「えどがわ楽市」の作り方　リスク管理編

ここではリスク管理の為に何をやったのかを紹介していきます。

• 役所系への届け出

• リスクへのマニュアル作り

• 保険の加入

があります。

ひとつひとつ説明していきます。

役所関係への届け出

こちらはやらないといけないマストな部類に入る準備です。
ココをしっかりやらないと事故があった時に大変なことになります。

※ あくまで江戸川区での話です。自治体によって結構変わるので参考程度にとどめておいてください。

警察

公道を使うかどうかによってマストかどうかが変わります。
2022年までは細いとはいえ、公道を挟んだ2会場なので道路使用許可をいただいていました。

2023年からは会場が変更になって公道の使用はなくなりました。
公道を使用しないのであれば届出は必要ないともいえるのですが、事前にイベントの認識をしてもらっているとトラブルや苦情があった時にスムーズに事が進みます。

ココでのポイントは2回行くことです。

イベントの3カ月ほど前に一度「相談」という形で警察を訪れましょう。
完全に内容が決まった後、直前でいきなり警察に「報告」や「届出」に行くと嫌がられます。「へぇーウチの管轄でめんどくさいことやるなよなぁ」的な感じです。
特にいきなり道路使用許可の届け出だけ行くと相当塩対応です。（実体験）

ざっくり企画書くらいの段階で「相談」という形で警察に行くのが吉です。
相談という形だと警察側も邪険には出来ないので、1回目は「このくらいの規模で想定される苦情やトラブルは○○や○○です。そのための対処法としては○○があります。いかがでしょうか？」とするのがよいです。そうすると「ココにはもう少し人数を割いてほしい」などと要望をいただけます。

そして1か月を切るくらいのタイミングで要望を込めた計画として「報告」に行きましょう。
その際、苦情やトラブルごとに当日担当するスタッフの連絡先も伝えておきます。警察に苦情があった際、連絡がスムーズになります。
「なにか少しでも心配があればすぐに連絡ください」と、とても感じよく対応してもらえます。

「えどがわ楽市」では実現しなかったのですが、警察の立ち寄り所ブースを用意し、そこにきていただくとベストです。
トラブルがあった場合すぐに警察の方に対応してもらえますし、抑止力になります。
警察署によっては対応をしてもらえるようなので一度相談するのがいいと思います。

消防署

火器を扱う飲食店をやる場合マストの届け出となります。
地元の消防署を検索し、アポなしでOKなので行きましょう。

その際に必要なのは火器を扱う飲食店が記載された会場の地図です。そこに対応するように消火器を設置するということを書きましょう。
当日消防署員さんが必ず見に来ます。

保健所

飲食店の出店がある場合こちらの届け出もマストで必要です。
ただ、許可を得ているキッチンカーは必要ありません。
ここは注意が必要で、担当ベースや自治体によって対応がだいぶ変わってきます。
ご飯（お米）を出すことが完全にNGだったり、イベント自体をとめられる場合もあります。

「えどがわ楽市」でも、2022年まではすんなりOKだったのが2023年は臨時出店ということに難色を示されました。
ただ、「えどがわ楽市」は江戸川区の管理指定業者との共催という形だったので可能になりました。
2024年もすんなりいくとは限らないのでここは注視しています。

リスクに対するマニュアル作り

最初にお恥ずかしいお話ですがしっかりしたマニュアルは作っていません。
ここでお話するのはこういうマニュアルがあったらいいなぁという理想です。

マニュアルで大切なのは以下と考えます。

• 組織図の作成

• トラブルの想定

• その対処法

組織図の作成

段階として
各担当スタッフで処理できる領域
↓
イベントの代表が処理できる領域
↓
警察や消防、病院などの外部の助けを借りる領域
があります。

領域を下げるのは担当の判断になるので、どういう時に下げるのかのコミュニケーションも必要ですね。

トラブルの想定

• 出店者間

• ケンカ

• 万引き

• 渋滞

• 騒音

• けが

• 迷子

といったところでしょうか。

その対処法

外部の通報の方法も整理しておきましょう。
警察、消防は110番、119番が適当なのか、地域の警察署、消防署が適当なのか。
けががあった場合、救急セットの用意、救急車を呼ぶべき時、病院へ行ってもらう場合はどの病院が対応可なのかの確認をしましょう。
病院は土日が休みのことも多いので必須です。ご挨拶に行くのもいいかもしれません。

イベント保険

最後が保険です。
イベント保険というものがあるので「えどがわ楽市」では利用しています。イベントの規模によって価格が違うのですが、そこまで高いものではないので使っています。

最後に

今回これを書いていて思うことはつくづくイベントはギャンブルだなぁということです。
上記をすべて完璧にやったとしても対処できないトラブルがおこる可能性もあります。

イベント主催ができることは「きちんとトラブルを想定して、準備をした」という事実です。
もっというとトラブルが起きたときを想定して準備をしていたという証拠を残すことです。
それがあると被害者がいた場合、その方へのイメージも違いますし行政や警察などへの説明もしやすくなります。

そこまでやっても嵐が来れば全部中止です。イベント日までの1か月ほどは憂鬱になるほどいろいろ心配です。

やってもリスクはあるってことでした。
最後はテルテル坊主作って神頼みです！笑