テレワーク歴7年の弊社がよくあるテレワークの疑問に答えます
こんにちは、タイムクラウドの植松です。
新型コロナウイルス感染症（COVID-19）の流行で、テレワークに移行した会社も多いかと思います。
弊社は2013年からテレワークをしており、メンバー全員が在宅（もしくはコワーキングスペースなど）で仕事をしています。今回は、テレワークに関するよくある質問と、それに対する弊社の解決策やノウハウをまとめてみました。
1. コミュニケーションに問題は発生しない？
A. 発生します。
テレワークに移行してまず最初に感じるのが「コミュニケーションが取りにくい」ということではないでしょうか？
顔を合わせて仕事をしていると雰囲気とかで察せることも、離れていると察することができません。「あの人困ってるかも？」とかメンバーの悩みに気付けない、自分が困っているときに誰に声をかければいいかわからない、というように小さな問題が積み重なっていきます。
弊社では、普段のコミュニケーションにはSlackというチャットツール、オンラインでのMTGにはzoomというテレビ会議ツールを使っています。
Slackなどのチャットツールの運用で大事なことは「なんでも発言しやすい雰囲気を作る」ことです。
ただでさえ顔が見えなくて雰囲気が共有できないテレワーク。いつもよりも積極的にテキストコミュニケーションを取る姿勢が必要になります。
弊社では案件ごとのチャンネルに加えて、メンバーごとの分報（つぶやき）チャンネルや各種雑談用のチャンネル（スプラトゥーンの話をするチャンネルや投資の話をするチャンネルなどもあります笑）などもあります。
また、「テキストでのやり取りでは解決できないことが発生した場合は、すぐにzoomをつなぐ」というような空気作りも大切ですね。
2. 社員がサボるのでは？
A. むしろサボれなくなります。
テレワークでは、仕事をしていることを示すためにもアウトプットを出さないといけません。そのため、むしろ「会社でネットサーフィンをして決められた時間を過ごす」という働き方ではいけなくなるんですね。
弊社では、自社で開発している「TimeCrowd」という時間共有ツールを使って、「今、誰が何をしているのか（どんなアウトプットを出しているのか）」を可視化しています。
3. 新しいメンバーを迎え入れるのが難しそう
A. 最初はzoomなどで顔を合わせる機会を多めにするなどの工夫が必要
テレワークになる以前からのメンバーとは信頼関係が構築できていても、新しく人を採用する場合は結構難しいですよね…。
弊社では、新しいメンバー（特に新人）が入ってくる場合は、最初のうちは1日5分程度のzoomでのMTGを頻繁にしています。
オフィスワークの場合、仕草や雰囲気で「今困ってるな」というように察することができますが、テレワークだと助け舟を出してあげることが難しいんですよね。さらに、テキストだとなかなか質問がしにくい場合も多いでしょう。そのため、こまめにzoomなどで話すことがとても大事になってきます。
4. バックオフィス業務はどうするの？
A. 自動化＋オンライン秘書サービスなどを活用する。
弊社では、「freee」や「board」のAPIを使って請求書の発行を自動化したり、書類のやり取りや細かい業務にはオンライン秘書サービスを活用したりしています。
オンライン秘書サービスは、「HELP YOU」や「CASTER BIZ」などが有名ですね。弊社では、書類を受け取ってもらい、その書類をスキャンしてkintoneにアップロードするところまで対応してもらっています。実際に書類が手元になくてもいつでも見ることができますし、記録としても残るのでとても便利です。
5. とはいえ、契約書のハンコ対応とかは必要じゃないの？
A. ハンコはオフラインで対応する必要があります…が電子契約も増えてきました。
契約書や社会保険に関する書類などに代表印を押す業務はさすがにオフラインでしかできません。
ただ、契約書などに関しては「クラウドサイン」や「NINJASIGN」といった電子契約でOKな企業も増えています。弊社でも基本的にはクラウドサイン、電子契約が不可な企業のみ郵送で対応するようにしています。
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テレワークで1番大切なのは、メンバー間の信頼関係の構築だと思います。メンバーのことを信頼できていない状態でのテレワークでは、コミュニケーションにズレが生じて不信感を抱いたり、不安感からメンバーを監視したくなったりしてしまいます。
組織の全員がテレワークで快適に働くためにも、「オンライン上でもコミュニケーションを取りやすい仕組みづくり」が大切ですね。
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これからもテレワークに役立つすぐ使えるノウハウを発信していく予定なので、フォロー・いいねお願いいたします！
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