あたりまえのタスクプランニングをしたら想像以上に良かった話

やったこと

最近タスクが色々な方向に増えてきたので下記のようなプランニングを始めてみました（特段すごい方法とかではなくて、至って普通の内容です）。これについて簡単にシェアしたいと思います。

１. 半年分くらいの予定をざっくり決める

まず半年分くらい、今やることが決まってるプロジェクトとか、やりたい目標とかを決めて、大体いつやるかを書き出します。この時点で詰めすぎると想定外のタスクが入ってきたら（絶対入ってくる）詰むので気をつけます。

2. 月初にその月の予定を決める

毎月最初の月曜日に、今月やらないといけないタスク、やりたいタスクをリスト化して、各々どれくらい時間が掛かるかを見積もります。半年分の大まかな流れは上で既に決めてあるので、それを基本に先月のタスクで摘み残したものも参照しつつ、直近で増えたタスクなども追加して調整します。この時、大きなタスクは細かく分けて合算すると見積もりがしやすいです。大体普通の人間が普通に働くと月160時間なので、これを参照して無茶じゃないかをチェックします。やはりこれも詰めすぎると詰むのでバッファの確保は大切です。

3. 毎週月曜の朝に週の予定を決める

さらに、毎週月曜日にも週次のプランニングをします。この辺りから精度高めに計画します。上で決めた月次の計画と、先週の計画で摘み残したタスクを見ながら今週やることを決めます。自動的に決まっている予定（何曜日の何時から会議とか）も含めて、各々どれくらい時間がかかるかを見積もります。だいたい一日8時間を目安に、優先順位に従って各日にタスクを割り振ります。1週間が5日とするならば、最後の1日はバッファとして丸々空けておいて、もし余裕があればやりたい仕事を決めておきます。

4. 毎日、朝一でその日やることを決める

そして最後に、毎日その日のプランニングをします。上で決めた週の予定と前日までのタスクリストを見ながら、何時から何時までなにをやるかを決めます。すぐ終わる仕事（簡単なメールの返信とか）は先に終わらせてから計画を立てるのも良いです（細かい仕事を1タスクとして立てるとごちゃつくので）。

これの何が良いか

以上のようなプランニングをやると、以下のような良いことがありました。

各予定を立てる際に、一つ上の階層の予定と、同じ階層の前回の予定を参照するので、大域的に見て今自分が何をやるべきなのかを見失わない

目の前の仕事に夢中になってやっていると、「あれ？いま本当にやるべきことこれじゃ無くね？」みたいなことが結構あるのですが、これを防ぐことができます。ちなみに、私はnotionを使って半年の予定の下に月の予定、月の予定の下に週の予定、週の予定の下に毎日の予定という形で予定表を階層に配置しています。

毎回同じ階層の前回の予定と実際のパフォーマンスを簡単にレビューすることで、何故うまく行かなかったのか、改善の余地はないか考えられる

もっと効率よく色々できないかなと考える際に、そもそもやろうとしたことが記録されていることが必須ですが、これが自動的に出来上がります。

長期的にやらないといけないこと（だが締め切りがなくダラダラ伸びがちなタスク）にもしっかり時間を事前に確保して、他の（そんなに重要でない）予定が入ってくることで後回しになるのをブロックしておきやすくなる

所謂、「急ぎじゃないけど重要なこと」にちゃんと時間を割くということですね。

今やることとやらなくて良いことにラベルがつくので、今やらなくていいことを意識から外せて、その結果目の前の仕事に集中できる

結構色々タスクがあると頭の中がごちゃごちゃしてしまうのですが、今日やらない仕事のことは忘れていいというのは大分気持ちが違います。

変わったこと

この方法を始めてから、自分が今何をやろうとしているのか、今まで何をやってきたのかが綺麗に整理されて、全ての仕事がやりやすくなりました。加えて、事前に無茶な予定を立てることが減り、安定してタスクをこなせていると感じます。個人的には結構、「大域的にみて今何をやっているのか把握しようにも色々なタスクがごちゃごちゃしていてよくわからない」のがストレスだったのですが、それが整理されるということが一番大きかったような気がします。

普段あまりプランニングをしていない方はこの機会に始めてみてはいかがでしょうか？