Zoom自動化ツール（tender）のチュートリアル

｜はじめに

tenderどうやって活用するの？実際にカスタマイズはどんな感じでできるの？というご質問を多数いただきましたので本記事ではtenderテンプレートパッケージの活用方法について解説します。

・tenderとは？

Zoomイベントのタイム進行に合わせて、プログラムを自動で起動させることができそれによって画面共有を自動で起動させたり、タイマー表示、チャットの自動送信など自由自在に組み合わせることができます。

事前に進行プログラム（台本）を作成することで、イベントや会議などオンラインの場で自動開催・自動閉会を可能にしました。tender導入には、予め用意されたプログラムを自らカスタマイズして自社サービスや会議に導入することができます。

tender | Zoomの運営を自動化するサービス

｜チュートリアルの紹介

tenderのダッシュボードでZoomのプログラムを作成します。今回はテンプレートプログラムの「定例会議」を解説いたします。こちらはtender導入のはじめのパッケージであり、各社アレンジしていくことが必要です。実際に導入する際は貴社オリジナルのテンプレートが作れますのでお気軽にご相談ください。

🌟入力が完了すると、自動で進行する会議のZoomリンクが生成されます。

・ダッシュボード機能説明

 録画
・自動録画の設定

開催flow
・テンプレートプログラムが選択できます。

アイスブレイクの秒数
・１人あたりのアイスブレイク秒数設定

記入分数
・会議の際にドキュメントに入力する時間指定。弊社で活用しているドキュメントはこちら

会議分数
・会議全体の時間指定。

オーバー可能分数
・会議延長の時間指定（0にすると、時間通りにZoomが自動閉会します）

デバックモード
・false(通常モード)　／　ture(早送りモード)

司会者名
・会議の司会者の名前を入力すると、スライド内に自動で表示されます。

主催者名
・会議の主催者の名前を入力すると、スライド内に自動で表示されます。

・このプログラムで使用されている機能
・タイマー表示
・アイスブレイクトピック、司会者ランダムで表示
・自動録画
・自動開催 / 閉会

｜パッケージ内容

 tenderオリジナルの定例会議は、目的を共有して、会議の時間をしっかりと管理することで効率よく会議が行えるように作成しました。

・開催プログラムの流れ
①音声ガイドによる挨拶

②アイスブレイク
アイスブレイクの質問トピックがチャットで流れ、フリップでは回答者が指名されます。(回答時間をダッシュボードで設定できます)

③先週の振り返り、今週のアクション
弊社では振り返りと、今週のアクションを記入する時間を定例会議に設けております。こちらのページを事前に共有してメンバー全員に5分間の間に記入してもらっています。

④フリートーク
ファシリテーターがランダムで選ばれ、先ほど記入した内容を読み上げて議論すべき内容を検討しています。チャットで経過時間が自動で配信されるので、ファシリテーターが時間を管理する必要はありません。

⑤終了のお知らせ
60分で会議が終了するよう、終了のお知らせが入ります。オーバー可能分数を指定していないと時間になるとZoomが自動閉会します。

｜効果

タイム進行に沿って会議を進めることでこれまで100分弱かかっていた会議が40分程度で終了させることができるようになりました。自動で進行してくれるので、誰がファシリテーションをしても安定した会議ができるようになったことと、フラットに会議が回ることで発言の機会が増えたと感じています。

｜さいごに

Zoomをもっと活用したい、仕切り役の人件費を削減したい。などを検討したい場合はお気軽にTwitterのDM、お問合せフォームよりご連絡ください。どんなツールか気になる方にも実際のデモをいくつかお見せできますのでお気軽にご連絡ください！

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