「なぜ？」を掘り下げる！質問の意図を見抜く5つのステップ

質問の意図を深く理解するためには、コミュニケーションスキルの向上や情報収集方法を改善することが重要です。具体的な改善案を以下にまとめました。
1. 質問の背景を理解するためのリサーチ
上位層が質問をする背景には、具体的な懸念や期待があることが多いです。その背景を理解するために、事前に関連するプロジェクトや業界のトレンド、過去の状況をリサーチしておくことで、質問の意図をより的確に把握できるようになります。

• 過去の議論やプロジェクト履歴を確認：質問が出た際に、過去の同様の問題や関連する議論、これまでのプロジェクト履歴を振り返ることで、質問の背景をより深く理解することができます。

2. 積極的に質問を返す
質問の意図が曖昧な場合、自分から確認の質問を積極的に返すことで、意図を正確に理解することができます。ただし、返す質問は具体的かつシンプルにすることが重要です。

• 例：

  • 「この質問の目的は、プロジェクトの進捗状況に関する確認でしょうか、それともリソースの割り当てについての見直しでしょうか？」

  • 「〇〇に関する詳細な情報をお求めですか？ それとも、より全体的な視点からの分析をお考えでしょうか？」

3. アクティブリスニングの実践
質問があった際に、ただ聞くだけではなく、意図を確認しながら相手の発言をまとめて繰り返す「アクティブリスニング」を行うことで、質問者が求めているポイントをより確実に把握できます。

• 実践方法：相手が質問を終えた際に、「つまり、この部分が課題として挙がっているという理解で正しいでしょうか？」と確認し、共通認識を形成します。

4. 質問の意図を深掘りするフレームワークを使う
質問の意図をさらに深く掘り下げるために、以下のようなフレームワークを活用してみてください。

• 5 Whys（5つのなぜ）：質問の背後にある根本的な問題を見つけるために「なぜ」を繰り返し、意図を深掘りしていく方法です。
  例：「なぜこのタイミングで進捗確認が必要なのか？」→「なぜ進捗が重要なのか？」という具合に、質問の裏にある真のニーズを探ります。

• PACE（Purpose, Audience, Context, Expectations）：質問の目的（Purpose）、質問者の立場（Audience）、その場の状況（Context）、期待される成果（Expectations）を整理して考えるフレームワークです。これを使うと、より明確な回答が可能になります。

5. 相手の視点に立つ
質問者が何を知りたいのか、相手の立場や視点に立って考えることも重要です。質問者がどのような状況で、どのような決断を迫られているのかを理解し、そのニーズに応える形で回答するように心がけます。

• 例：「上位層はこのプロジェクト全体の進捗をどのように把握し、どの点で懸念を抱いているのか？」といった視点から考えることで、より適切な回答ができるようになります。

6. 視覚化やドキュメント化を活用する
質問の意図を理解するだけでなく、共有するために視覚的な要素やドキュメントを活用することも有効です。図表やフローチャートを使って質問の内容を確認・整理し、理解した内容を可視化して相手と合意を取ることができます。

• 例：プロジェクトの進捗状況や課題点を簡単な図にまとめて、上位層に提示しながら説明することで、質問の意図を確実に把握しやすくなります。

これらの改善案を実践することで、質問の意図を深く理解し、より適切で的確な対応ができるようになるはずです。

Improving Communication and Information Gathering Skills to Deepen Understanding of Questions: Concrete Suggestions

1. Research to Understand the Background of the Question
   When higher-ups ask questions, there are often specific concerns or expectations behind them. By researching related projects, industry trends, and past situations beforehand, you can more accurately grasp the intent of the question.

• Review past discussions and project history: When a question arises, reviewing similar past issues, related discussions, and the project's history can help you gain a deeper understanding of the question's background.

1. Proactively Ask Clarifying Questions
   If the intent behind a question is unclear, proactively ask clarifying questions to better understand it. However, it's essential to keep your questions specific and simple.

• Examples:

  • "Is the purpose of this question to confirm the project's progress, or is it to review resource allocation?"

  • "Are you looking for detailed information about [specific topic], or are you seeking a more comprehensive analysis?"

1. Practice Active Listening
   When a question is asked, instead of just listening, practice "active listening" by summarizing and repeating what the other person said to confirm the intent. This ensures you fully understand the key points the questioner is seeking.

• How to practice: After the person finishes asking their question, confirm your understanding by saying, "So, if I understand correctly, this part is the issue that has been raised, is that right?" This helps establish mutual understanding.

1. Use Frameworks to Delve Deeper into the Question's Intent
   To explore the intent behind a question more deeply, you can use frameworks like the following:

• 5 Whys: This technique involves asking "Why" repeatedly to uncover the root cause behind the question. For example, "Why is a progress check necessary at this time?" → "Why is the progress so important?" This approach helps identify the real needs behind the question.

• PACE (Purpose, Audience, Context, Expectations): By organizing the question's Purpose, the Audience asking the question, the Context of the situation, and the Expectations for the outcome, you can provide a clearer answer.

1. Put Yourself in the Other Person’s Shoes
   It’s important to consider what the questioner wants to know by putting yourself in their shoes. Understanding what decisions they need to make and their situation will allow you to respond more effectively to their needs.

• Example: "How does upper management view the overall progress of this project, and what are their concerns?" Thinking from this perspective helps you give more appropriate answers.

1. Leverage Visualization and Documentation
   Understanding the question’s intent is important, but sharing it effectively also matters. Using visual elements and documentation like charts or flowcharts can help confirm and organize the content of the question, making it easier to visualize and agree on the understanding.

• Example: Summarizing the project's progress and challenges in a simple diagram and presenting it while explaining to higher-ups will make it easier to ensure you fully grasp the question's intent.

By applying these suggestions, you will be able to understand the intent behind questions more deeply and respond more appropriately and accurately.