連載記事｜＃２　事務局として成功するための３つのスタートステップ。

2024年4月13日 15:10

多くの組織で必ず存在しているであろう「事務局」という立場について、そのメリットや魅力を４回の記事に分けて紹介します。
この記事は連載記事となっております。トップページはこちらになります。

１．頼まれた時の振る舞いとは？

まずは、そもそも「事務局」に打診されるかどうかにかかっていますが、
これは組織や職場の状況によって様々だと思います。
どうやったら打診されるかは、残念ながら答えがありません。
ここでは「打診されたら」という状況からスタートすることをご了承願います。

打診された時、大半の人は「めんどくさいな」と感じ、表情で嫌そうな顔をしてしまいがちです。
しかし、それ自体は間違っている態度ではありません。
誰もやりたがらないポジションだからです。

そこで断る理由というのを自分の内側で探すはずです。

「事務局の魅力を紹介して推奨するのに、断る理由が大事なの？」
と感じるかと思います。
いきなり断る理由から記事が始まるにはちゃんとした理由があります。
その種明かしは次項でします。

さて、断る理由として適しているのは、
自身のスキルや能力のせいにすること
です。

一見断る理由として成立しているように見えますが、上記は「引き受ける前提の答え」となっています。
事務局を依頼する側としては、「それを承知の上で頼んでいるから」という状況となります。つまり、依頼側の意思を尊重した上での断る理由なので「トゲ」がない態度になります。

逆に断る理由として不適切なのは、
自分の都合を優先すること
です。

こういった受け答えをすると、二度と頼まれごとはされません。
事務局を依頼する側にはこういった態度は透けて見えるものです。

事務局をやりたいなら、
まずはスキルや能力を理由に断る
というトンチンカンな意見からスタートしましたが、それにも理由があります。

それは、
事務局はやる気がなくていい
からです。

事務局というポジションは、なんらかの活動を運営するために存在し、集団をまとめる役割を担うことが目的です。
まとめることが目的であり、事務局は主人公ではありません。
その活動に参画しているメンバーが主役です。

例えとして、とある人物のドキュメンタリー番組があったとします。
その人物にフォーカスを当てた番組で、ナレーターやインタビュワーがハイテンションで番組を切り盛りしていると、どう感じますか？

主役を差し置いて、事務局がやる気全開では何のための活動かわからなくなります。

嘘偽りの態度で構いません。
事務局を引き受ける時は、謙遜（やんわり断る）しやる気を出さないようにコントロールしつつも、ちゃっかりと着任してください。

このやる気の無さ（そうに見える態度）は以降ずっとポイントとなります。

謙遜（やんわり断る）しやる気を出さない。
そんなネガティブなスタートでいいのかよ！？
と思われますが、正式に着任したらすぐに行動しましょう。

事務局の一番最初の作業は、高確率で「メンバーを招集する」ことになると思います。（上席への報告、企画書の作成などもあるかもしれませんが、結論は同じです）

最初の行動は失敗してもよいので、すぐに行動しましょう。

失敗しても良いというのがポイントです。
完璧な準備をしようとしても分からないことだらけで全く進まない・・・という状況は、あなたをすぐ悩ませてしまいます。重く責任が伸し掛かっているように感じちゃいます。これはあなたにとって損にしかなりません。

ささっと行動して失敗すると、
「ちゃんと理解してからやれよ」
「分かってないやつがでしゃばるなよ」
なんて言われる事も多々あるでしょう。

ですが、
「最初だから」
「知らなかったから」
という由緒正しい理由があるから大丈夫。

それよりも、ささっと行動することの評価のほうがそれらの失敗を上回ります。（大抵の場合、その評価を口にして褒めてくれる人は皆無ですが）

この３つのステップが、事務局を頼まれた時にやるべき成功パターンとなります。

事務局としてスタートした後の話は、次の記事にて紹介をします。
部分的な予告として、
自ら行動しない
というコツがあります。

事務局がバタバタと作業に追われては意味がないー。
その理由とは。

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