メールの内容を抽出して、エクセルに貼り付けるPower Automateフローをわかりやすく徹底解説！あらゆるパターンを網羅！

Power Automateでメールから文字列を抽出してエクセルに貼り付ける手順をできるだけわかりやすく説明します。

この記事でわかること
・メールから文字を抽出してエクセルに反映させるまでの流れ
・あらゆるパターンでの文字抽出方法

本記事の内容

新規問い合わせや資料請求などを受け付けるとメールで通知される仕組みは、いろいろな業務であると思います。
その際、状況を管理するため、システムで管理できない場合は、エクセルの一覧にメールの内容を手動で転記して管理していることも多いでしょう。

ここでは、受信したメールの内容を手動でエクセルに貼り付けている作業を、Power Automateで自動化する手順を、わかりやすく、また、あらゆるケースに備えて徹底的に手順を解説します。

例えば、新規問い合わせを受け付けた際に、以下のフォーマットでメールが来るとします。

Power Automateで上記のメールの内容から情報を抽出し、以下のようにエクセルの表に追記します。

メールのフォーマットが固定されているものであれば、新規問い合わせや資料請求以外にもいろいろな業務で活用できます。

エクセルへの貼り付けを前提に説明しますが、本手順を応用すればSharePointのリストへの反映も可能です。

本記事の前提条件や仕様

・Power Automateは、クラウドサービスのため、マイクロソフト側の仕様変更で画面イメージ等が実際と変わる可能性があります。

・本手順は、新しいデザイナー（モダンデザイナー）として記載しますが、クラシックデザイナーでも同じような手順になります。

・貼り付け先は、SharePoint上に保存したエクセルの場合の手順ですが、SharePointのリストの場合にも応用できる内容です。

・対象とするメールのフォーマットは以下で固定されているものとします。

メール件名
新規問い合わせ

メール本文
新規問い合わせを受領しました。

受信日時：
件名：
送信者：
内容：
ここに"内容"が記載される
URL：

エクセル部分の実装方法を【1章】、Power Automate部分の実装方法を【2章】で説明します。

その他のケースの仕様

あらゆるケースを網羅するため、その他のケースも【3章】で部分的に解説します。

その他のケースの仕様①

抽出したい文字列がカンマ区切りなどで区切られている場合もあると思います。

たとえば、以下のように資料請求で入手したい資料を選択して、選択された資料がカンマ区切りでメール送付されてくる場合です。

希望資料：カタログ,料金表
名前：山田

そして、エクセルには以下のように対象の資料に〇をつけて管理することもあると思います。

上記の作業をPower Automateで全自動にする手順も説明します。

その他のケースの仕様②

メール本文に記載されている日時フォーマットが特殊でエクセルに貼り付けた際に、日付形式にならず文字列形式になってしまう場合があります。

文字列形式でも支障がなければそれでもいいですが、そうでない場合は、対策が必要です。

たとえば、以下のように全角の場合があります。

受付日時：２０２４年８月２４日　１３：００
タイトル：ご回答のお願い

そのままエクセルに貼り付けると以下のように文字列形式になります。

どのような日時フォーマットになっているかによって対策は変わってきますが、上記のように全角になっている場合を例に対策を紹介します。

【1章】貼り付け先のエクセルの準備

はじめに、貼り付け先になるエクセルの準備をします。

エクセルに貼り付ける項目は、以下とします。
「メール受信日」「受付日時」「質問者」「タイトル」「問い合わせ内容」「URL」

SharePoint上に新規エクセルを作成し、以下のように入力します。

Power Automateでエクセルを操作するためには、テーブル形式にする必要があります。

表のタイトルを選択した状態で、「ホーム」→「テーブルとして書式設定」をクリックし、好きなテーブルのデザインを選択します。

以下の画面が表示されたら、「先頭行をテーブルの見出しとして使用する」にチェックを入れ、「OK」をクリックします。

以下のようになれば、エクセルの準備は完了です。

以降の手順では、作成したファイルの名前は「問い合わせ一覧.xlsx」として説明します。

【2章】以降では、Power Automate部分の実装方法をわかりやすく丁寧に解説します。

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