WFHを安心して過ごすために、総務がやってみたこと。 #CorporateYappli

みなさまこんにちは！総務部の池内（@kasumi_ikeuchi）です。

6月も中旬を迎え、自粛生活が少しずつ緩和されてきた頃かと思います。緊急事態宣言という今まで経験したことのない状況に、不安になったり、会えなくて寂しくなったり、複雑な気持ちで過ごす方が多くいらっしゃったと思います。

ヤプリでは今年4月5月と原則WFH(Work From Home)という体制をとってきました。現在もリモート推奨は続いており、今回は、そんな環境下でも快適かつ、まるでオフィスと同じように業務ができるように、総務がやってみたことをご紹介したいと思います。

Case.1 郵便スキャン

WFHが決まったなかでネックになったのは、物理的な「紙」でした。
もともとペーパーレスな文化でしたが、意外な落とし穴がありました。
郵便物です。特に請求書！！
総務が出社するタイミングで請求書を各担当にスキャンするという対策をとりました。

3月後半に「請求書をメールやWEB上でダウンロードできる場合はそちらに変更してください」というお願いを全社にしたため、予想していたよりもスキャン数は少なかったように感じます。また、請求書を送付する企業側も今回の件に柔軟に対応いただいたことも理由の一つかなと思います。(これもひとつのチームドリブン！)

さらに良かった事が、これを機に以前のオフィス住所のままになっている郵送物の変更依頼ができたり、実はこの送付書類は不要だったなどがスクリーニングされ、よりペーパーレスが進みました。この3ヶ月で20%くらいは削減された気がします。

Case.2 モニター配送

全員にノートPCを貸与していることや、日常的にSlack等のコミュニケーションツールを使っていたことから、リモートへの切り替えはスムーズでした。情シスチームが以前からZoomでの環境を構築してくれていたこともありがたかったですね。

一方でワイドディスプレイを貸与し、デュアルモニターで日常業務を行うメンバーも多いことから、急なリモート体制においては、パフォーマンス低下に繋がるメンバーもいると考えました。

そこで、希望者にはオフィスで使用しているディスプレイを自宅に配送することにしました。キーボードなど周辺機器の配送要望も含めると、約60件ほど発送したことになります。
(梱包の経験値、上がった気がする…！)

Case.3 YESキットの提供

こちらは庵原さんのハートウォーミングなtweetがきっかけでした。

うちの家、荷物は全て玄関前に置いてもらい、非接触で受け取っているのですが、昨日からうちの奥さんが玄関にこれ置くようになっていた。やるじゃない！ pic.twitter.com/vYxICqPrs7

— 庵原保文（Yappli ヤプリCEO） (@ihaemon) April 14, 2020

「・・・なにこれ素敵！感動体験！」と総務チームは興奮。
同時に頭をよぎったことが、
たしかに最近マスクが全然手に入らない・・・。
もし会社からマスクが届いたら社員にとって感動体験かもしれない。マスクを届けるパッケージを作ってみることにしました。

そこで、こんなパッケージをお届けするのはいいかもしれない！！と思い、詰め合わせたのが、こちら！

「Yappli Employees Safetypack」
略してYES！

・マスク
・除菌シート
・アルコール消毒液

これらをセットにして希望者に送付しました。
ちょっとしたことだけど、少しでも安心してWFHが過ごせたらいいなと想いを込めて袋詰めしていました。
なかなか社内の反響も良く、Slackに投稿してまもなくリアクションが続々と！

届いた社員からもありがとうの声をたくさんいただきました！

以上、総務チームが行った試行錯誤の数々でした。他にもWFHハックが増えた際は、こちらでお伝えしていくので、みなさんのハックも教えてくださいね。知恵を絞ってチームドリブンしていきましょう！

※最後に今回このような取り組みができたのは、この状況下でも変わらずに郵送・配送作業をしてくださった郵便局や配送業者のみなさまのおかげです。いつも本当にありがとうございます。引き続きお気をつけてお過ごしくださいませ。