リモートでより意識するべき仕事の仕方は”成果は小出しに、日本語を大切に”だと思う
こんにちは。てぃろです。
今回は、ここ３カ月ほどテレワークをしていて、うまく仕事を回していくために必要なことが何かを身をもって経験してきたので記事にしてみます。特に現場のオフィスワーカー（非管理者）の方の参考になれば、と思って書いています。
私は、3年ほど前から新事業の企画や顧客への営業のような仕事が大半を占めている現場のオフィスワーカーです。エンジニアリングの記事を中心に書く程度には元々エンジニアなのですが、そんな自分も状況に合わせてどのように成果を出すか模索してきました。そこで得たノウハウの一部を共有したいと思います。
ただ、オフィスワーカーだからといって全員に適応できるものではないと思いますので、自分にできそうかどうか想像しながら読んでいただけるとよいかと思います。
上司は、安心して仕事を任せたい
弊社でもテレワークが強制的に続いています。この状況は上司からすると非常にやりづらいだろうと想像します。
上司は部下の成果を管理する必要があります。ところが、テレワークになるとこれまでできていたつもり成果の管理が、本当はそれほどできていなかったことが浮き彫りになったのではないかと思います。上司は部下が仕事をしてる姿を見てなんとなく雰囲気で成果を推定している部分があったはずですが、それがなくなったのです。これは以下の記事でも言及されています。
この状況の管理者の気持ちをもう少し想像してみると、”部下の成果がよく見えないな…”と不安なんだろうな、と想像できます。
当たり前ですが、上司は安心して部下に仕事を任せたい、と思ってます。コロナ禍の前からそうであるはずですが、コロナ禍でテレワークが強制された今、それがより強調された形です。
翻って、部下の立場で考えてみます。部下にとってみても上司の信頼を得ることは非常に重要です。それは評価されるというだけではありません。安心して任されるという状況になれば、普段から細かいことを言われず自由にしていられることになります。つまり、仕事が生活の半分以上を占めるサラリーマンにとって、上司の信頼を得ることがストレスフリーな人生を得るためにも非常に重要だということです。
では、上司の信頼を得るにはどうすればよいか？それには圧倒的成果を出すことが一番効果的ですが、もっと簡単なのは”小さな成果を小出しにすること”だと私は思います。
”小さな成果を小出しにする”と上司は具体的な成果物が見えて安心し、成果物の精度も上がって一石二鳥
想像してみてください。
部下にある１週間の期限でタスクを依頼しました。依頼してから１週間の間、あなたが安心していられる（不安にならない）報告のされ方はどちらでしょうか。
1. 依頼した翌日から、仮の成果物を送られ簡単なフィードバックを繰り返した後、レビュー会議で完成形の成果物を報告される
2. 依頼した翌日から一切の連絡はなく、4営業日後に初めてレビュー会議で完成形の成果物として報告される
私なら1.のほうが確実に安心します。上司はちょこちょこ成果物について相談されれば、方向性が間違ってないか確認でき、間違っていてもフィードバックができます。結果２回ほど見せれば大抵安心してくれます。
更に言えば、仕事に正解はなく、100%の成果物を一回で出せることは基本的にありません。スピードも重要です。精度とスピードを両立させるために無駄なことをしている暇はないので、ちょこちょこ相談して間違ったことをしていないか確認するのです。間違っていれば上司は指摘してくれて、結果的に成果物の精度は高まります。
つまり、ちょこちょこ相談すれば、上司がプロセスとして安心した上で、成果物の精度も上がってさらに安心する。そして評価が上がる。というわけですね。
ただ、スピードを求めるあまり、成果物や説明が雑になりすぎてしまってはもったいないです。成果をきちんと成果として認識してもらうためにも、その説明を簡潔にしたり、精度を高める努力は重要です。そのためには、まず日本語を正確に使いましょう。
成果を正確に認識してもらうために、”正確な日本語”を使おう
上司は基本的に忙しく、様々な案件を並行してみているので、成果物を送られても「これなんだっけ？」となったりすることがあります。成果物の中身が正しく認識されなければ意味がありません。
正しく認識されるには、正確な日本語を適切に使うほかありません。図なども正しい表現をすることが重要ですが、なんのための図か？を簡潔に適切に補足することが、パッと理解されることにおいては重要です。
成果物作成やそれを送る時のポイントは以下です。
・ファイル名は、来年見てもわかるようにつける
・単語のチョイスと”てにをは”を適切にする
・事実と意見を分ける
・質問されたら、まず質問にはっきり答える
ファイル名は、来年見てもわかるようにつける
つまりは、いつ見てもわかる簡潔かつ適切な名前を付けましょう、という意味です。その目安として私は、この仕事のことを忘れているであろう来年の自分が見ても意味がわかるファイル名にしよう、ということです。
上司の立場で考えてみます。
部下からわけのわからない名前のファイルが来たら「なにこれ？」と思うでしょう。でも、レビューしてほしいと来てるので見るんだけど、何が書いてあるのか事前に想像できてないので、パッと見ではわからない。じっくり見て、「うーん。あの話か？」と想像する。が確信はないので、また説明を見ないといけない…。
これはパッと見てもらえてないです…。このようにならないようまずファイル名で何が書いてある資料なのかを想像できるようにしてあげましょう。それが最終的に今後の自分にとっても管理しやすいファイル名をつける習慣にもなっていきます。
単語のチョイスと”てにをは”を適切にする
ファイル名の話とほぼ同じです。
いつ見てもその資料が示すことがパッと見てわかるようにすることがファイル名以上に重要です。そのため何が言いたいかを正確に伝えるためにも日本語が重要です。
ここで一番大切なのは、単語のチョイスです。ポイントは意味が曖昧にならないようにすることです。
例えば、私がほとんど使わないようにしている単語が”対応”です。XX対応なんて書かれても「結局なにすんの？」となることがほとんどです。「わかるでしょ」と思ってる人はその職場の共通意識を持っているつもりなだけだと思います。日本語だけ見るとさっぱりわかりませんから。
他によく気にする単語は、要否・可否・有無あたりです。表の列のタイトルでよく使うこれらは適切に使わないと意味が全く変わってしまって、最悪の場合、できないことをできる、しなくてもいいことをすべき、と誤解されるなんてことが起こります。
最後に”てにをは”を確認しましょう。資料を作っていると文章を何度も修正します。何度も修正すると、最初と文章の構成が変わるので、どこかで意味不明な文になりがちです。これを最後にしっかり直していきましょう。
事実と意見を明確に分ける
事実は、～である、意見は、～と思う、と書きます。これだけです。情報を正しく認識してもらうために極めて重要なことです。
「当たり前だろ」と思った人も多いと思いますが、意外とできていない人は多いと思ってます。思考の中ではできていたとしても、口に出したときに整理できていないと、聞いてるほうからすると結局どっち？ってなることはあります。
上記のように語尾をはっきりさせるだけで、事実と意見は分けられます。伝聞が混じったりしてわかりにくいときは、はっきり「これは事実で～」などと言ってしまいましょう。文章が多少冗長でも誤解されるよりはマシです。だからといってダラダラ書かず、適切な長さで切るなどしましょう。
質問されたら、まず質問にはっきり答える
上司に成果物を送ってフィードバックをもらえたら、成果物の精度が上がるチャンスです。しかし、痛いところを突かれたとき、人は言い訳をしてしまいがちです。ここはぐっとこらえて、言い訳せずに質問にはっきり答えましょう。
人間の当たり前の反応ですが、聞きたいことを無視して長々とそれっぽく返されてもよくわからないし、イライラもします。Yes/Noで答える質問か、5W1Hで聞かれているのか、しっかり意識してまず質問に答えましょう。やましいことがなければ、ただの建設的なレビューになるだけなはずですから、どんどんやりとりして成果物の精度向上に上司を利用しましょう。
ただこうしたやりとりを、メールでやっていると時間がかかって仕方がありません。今はやっているSlackなどのチャットでできるとすごく早く、ストレスフリーになっていきます。
ちゃんと上司をフォローして、チャットツールを使ってもらおう
上司と直接顔を合わせることはほぼなくなったのでいわゆる雑談等はなくなりました。このようなコミュニケーションコストの上昇を、Slackなどのチャットツールがある程度緩和してくれています。
しかし、残念ながら日本企業のマネージャー層はチャットに慣れている人は少ないです。なので、本格導入には上司のフォローが極めて重要です。
・インストールのフォローをする
・会社で利用申請が必要なら自らやる
・チャットでたくさん発言して、みんな使っている感を演出する
・成果物をバンバンチャットで送る
上記は私がここ３カ月で職場にチャットツールを導入してからずーっとやっていることです。そのおかげで部内で味方もでき、その方の協力もあって部長も使い始めたため、メール数が激減しています。快適です。
こうして、パッと成果物を送る環境と文化を醸成できました。あとは、成果物を送り付けまくるだけですね！
相手の気持ちを想像して行動することがすべての根本
顧客が求めるものに共感する。UXやデザイン思考を学ぶと必ず学ぶ話です。
でも、実はこれって”相手の気持ちを想像する”ということが本質で、その相手とは上司でも同じなはずです。記事の冒頭でも私は、上司からすると非常にやりづらいだろうと想像します、と書いてます。まず相手の気持ちを想像したのです。
上司が求めることを想像することは、上司がその先に見ている上司や相対する顧客の求めることを想像することに繋がります。最終成果物は本来はそういった上司のその先の誰かに届けられるものであることがほとんどです。ここまで想像できれば、上司の不安や欲しい成果物やそのタイミングまで想像することができます。
この上司の気持ちに合わせて、成果物の精度や出すタイミングまでコントロールできれば完璧ですね。
コロナ禍以前から本当は当たり前にするべきこの仕事の仕方は、コロナ禍で急速に成果主義に変わりつつある今こそ価値を発揮されるものとなりました。ぜひこれを読んでくださったみなさんも、成果を小出しに、正確な日本語で、タイミングよく上司に提出する、というのを意識してみてください。
他にも仕事術や健康術の記事も書いてます。こちらも是非読んでみて下さい。
技術的なことについてはブログも書いています。こちらもよろしくお願いします。
この記事が受賞したコンテスト
いつも記事を読んでいただいてありがとうございます。少しでもあなたの人生にプラスになる話ができているとうれしいです。