EcoIP✖Mattermost第二弾：在宅勤務に必要な機能、こんなツール欲しくありませんか？

前回は、社員同士のコミュニケーションツールであるMattermostについて語りました。

ここでは、

・Mattermostの使い勝手がいい
・EcoIPと連携しやすい
・Mattermostをカスタマイズして使う

話をしました。

今回は、一歩進んで、Mattermostでは解決できない限界の話をします。
それが、EcoIPシステムが持っている伝言板機能です。

我々は、コロナの影響で在宅勤務する方が８０％以上になっています。
そこで、我々は、Mattermostにも限界を感じました。

去年の秋頃、社員の皆さんとのお話の中で、
「こんな機能があってほしいな～」と言われまして、
それがきっかけになって、作った機能です。

前の記事でご紹介した、EcoIPのメール自動化機能はなくては仕事回らないぐらい必須機能ですが、今回紹介する伝言板機能もそれと同じレベルの必須機能です。

この記事のまとめとしては、出願段末からのJPOやり取り書類がトリガーになって、

・誰に
・どのようなメールを
・どのタイミングで送る

かを如何に自動的に行うかのお話でした。

EcoIPは、これらのメール自動化機能により、過去においては、ベテラン事務員によるいろんな判断を必要とした人力作業を極端に減らし、
システムによるメール自動化を実現することで、事務員の数を減らし、しかも、事務的にミスしない事務所運営を実現しています。

今回は、引続き、在宅勤務する社員同士が何かをお願いする時に使う、伝言板機能についてお話します。

１：こんな機能が欲しくありませんか？

こんな機能が欲しくありませんか？

（１）受ける側として、他の社員からお願いされた事が、１箇所にリストアップされてほしくありませんか？

コロナで在宅勤務している社員が増えています。
そこで、他の社員に何らかのことをお願いする場合、
LINE、Email、Slack、Chatworkなどで、A→Bにお願いしていませんか？

コロナ前であれば、みんな出社していましたので、
付箋に何かを書いてモニタに貼って置いたり、
口頭で直接お願い事項を伝えたりしたと思いますが、
今は、コロナの影響で、社員同士が物理的に同じ場所にいないので、
オンライン・コミュニケーション・ツールで連絡するんでしょう。

その場合、
受ける側の社員からすれば、
依頼する方々からのお願い事項が、それぞれ、バラバラになっていると思います。
例えば、
A、B、Cの三名の社員からメールで何らかの事をお願いされた場合、
A、B、Cそれぞれからのメール３通が受信トレイに届くでしょう。
A、B、Cの三名の社員からSlackやChatworkなどのコミュニケーションツールで連絡があった場合、
３名とのダイレクトメッセージの中に、それぞれのお願い事項があるんでしょう。
社員の方々からお願いされた事項を、一箇所にリストアップさせたくありませんか？

これが１つ目の要望で、我々が伝言板を作り出したきっかけです。

（２）依頼する側としては、受ける側の人が読んだか否か、処理したか否かなど、進展状況を確認したくありませんか？

A→Bに何らかのことをお願いした場合、
Aとして、先ずは、Bがそのお願い事項を把握してるか否かを確認したいんですよね。
その次に、Bがそのお願い事項を処理したか否かを確認できれば尚良でしょう。
Aとして、Bに何かをお願いした後に、B側の進展状況が把握できなかったら、また、電話やLINEなどで、アナログ的に確認しないといけないんですよね。
そうなると、伝言板にメッセージ残すこと自体が仕事になってしまい、直接LINEでお願いするよりも不便で、使い勝手が悪いツールになっちゃいますよね。

だから、この伝言板は、受ける側の人が読んだか否か、処理したか否かなど、進展状況を確認できてほしいです。

２：EcoIPではどのように解決している？

我々は、社員同士のコミュニケーションは、Mattermostと言うツールで行っていますが、
上記のような課題、
・社員から依頼された事を、１箇所にまとめてリストアップさせたい
・他人に依頼した事を、相手が読んだか、処理したか、確認したい
については、Mattermost上では解決できないので、EcoIPシステム内で解決できるよう、開発することにしました。

それが、EcoIPシステムの伝言板機能になります。

まず、１箇所にリストアップさせたい、
については、下記の通り実現しました。

先ず、（１）誰に、（２）どの案件について、（３）何を伝えたいか、について、この新規メッセージ画面でメッセージを残すことができます。

これでメッセージを残すと、
メッセージを受ける側の人としては、
伝言板のメイン画面に入ると、
下記のように、
「未処理」タグの下に、いろんな方からもらったメッセージがリストアップされます。

（ここで、案件整理番号は青文字、すなわち、クリックすると別ウィンドウで当該案件を開くことができる）

これらの依頼事項に対し、
受ける側の人としては、読み終わったら、先ず、手動で「既読状況」の欄にある、赤文字の「未読」をクリックします。
クリックすると、灰色の「既読」に変わります。
その状況は、依頼した側の人の「送付リスト」画面に表示されます。

＜１＞のように、「既読状況」の欄で、「既読」に表示されます。

これにより、A→Bにお願いをした場合、Aとしては、Bがそのメーッセージを読んだか否かを把握することができます。

また、Bとして、読んだだけではなく、処理まで終わった場合、チェック欄をチェックを入れた状態で、リスト画面の左上にある「済処理」ボダンをクリックします。

そうすると、関連項目は、「未処理」画面から消え、「処理済」画面に移ります。

当然ながら、操作を間違えて戻したい場合、
処理済画面で、関連項目にチェックを入れた状態で「差戻し」ボダンをクリックすると、未処理に移ります。

また、Aさんの「送付リスト」画面には、「処理状況」の欄で、「処理済」か「未処理」かが、表示されます。

このように、「既読状況」と「処理状況」の欄から、２つの状況を把握することができます。
依頼する側としては、依頼される側である相手が読んだか否か、処理したか否かの２つの状況を把握することができます。

更には、例えば、
A→B：願書を作ったので確認の上、問題なければ特許庁に提出してください
とお願いされた場合、

Bとして、確認したところ、小さいミスがあったので、微々たるところを修正した上、庁に提出したとします。

その場合、Aさんから依頼されたことに対し、単に「既読」「処理済」みたいな操作だけですと、Bとして一体何をしたかを、また、口頭などでAに伝えないといけない問題が生じます。
Bとしては、Aからの依頼事項に対し、「XXXをYYYに直した上に、庁に出しました」とAに伝えたいんですよね？

微々たる問題だから、Aに戻し、Aに修正版を作らせ、もう一度A→Bの流れを作るのではなく、その場でBは修正してから次に進めたほうがいい場合があります。

そこで使うのが、ここの「受信者備考」の操作です。

このように、A→Bのお願い事項について、Bとしても、メモできるようにしました。

これにより、Aさんとしては、Bさんに何かをお願いした後に、
Bさんが自分のお願い事項を読んだか否か、
その仕事を処理したか否か、
処理する過程で言いたいことはなかったか、
などを把握することができるようになります。

他人から何か新しいお願い事項が届いたら、こちらの右上に赤い文字が表示されます。

最近のスマホアプリであれば、デフォルトで持っているこんな感じの機能。

これにより、ログインされている状態のままであっても、他人から新規の依頼事項があったら、画面上にそれが表示されるので、わざわざ口頭で依頼したことを伝えなくても、受ける側としては、タイムリーに把握することができます。

３：まとめ

未処理画面

処理済画面

送付リスト画面

しかも、過去分については、右上の検索欄で、気軽に検索することができます。

これにより、在宅勤務する社員同士のコミュニケーションがスムーズになり、わざわざ電話などでアナログ的に確認しなくても、
相手側の進展状況を、簡単に把握することができます。

ＴＲＹ㈱、ＬＴＡＳＳ㈱の代表取締役。
東北大学（CNIHA）工学部、東京理科大MIP卒。２００７年来日、東京の特許調査会社と特許事務所を経て２０１４年に起業。総合的知財管理システムＥＣＯＩＰを自社開発。