オンライン会議のプロになろう！Zoomの便利な機能と使い方

新入社員のみなさん、こんにちは。
オンライン会議が新たな働き方のスタンダードになりつつある現代、新入社員の皆さんもオンライン会議を活用して仕事を進める機会が多くなるでしょう。最初は慣れないかもしれませんが、それぞれの役割やコミュニケーション方法を理解すれば、スムーズに業務をこなすことができるようになります。ここでは、オンライン会議ツールの代表格であるZoomの便利な機能と使い方について解説します。これを読んで、新入社員の皆さんもオンライン会議のプロになり、仕事を効率的にこなせるようになりましょう！

ZOOMのご利用はこちらから：https://explore.zoom.us/ja/products/meetings/

１．Zoomの基本機能

まずは、Zoomの基本機能について見ていきます。これらの機能をマスターすれば、オンライン会議がスムーズに進むこと間違いなしです。

• ビデオとオーディオの設定

オンライン会議では、ビデオとオーディオの設定が重要です。相手にしっかりと伝わる映像と音声を提供することで、コミュニケーションが円滑に進むでしょう。Zoomでは、設定画面からビデオとオーディオの品質を調整することができます。また、バーチャル背景機能を使って背景を変更し、プロフェッショナルな印象を与えることができます。

• 画面共有

画面共有機能は、プレゼンテーションやデモの際に便利です。画面共有を使うことで、参加者全員が同じ画面を見ながら議論を進めることができます。画面共有を開始する前に、共有するウィンドウを選択しておくことで、スムーズに画面共有が行えます。

２．Zoomの応用機能

次に、Zoomの応用機能を紹介します。これらの機能を活用することで、より効果的なオンライン会議が実現できます。

• ホワイトボード

Zoomのホワイトボード機能は、アイデアの共有や議論の進行を助ける便利なツールです。ホワイトボード上で自由に書き込みができるため、アイデアのブレインストーミングやチームでの意見整理に役立ちます。また、ホワイトボードに書かれた内容は、保存することができるため、後で振り返ることも可能です。

• ブレイクアウトルーム

大人数の会議で、グループごとに議論を進めたい場合には、ブレイクアウトルーム機能が役立ちます。これにより、参加者を複数の部屋に分けて、グループごとにディスカッションを行うことができます。ブレイクアウトルームは、事前に設定することも、会議中に手動で設定することも可能です。

• 録画機能

Zoomの録画機能は、会議の内容を記録して後で振り返るために便利です。特に、重要な決定事項や説明がある場合には、録画しておくことで、参加者が後で確認することができます。録画した動画は、クラウドに保存することも、ローカルに保存することもできます。

３．Zoomを活用したコミュニケーション術

Zoomを活用して、より効果的なコミュニケーションを行うためのポイントを紹介します。

• マナーを守る

オンライン会議でも、マナーを守ることが大切です。例えば、会議中に無関係なことをするのは避ける、ミュートを活用して周りに迷惑をかけない、遅刻や早退をなるべくしないなど、基本的なマナーを意識しましょう。

• アクティブリスニング

オンライン会議では、アクティブリスニングが重要です。相手の話をしっかりと聞いて、理解し、共感を示すことで、コミュニケーションがスムーズに進みます。また、自分の意見を述べる際には、簡潔でわかりやすい言葉を使いましょう。

• カメラを意識する

オンライン会議では、カメラを意識して、相手とアイコンタクトを取ることが大切です。これにより、相手に対する興味や関心を示すことができます。また、カメラの位置や角度を調整して、自分の顔が適切に映るようにしましょう。適切なアングルや距離でカメラを設置することで、相手にプロフェッショナルな印象を与えることができます。

４．Zoomを使った効率的な会議の進め方

最後に、Zoomを使った効率的な会議の進め方について紹介します。これらのポイントを押さえることで、効果的なオンライン会議が実現できます。

• アジェンダを用意する

会議の効率を上げるためには、事前にアジェンダを用意しておくことが大切です。アジェンダには、議題や目的、時間配分などを明確にしておきましょう。Zoomのチャット機能を活用して、アジェンダを共有することもできます。

• 進行役を設ける

会議をスムーズに進めるためには、進行役を設けることが有効です。進行役は、議論の進行や時間配分を管理し、適切なタイミングで次の議題に移行する役割を担います。また、進行役は、全員の意見が聞かれるように配慮することも大切です。

振り返りとまとめ

会議の終わりには、振り返りとまとめを行いましょう。これにより、参加者が会議で得た情報を整理し、次のアクションにつなげることができます。また、Zoomの録画機能を活用して、会議の内容を後で振り返ることもできます。

これらのポイントを押さえて、Zoomを活用してオンライン会議を行いましょう。新入社員の皆さんが、この知識を活かして、効率的なオンライン会議を実現できるようになることを期待しています。最後までお読みいただき、ありがとうございました。

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筆者：TMGarage@人生中毒な社会人
新卒で入った会社で全く仕事ができず、上司からは毎日怒られ、『社内で最も仕事ができない人間』というレッテルを貼られていた。
「僕は仕事をしてはいけない人間なのかもしれない」そう考え、会社のトイレで一人、声を殺しながら泣くような日々、何度も何度も会社を辞めようと思った日々、そんな中、ある出来事がきっかけで仕事に対する考え方が一変し、キャリアが劇的に変わった。 そんな実体験をもとにした『仕事に対する考え方』を紹介するnote。