人事部が忙しすぎてデータ活用まで手が回らないという実態

こんにちは、「データ分析やりたくて人事部に入ったわけじゃないのに」です。
正直、人事部は日々の業務に追われていて、データ活用まで手が回らないですよね。。。
この忙しさが他の部門からは認識されていないというのもつらいです。。。
実際、人事部の忙しさは多岐にわたりますが、その実態を深掘りし、どのような状況でデータ活用が難しくなっているのかを考察してみたいと思います。

1. 採用業務のプレッシャー

(1) 膨大なエントリーシートのチェック

新卒採用シーズンや中途採用のピーク時期には、数百から数千ものエントリーシートや履歴書をチェックする必要があります。
各応募者の経歴やスキルを細かく確認し、面接候補者を選定するだけでも相当な時間と労力を要します。
しかも、読みにくいエントリーシートが多いから、本当大変です。。。
一枚〇〇秒で読め、とか言われたりしますもんね。。

(2) 面接のスケジューリング

候補者との面接スケジュール調整も、人事部の大きな負担となります。
複数の面接官のスケジュールを調整し、候補者に連絡を取り合いながら、最適な面接日程を設定するのは簡単ではありません。
また、候補者からの急なキャンセルや再調整の依頼も頻繁に発生します。
社内ミーティングの日程調整はどこの部署の人も苦労していると思うので、それよりも量が多くて、関与者も多いので、大変さが伝われば幸いです。。。

2. 労務管理の煩雑さ

(1) 給与計算と勤怠管理

毎月の給与計算は、時間外労働、休暇、昇給、手当など、多くの要素を考慮する必要があります。
さらに、社員の勤怠データを正確に把握し、不正確なデータや入力ミスがないように確認する作業は非常に手間がかかります。
しかも、社内からの問い合わせも多いです。
「なんで今月はこの手取りなんですか？」とか。。。
それらに答えることも人事部の仕事なのですが、同じような類の質問が多くて疲労します。。

(2) 法令遵守とコンプライアンス

労働法や社内規則の変更に伴う手続きや、各種申請書類の管理も人事部の重要な役割です。
これらの業務を怠ると、法令違反やコンプライアンス問題が発生するリスクがあります。
こちらについても多くの問い合わせ対応が発生しています。。。

3. 社員のサポートとトレーニング

(1) トレーニングプログラムの企画と実施

社員のスキルアップやキャリア開発のために、トレーニングプログラムを企画し、実施するのも人事部の仕事です。
講師の手配や教材の準備、参加者のフォローアップなど、トレーニング業務は細かいタスクが多く、非常に時間がかかります。
しかも、効果は見えづらいし、結局は従業員のやる気がないと効果が小さいので、残念な結果になります。。。

(2) 社員からの相談対応

日常的に社員からの相談や問題解決の依頼が寄せられます。
これには、キャリア相談、労働環境に関する問題、メンタルヘルスのサポートなどが含まれます。
これらの対応には、即座に対応することが求められるため、他の業務を中断して対応しなければならないこともあります。

4. イベントや社内行事の運営

(1) 社内イベントの準備

社内イベントや行事の運営も人事部の大きな役割です。
新入社員歓迎会、年次総会、研修旅行など、イベントの企画から実施までを一手に引き受けることになります。
これらのイベントの準備には、細かな計画と多くの時間が必要です。
イベントの何か月も前から何回も打ち合わせをする必要があるのです。
この辛さは、人事部以外の人達だと認識していないと思います。

(2) 社内コミュニケーションの推進

社員間のコミュニケーションを円滑にするための施策も人事部が担当します。
社内ニュースレターの作成や、社内SNSの運営、社員満足度調査の実施など、コミュニケーション関連の業務も多岐にわたります。
これはどんな企画でも文句を言ってくる人が必ずいるので、想像以上に大変です。。。

5. データ活用の重要性とその難しさ

(1) データ活用の必要性

現代のビジネス環境では、データを活用することで効率的な意思決定が求められています。
人事部においても、採用データ、勤怠データ、パフォーマンスデータなどを活用することで、戦略的な人事施策を実施することが可能になります。

(2) データ活用の時間不足

しかし、上記のような日常業務に追われているため、データ活用に割く時間がほとんどありません。
データの収集・整理・分析を行うためには、専門的な知識と時間が必要ですが、現実的にはその余裕がないのが実態です。

(3) データ収集・統合ツールの導入

このような状況を打開するためには、データ収集・統合ツールの導入が効果的です。
これにより、各種データを自動的に収集・整理し、簡単に分析できる環境を整えることができます。
ツールの導入によって業務の効率化を図り、人事部門がデータを活用した戦略的な施策を実施できるようになることが求められます。

終わりに

人事部門が日常業務に追われ、データ活用まで手が回らない実態を深掘りしてみました。
この忙しさを解消し、データドリブンな人事施策を実現するためには、データ収集・統合ツールの導入が不可欠です。
これにより、業務の効率化と戦略的な人事運営を推進し、組織全体のパフォーマンス向上につなげていくことが期待されます。