個別の、アンオフィシャルコミュニケーション

全体会議や進捗会議の限られた時間の中で全部の内容をキャッチし、PJ内の整合性を担保することは非常に困難ですし、また、全体の中で話をすることを得意でない人もおられるでしょう。そういった場合は、個別にSME(Subject Matter Expert：専門家)チームにアプローチしていくことをお薦めします。

注意したいのは、「私が状況が把握できていないので会議設定してください」というアプローチではなく、

「教えていただきたいので会議案内を出しますのでご協力お願いします」
という下からのアプローチの方が協力関係が築きやすくなるでしょう。あまりに頻繁で低レベルだと「こんなことも分かってないのか・・・」となりますが、最初のうちは温かい目で見守っていただけると思います。

そういう関係性で始まる会議なので、議事メモを送付したり、状況をまとめたりするのはプロジェクトマネージャー側がやりましょう。そうすることによって、得てして「状況を言語化・見える化してくれてありがとう！」というポジティブな関係性を醸し出しやすくなります。
一度、関係性ができるとChatやSlackなどで「ちょっと教えてもらえますか？」と聞きやすくなり、PJをスムースに進めやすくなるでしょう。

なお、聞き方/聴き方も「お時間ありがとうございます。PJ成功のためにはXXさんの助けやインプットが必要なので」という会話方法で必ず「感謝」から入り、「承認欲求」を満たす方法を取ると人は悪い気持ちはしないものなので、コミュニケーションが円滑にいく確率が更にあがります。

また関係ができてくると会議後でも潜在課題やちょっとした相談がくるようになってくるでしょう。そうすると、彼らのタスクも上手く回るようになり、さらにはPJも円滑に進むようになり、みんながハッピーになりますしね。