就業規則の届け出について。
今日はコングラボードを頂きましたのでそちらの紹介です。
2月13日の月曜日にアップした記事でした。
そっか、あれからもう一週間なんですね、あっという間ですね。
なんだかこの記事を書いた時期がもっと昔だったような不思議な感覚です。
創業前にやる事がやはり多すぎて大変ですね。
手続きとかもあるので平日にも休みを確保しないといけなくなりそうです。
そろそろ就業規則の届け出もしてしまおうと思って調べています。
事業所が４月１日に開設予定で、現在指定申請書類の結果待ちなんですけど、既に法人としては存在しているので、実際の労働や雇用関係がまだ成立していないんですけどタイミングはどのくらい前が適切なんだろうか・・・などと分からない事ばかりです。
労働基準法により、会社には、就業規則の作成と届け出が義務づけられています。（労働基準法第89条１項）
ここでいう「会社」とは、「常時10人以上の労働者を使用する会社」をいいます。
そして、厳密にいうと、この会社とは一つの「事業場」のことを指します。労働基準法は、事業場単位の適用が原則だからです。
１０人以上から就業規則が必要というのは知っていたのですが、事業所単位だったとは思いませんでした。
となると就業規則が必要ない事業所は多そうですけど、運営指導で必ず就業規則の掲示は確認されてたので、運営指導の場で確認された時に事業所で１０人以下ですから必要ないですよね・・・なんて言えませんのでどちらにしても準備します。
就業規則の記載事項は多岐にわたるため、一部を「○○規程」などと別規則にして整理することも多いです。
よくある例は、賃金や退職金については別規則にして「賃金規程」や「退職金規程」として作成するケースです。
職場規律や労働条件について定めたものならば、別規則であっても一体として労働基準法上の「就業規則」となります。
いろいろひっくるめて就業規則という事ですね。
就業規則の届け出の期限については、法律で明確には定められてはいません。
「遅滞なく」届け出ることとされています。（労働基準法施行規則第49条１項）
実務上は、就業規則を作成した、あるいは条文を変更・追加し、就業規則が完成したら速やかに届け出を済ませるとよいでしょう。
明確な期限はありませんので、就業規則の施行日の前は、届け出を受け付けていないわけでもありません。
そのため、施行日前であっても、就業規則が完成していれば届け出してしまって差し支えありません。
条文の変更や追加を定期的に行っている企業様は、届け出は１年や半年に１回などと運用ルールを決めておくのものよいと思います。
とりあえず出来たら届け出をしておくと間違いなさそうですね。
作成・変更した就業規則の届け出に際しては、労働者代表に意見を聴いて、意見書を作成することが必要です。（労働基準法第90条）
労働者代表とは、「労働者の過半数で組織する労働組合がある場合はその労働組合、労働者の過半数で組織する労働組合がない場合は労働者の過半数を代表する者」をいいます。
意見書の作成とかも進めないとですね。
創業メンバーの正職員２人に頼む予定にしています。
そして、「意見を聴く」とは、文字通り意見を聴けば足ります。
労働者代表の同意を得ることまでは、求められていません。
「意見なし」や「○○について反対」といった労働者代表の意見を書面に記し、署名、または記名押印してもらいます。（労働基準法施行規則第49条２項）
この書面が、就業規則の届け出に必要な「意見書」となります。
なお、この意見聴取の手続きに違反した場合は30万円以下の罰金を科せられる可能性があります。（労働基準法第120条１号）
とりあえず現在、それぞれ作成した就業規則に目を通してもらっているんですが、はてさて意見書はいつ頃になるか・・・。
罰金があるなんて知らなかったんで、忘れずに届け出ないとダメですね。
労働者代表の意見を聞いて意見書を作成し、作成・変更した就業規則に添付して、管轄の労働基準監督署長に届け出ます。
就業規則の届け出に必要な書類は、つぎの三つです。
就業規則（変更）届･･･２部
意見書･･･２部
作成・変更した就業規則（「○○規程」など別規則を含みます）･･･２部
まず就業規則（変更）届とは、就業規則を作成・変更した旨、記載した書面のことです。
法的に義務づけられた書面ではありませんが、慣習として添付することとされています。
つぎに意見書とは、労働者代表から聴取した意見を記載して、署名、または記名押印してもらった書類のことです。
そして、作成・変更した就業規則は、就業規則全体を印刷しても構いませんし、変更箇所だけを抽出して新旧条文対照表を作成しても構いません。
これら三つを２部ずつ用意するのは、１部は労働基準監督署に保管され、１部が返却されるためです。
こういうのはオンライン申請とか提出ってまだなんでしょうかねぇ・・・
まぁ記念なんで窓口に持っていく事自体は別になんともないんですけど、変更する度に届け出が必要なので、うっかり忘れると危ないのでフットワーク軽く対応できないとダメっぽいですね。
届け出方法は、ふたつあります。
ひとつは、管轄の労働基準監督署の窓口に提出する方法です。
もうひとつは、郵送で届け出る方法です。この場合は、返信用封筒を同封するとよいでしょう。
労働基準監督署では、意見書が添付されているか、就業規則の内容が法令違反ではないかなどを確認されます。
明らかな法令違反がある場合でなければ、通常受理されます。
そして、受理印が押印され、届け出をした２部のうち１部を会社の控えとして返却されます。
以上で、就業規則の作成・届け出手続きは完了です。
郵送でも対応あるんですね、近所に窓口があれば持ち込んだ方がよさそうです。
就業規則の届け出は、労働基準法上の「手続き」に過ぎません。
作成・変更した就業規則を、職場の労働条件として機能させるためには、従業員への周知が必須です。
周知の方法は、つぎの三つのいずれかです。（労働基準法第106条１項、労働基準法施行規則第52条の２）
常時作業場の見やすい場所に掲示し、または備え付けること
書面を労働者に交付すること
磁気テープ、磁気ディスクその他これらに準ずる物に記録し、かつ各作業場に労働者が当該記録の内容を常時確認できる機器を設置すること
現在は、イントラネット等で周知していることも多いと思います。この方法でも差し支えありません。
大切なのは、従業員が確認したいと思ったときに、すぐに確認できるようにしておくことです。
個人的には、調べたい時に調べられるようにデータにしておいて検索機能などですぐに調べたい項目が出てくるような仕組みにして、どこからでも職員がアクセスできるようにしておくのがいいと思っています。
いちいち紙媒体の就業規則を調べるのも大変ですし、データでPC上でワードで開けたとしても、やはり必要な項目を探すのはそれなりに手間で時間がもったいないので、ぱっぱと調べられるのがいいと思っています。
そういう事も含めて準備をしていかないといけないので、準備が進めば進むほどにやる事が増えていく感じです。やばいです。
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