceptance(){
 var form = FormApp.openByUrl("フォームのURL");
 form.setAcceptingResponses(true);
}

また、担任の先生が欠席連絡を把握しやすいように、欠席データはスプレッドシートで共有し、その日の欠席者が一覧で見えるように加工しています。

おわりに

GIGAスクール構想により、ようやくICTの環境整備が進みつつありますが、まだまだ教育現場では課題が山積みであると感じています。少しでも教員の負担を減らしたり、生徒の学習効果・効率を上げることができるよう、ICTを活用した様々な取り組みが実践され、共有さればいいなと思っています。

今回用いたGoogleフォームは、高校生活調査や、行事の感想アンケート、小テストなど、様々な用途で活用することができますので、ぜひ学校で有効活用してみてください。

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