業務効率化に有効とされるデジタル化。深刻な人手不足が問題となっている介護業界ではどの程度進んだのか。・・・という記事の紹介です。
気が付いたら月末ですよ、ちょっと時の流れが速すぎます。
株式会社介護サプリ（所在地：神戸市中央区、代表取締役：玉置 慎一）は、介護施設・事業所に勤務している方を対象に「コロナ禍後の介護業界のデジタル化」に関する調査を行いました。
深刻な人手不足が問題になっている介護業界では業務の効率化が喫緊の課題です。
介護業界に関わらず、デジタル化・自動化できる業務は人が介入しなくても完結できるシステムづくりは喫緊の課題です。
それは、人手不足は何も介護業界に限られた事だけではないからで、更に仕事が大変なのも介護業界だけではないからです。
ですので、このDXとかICT導入という部分について、そもそも介護業界はその必要性が叫ばれてきたにも関わらず導入が遅れてきて、コロナ禍を経てもなお、業界全体でDXが進んだかというとそうではない現状があります。
一方で他産業ではどんどんとDXが進んでいるように見えます。
会計ソフトや請求書領収書の電子化、契約書の電子化などなど。
弊社と取引がある業者さんからの請求など、ほとんど電子化されたものばかりです。契約書についても対面せずにメールとデータのやり取りだけで終わった契約もあります。
しかし、介護業界でそこまで進んでないのが現状です。
ケアプランデータ連携システムも室蘭、登別、白老という３つの行政区の中で導入している事業所は弊社を含めて２事業所のみ。
導入しているもう一つの業者さんも訪問介護事業所という導入しても全く活用できないこの状況、本当に厚労省は深刻に考えてもらいたいですね。
他にも類似したデータ連携のソフトはありますが、それを活用しているケアマネ事業所もなさそうな感じで、実際に提供票などは全てFAXか郵送で届きます。
ケアプランデータ連携システムについては、弊社だけが導入していても年間利用料が死に金になるのですが、それでも地域に１事業所でも導入している事業所があれば未導入のケアマネ事業所が導入しても全く活用できない、という状況を作らないためにあえて継続して導入しているのですが、はてさてあとどのくらい待てば活用できるのでしょうかねぇ。
特に現場における業務を効率化できれば、従来よりも少ない人員によるサービス提供が可能になるだけでなく、サービスそのものの質を高める取り組みに時間を割くことができ、利用者のQOL向上にもつながるからです。
ちなみに、記事のこの部分はそう簡単な問題ではなく、おそらく理想論で終わる内容と思っていて、結局はそもそも採用ができなくなっていくのでDXをしておかないと今までのサービスの質を維持できない、という状況になると思います。
それに日本人の悪い習性というか、余裕できたってその出来た余裕の部分に新たな仕事を作りたがるんですよね。だから利用者さんへ直接提供するサービスの質や時間を割く事ができるようになるには、その前に余裕のあるサービス提供とはどういう状況で、どういう状況が本来あるべき姿なのか、というのをまずは示さなければならないのですが、おそらくそんな事はほぼ不可能だと思いますので、マネジメントレベルできちんとした自制ができる状況を作っておかないと、DXは進んだのに余裕など生まれない、何なら人が今までよりも少ないのでもっと過密な業務になった・・・という事が大いにあり得ると思っています。
とにかく日本人というのは、せかせか忙しくしていたり書類を沢山つくっていた方が仕事をしている気分になったり、そういう業務内容しか仕事をしていると思えないのでムダな業務を自分たちで作ってしまう傾向が強いように思っていて、そういう価値観から修正していかないとダメなような気がするのですが、ここまで書いていて、もしかしてそういうのって若い世代はそうじゃない価値観があって、その価値観の違いで評価されてない状況があるとすれば、それはもしかしたらこれから先の時代を乗り切れるはずの人材を正しく評価できてないんじゃないのか？・・・なんて思えてきたりするので、そういう部分でも職場のリーダー層が正しく仕事の成果を評価できないといけないな、と思いました。
コロナ禍ではデジタルトランスフォーメーション（DX）が注目されましたが、業務効率化に有効とされる「デジタル化」も多くの分野で実行されてきました。
他の業界と比較してアナログのイメージが強い介護業界ですが、コロナ禍を経てどの程度デジタル化が進んでいるのでしょうか。
はじめに、「コロナ禍前と比較して運営、または所属する介護施設・事業所のデジタル化は進んだと思いますか？」と質問したところ、
『とても進んだ（31.0％）』『ある程度進んだ（50.9％）』『あまり進んでいない（13.9％）』『まったく進んでいない（4.2％）』という回答結果になり、８割以上がコロナ禍後にデジタル化が進んだと回答しました。
本当に８割も進んだんだろうか・・・。
ただ、ここで言われているデジタル化の中身にもよるとは思うんですよね。
「とても進んだ」「ある程度進んだ」と回答した方に、「デジタル化が進んだ業務として当てはまるものを教えてください。」と質問したところ、
『スタッフ・職員の勤怠管理（55.5％）』と回答した方が最も多く、次いで『バイタルチェック（54.2％）』『利用者の介護記録（40.8％）』と続きました。
勤怠とバイタルチェック、介護記録のデジタル化が進んだようです。
勤怠は、タイムカードや自分で出勤簿に記録をしてそれを提出して・・・なんて事を本当にコロナ禍まで僕自身がやってましたからねぇ。
職員全員の出勤簿の記録漏れや計算間違いがないかをチェックするだけで相当な時間が潰れたので、そういう意味ではかなりの業務改善にはなりましたが、結局、こういう業務って現場レベルの職員の負担軽減という意味ではさほど影響ない感じなんですよね。
勤怠管理のデジタル化はシフトの自動作成や労働時間の自動集計が可能となるため、夜勤や当直といった複雑な勤務形態を取ることの多い介護施設・事業所では特に管理者の負担軽減に繋がります。
バイタルチェックは利用者の健康状態を把握するうえで欠かせません。専用機器を使ったバイタル数値の自動転送などのデジタル化は測定漏れや記入ミスの防止に役立つため、限定的ではあるものの現場職員の負担軽減に貢献できそうです。
一方、三番目に回答の多かった利用者の介護記録にはバイタル情報以外にも利用者の状態や反応、提供したサービス内容などの情報が網羅されている必要があり、より多くの情報を取り扱います。さらに介護保険請求に欠かせないことから正確性が求められ、現場職員にとっては大きな負担となっています。
しかし、現場負担の大きい介護記録業務は管理部門の業務と比べてデジタル化が進んでいないことが分かります。
介護記録については、どんな仕事でも報告書や記録はあるはずなのである程度の手間は必要かと思うのですが、できるだけ簡略化できる工夫は必要ですし、多くの介護記録ソフトは予定・計画・実績が記録と連動しているはずなので、そういうソフトを導入するだけでかなりの効率化と負担軽減になると思います。
実際、僕自身は昔の紙ベースの計画・予定・記録・実績と、現在の全て連動したシステムを使ってかなりの業務軽減を実感しています。
紙ベースで上記作業をしていると、必ず月末月初に計画＝予定＝記録＝実績が問題なく整合性が取れているかどうかの確認作業を紙面上でしないといけないのですが、システムが入る事でまずその労力がほとんどなくなります。
ここで重要と思うのが、こういうシステムを導入する場合、できるだけシステムに現状の業務を合わせる工夫が会社・現場レベルでできるかどうかが重要で、現状のこの用紙がないからこのシステムが使えない、使いにくい・・・などという話があったりなかったりするわけですが、基本的に市場に出ている介護ソフトについては、何年も運営指導をクリアしてきた蓄積があってのシステムになっているはずなので、システムをきちんと運用すれば必要な要件は満たす事になるはずなので、そういう変化が自分でできるかどうか・・・というのが、そもそものDXなんだろうと思うのですが、なかなかそういうマインドになっていない事業者が多いのではないか、と思う今日この頃です。
前述の調査で、デジタル化が「あまり進んでいない」「まったく進んでいない」と回答し、職場のデジタル化意向のある方を対象に調査したところ、デジタル化を推進したい業務としては『利用者の介護記録（63.1％）』と回答した方が最も多くなっており（左グラフ）、デジタル化による業務効率化のニーズがとても高いことが明らかになりました。
介護記録業務が実際にどのように行われているかを調査したところ、約3割の方が『紙に記入している（27.0％）』と回答しました（右グラフ）。
７割以上の施設・事業所で介護記録のデジタル化は進んでいるものの、まだ３割近くが紙の運用を続けているという結果となりました。
あー・・・やっぱりかぁ・・・という感じですね。
進んでない所と進んでいる所がはっきり分かれている感じですね。
これ、若い職員の目線を想像した時に、学校の授業とかで研修発表とか感想文とかタブレット端末やノートPCを活用してGoogleフォームから入力して提出して教育を受けてきた世代ですよ、日常的にもスマホやタブレットを扱える大前提の人生です。
そんな若い世代が、職場にはいったら仕事は紙で記録、紙に書いて提出、紙がないと付随する作業も出来ない・・・なんて状況に耐えられないと思うんですよね、あまりにも不効率すぎて。
デジタル化が進んでいないと回答した方のうち、７割近くの方がデジタル化を望んでおり（左グラフ）、介護業界のデジタル化に対するニーズそのものは非常に高いことが分かります。
ではなぜデジタル化が推進できていないのでしょうか。
前述の調査でデジタル化が「あまり進んでいない」「まったく進んでいない」と回答した方 に、「職場のデジタル化が進まない要因は何だと思いますか？」と質問したところ、
『導入資金が不足しているため（42.4％）』と回答した方が最も多く、次いで『デジタル人材が不足しているため（34.8％）』『スタッフ・職員のリテラシー（PC操作のスキルなど）が不足しているため（31.5％）』と続きました。
デジタル化を推進できる人材は少なく、資金面でも課題を感じている施設・事業所が多いようです。
利益を出すと基本報酬が減らされてきた介護業界ですので、こういう部分への投資ができる事業所というのは限られていて、規模の大きな法人じゃないとなかなか導入は難しいと思います。
民間に丸投げにするくせに利益を出すと利益を出しにくい構造に変えられていく。国も厚労省も法人の大規模化を進めたい意向があるので、そういう意味では資金力がない小さな事業者を潰して大企業に吸収させてスケールメリットを活かそうという目論見かもしれませんが、そううまく行くとも思えません。
こんなの本当に業界全体でDX進めたいなら事業所任せにしてても進みませんよ。
補助金とかもありますけど、計画とか報告書とかの作成が難しそうで手を付けにくいのと、新規導入に限られるはずなので、何をどう申請できるのか、申請していいのか分からないんですよね。そういう所、もっと分かりやすく活用しやすくしてくれたら導入が進むかもしれませんけどね。
コロナ禍後、約8割の介護施設・事業所でデジタル化が進んだことが今回の調査で明らかになりました。
しかしながら、介護現場の業務改善に直結する「介護記録」においてはデジタル化のニーズが高いにも関わらず、まだ３割の現場で紙による運用がされています。また、単純にExcelファイルを使った運用に留まっている、あるいは介護記録ソフトを導入しているが使っていないというケースも考えられるため、今回の調査結果以上に介護記録のデジタル化は進んでいない現状があるのではないでしょうか。
冒頭でも述べましたが、介護業界の重要課題は現場業務の効率化であり、そのためには「介護記録のデジタル化」が不可欠です。
デジタル化が進まない要因の第1位は「資金不足」でしたが、介護記録ソフトは高額なものが多く、特に小規模で運営している施設・事業所は簡単に導入することができません。また、仮に導入できたとしても従事者の高齢化が進む介護現場ではシステムの定着は非常に困難です。
中長期でランニングコストを抑えられ、継続した運用による「定着」が期待できる介護記録ソフトの需要は高いと考えられます。
前の職場では結構効果な介護ソフトが導入されていましたが、活用されていたのは実績作成機能と伝送の部分だけでしたね。
せっかくだから通所の書類など活用できないか試してみましたけど、そもそも会社全体で活用する前提がなかったので無理でしたね。
一時期、会社独自の書式とその介護ソフトで作成できる書類を全て作成して揃えて部内監査で見てもらいましたけど、誰も興味を示さなかった上に必要ない書類はファイルに挟まないように、と指導を受けました（笑）。
まぁ確かにそうなんですけど。
管理者以上の目線がそんな感じだったので、組織の中で今までやっていた事に対して疑問を持つ人間というのは本当に希少種なんだと思うようになりました。
ちなみに訪問介護でスマホからどこにいても記録にアクセスできるというのは本当に便利で、移動中にケアマネさんから問い合わせがあった時にでも路肩に車を停めて、いついつに訪問した時はこんな状態でこんなことをおっしゃられていたようですよ、なんて報告が出来たりするんですよね。
要はスマホの中に計画も含めた全ての情報が入っていて持ち運んでいるのと同じ状態なので、そういう意味でも非常に便利です。
たしか１０月から郵便料金も値上げになるので、提供票などの郵送がどの程度変化するのか、どうなるのかちょっと楽しみだったりします。
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