ゆとりを持たせるために急ぐ

生きていく上で必ず出会う壁の一つにスケジュール管理があると思っている。
誰しも忘れた予定に鉢合わせたり、忘れていた納期に出会ったり、ひいては忘れたままもう出逢えずに終えたことだってあるはずだ。

でも、だからこそ優秀な経営者にも秘書がいるように、忙しい人ほどスケジュール管理を誰かに任せるというのは理に適っているのかもしれない。
芸能人が有名になればマネージャーが付くように、マネージャーの存在は必ず意味が存在すると思う。

そんな本日は、スケジュールの決め方だったり、納期が存在する仕事への対応についてお話ししたいと思う。

スケジュールの決め方の基本。その基の字と言っても過言ではないぐらいのお話をする。
私のアウトプットであり、みなさんとっては当たり前の話かもしれないが、改めて見ていただけたら幸いである。

・何かが起こる前提でスケジュールを決める

本当に当たり前の話で申し訳ない。ただこの話をなしにスケジュールについて語ることはできないだろう。

仕事ができる人の特徴に、想定する範囲の幅は存在していると思う。
要は、あらゆる可能性を視野に入れることができ、かつそのあらゆる可能性を早い段階で対応すること。である。
あらゆる可能性を想定できればトラブルを事前にある程度予測をすることができるだろう。
そんな可能性までスケジュールに取り込めたらベストである。

スケジュールを決める際に、これぐらいの日数があれば納期を守れるみたいなデッドラインは必ず存在する。
明日までに全部作ってと言われても、残業をしても作りきれないもの対してはしっかりと「無理です！」と言えないといけない。

では最短の納期を先方にお伝えするのが得策なのだろうか。これはNOだと思っている。
その納期までに何かトラブルが起きたら？仕事ができる人だって予想を超えるトラブルも存在する。
最短であることは大切なことなのだが、それにより自分を苦しめることも、納期を守れないことだってないとは言えない。
そんな時、納期を伸ばしてもらって5日間なのか、元から5日間かでは同じ日数でも、相手に与える印象は全く別物になるだろう。

とはいえ、最初から納期をギリギリまで伸ばしておくことが得策とも言えない。

だからこそスケジュール管理は学ぶことが多い。正解はないからこそ奥が深い。

・ゆとりを持たせるために急ぐ

先輩に一番最初に教わったことに、バッファを持たせるようにスケジュールを組むように。と言われたことを今でも覚えている。
要は、何かあった時ように2,3日は設けておけということだ。
遠足で言うと、雨天だった場合の延期日のような日である。

バッファの必要性は言うまでもないだろう。先述もしたが何かが起こる前提とした場合に、このバッファの日が自分を助けてくれる日数に直結する。

ここで問題は、バッファを正しく扱えているかどうか。である。
バッファはあくまでもバッファであり、それをスケジュールと同じにしてはいけない。
延期日を設けたことに浮かれて、本番当日までの準備を怠ってはいけないのである。
当たり前の話だが、これが遠足だと分かりやすいが、こと仕事だとバッファあるし明日でいいか。となりやすい。
そうではなくて、バッファはトラブル用なだけであり、バッファ日を使わずに仕事を終えて、最終チェックまで必ず仕上げておく。これが本来取るべき動きだろう。

バッファがあるから安心なのはもちろんなのだが、バッファをバッファとしてゆとりを持たせるために、急ぐことを視野に入れてほしい。

バッファは遠足で言う仮日なだけで、ほとんどの場合は、使わない想定で動くのである。

・バッファの取り方

ここで少し脱線するが、バッファの取り方で先輩から教わったことをここに記しておこうと思う。
こちらも当たり前の話なのだが、社会人において大切な話なので、記しておく。
納期のある作業にも、業務を細分化させると様々なタスクが存在する。
バッファを設定する際に、仮にバッファを2,3日と定義しておくとして、この細分化させたタスク全てにバッファを設けたらとんでもない日数が必要になる。
どの粒度まで細分化させるかにもよるが。

では細分化させる前段階でバッファを設けておく。一仕事に対してバッファを設けるのかと言うとこれも少し微妙なところだ。

エンジニアの話をするとツールを作るという一仕事に対して、2,3日のバッファは少し危険なのである。
ツールを作る際に、詳細は省くとして、ロジックを書く。テストをする。大きく分けても二つは必要である。
ロジックを書き終えた時点で既に遅れたら、テストをする時にもさらに遅れてもう手遅れになってしまう。

業務を細分化させて優先順位を決めることは大切だが、ことスケジュールにおいては大項目ごとにバッファを取ることが大切だと教わった。

上記で言うと、ロジックに2,3日、テストに2,3日ぐらいのバッファである。
もちろん必ずそうしろと言うわけではない。仕事量が大小が存在するので、一概に2,3日とも言えない。
だがある程度ルールを決めておいて、今までの経験からスケジュールを決めることが正しいバッファの取り方だと思う。

・常に早いに越したことはないという気持ちを…

ではバッファとして設けた日までに仕事を終えたら100点なのだろうか。
これも少し違うと思っている。

また、オンスケだ。と安心する人がいる。
だがどんな人でも、早ければ早いに越したことはない、と思っていることを考えなければならない。

カップ麺を待つ時間が3分で早い。だが2分ならありがたいと思う人だっているわけである。

TPOに応じて、オンスケでなければいけない時だったり、先方の都合や状況によって、戦略的や計画的に遅らせる。またわざとスケジュール通りにすることだってあるが、基本には早いに越したことはない。

オンスケだからと言って、調子に乗るものではないと思う。
あなたが依頼者だったとして考えていただきたい。同じものを同じクオリティで作る二社があったとして、期限キッチリに提出する会社と、期限を前倒しで提出する会社どちらを選ぶだろうか。
そしてどちらを信頼するだろうか。

このスピードは、信頼と凄みにつながると思っている。
あの人はこれをこのスピード感で作るのか。。。はとてつもない価値を創造させる。

オンスケで悪いことはないが、オンスケに甘えず、なる早を常に意識することは何よりも大切だと思う。

状況や事情によってそう上手くはいかないことだってあることは確かだ。
だが、早いに越したことはない。
早ければ早いほどフィードバックに対応することだってできる。修正もできる。
作成したものや仕事の質が一段階、二段階上がるかもしれない。

月のスケジュールが綺麗に埋まった時こそ、なる早を意識できるかどうかは重要だと思っている。

依頼者が喜ぶ対応を常に考えていけば、自ずと仕事は増えていくと思っている。
その一つがスケジュール通りの対応であり、それよりも効果的なのが、クオリティと速さである。

拙い言葉なのに長々と読んでいただきありがとうございます。
コメントなんかもお待ちしております。批判意見ももちろん！
少しでもいいなと思ったらtwitterなどでシェアお願いします。
もちろん私の大好物スキもお待ちしております。
ではまた月曜日にお会いしましょう。
#スケジュール #オンスケ #なる早 #仕事 #考え方 #思考