小さな会社の業務改善~会計ソフトはcsvで

日本橋の丸善で最近の本のリサーチをしていたところ、会計ソフトはcsv使うといいよという本をみつけました。

csvとはカンマ区切りのTEXTのことです。

実のところ、未経験の会計ソフトに初めて触たとき、なんてまどろっこしいんだろうと思たのです。だって、毎月の入出金って、だいたい決まってるじゃないですか。伝票ごとコピーってできないのかね、と思っていたのです。

あるとき、ふと帳票の出力の選択肢に「印刷」だけでなく、「csv」「excel」という項目があることに気づき、csvでダウンロードしてみました。こういうデータでできてるのかぁ。

それならcsvでアップロードできんじゃね？

PCAを使っているのですが、ネット上でマニュアルを探して、その方法をしりました。TOP画面の「随時」という項目で「随時入力」を選択し、csvファイルを指定すればよいのです。
csvのフォーマットは、出力できるファイル形式を同じです。
だから、例えば前月のある行の入出金の数字を当月に変更して、ファイル先頭行(項目名の行)とUPしたい行を抽出して、csvファイル形式に整えて、ファイルUPすると、当月にデータが反映できました。

csvを月ごとにデータストックしてexcelのシートごとに溜めておくと、前月や去年の出力データを参考にして今月のデータのcsvを作ることができます。
間違えてはならないのは、月日です。これがコピー元のままだと、指定した月日にはいってしまうので、間違えた月からの集計値が変わってきてしまうので要注意です。年を間違えてもエラーが出るのであらぬところにデータがはいってしまうということはないのですが、日付は注意しないといけません。

もう一点は、01とか02とかは、excelで開くと0や1になってしまうことに注意が必要です。それをうっかりexcelからcsvにしてアップロードしようとすると、01でなくてはならない箇所が1になっているためにエラーが起きてしまいます。csv⇒excelのさいの要注意点です。
どの項目が0で始まるコードなのか把握しておき、excelで開いたらその項目列はユーザー定義で「00]と指定します。すると1⇒01のようになるので、そこだけ気を付けます。

これをやり始めたデメリットは、自分が仕分けを忘れちゃったことです。
ぷちぷち手入力のときは「なんだっけこの仕訳？」というのがあったのですが、一括データ処理してると、そういうのは全く気にしなくていいので。

"部長"は、老女相手のときは会計ソフトに入れる前の日々チェックをする役割があったのに、月末に一括して、プリントした伝票と請求書等を束にして「確認お願いしまーす」といって出すだけなので、不満＆不安らしく、細かーいコメントの修正をいろいろ要求してきていましたが、1か月ぶんなので、最近はめんどくさくなったようです。