「説明がダラダラ長い」と言われないためのテンプレ

どーも、こんにちはたてもんです。
 
「説明がダラダラと長くなってしまう」
「途中で何を話しているか分からなくなる」
 
説明下手な人によくある悩みですが、
コツさえつかめば「簡潔で分かりやすい」説明が誰でも簡単にできるようになります。
 
この記事では、僕がいつも上司の説明に使っている
「誰でもできる、説明がダラダラしないテンプレート」を紹介します。
 
僕が、実際に何百回と実践して上手くいったテンプレなので、「説明上手になりたい」と悩んでいる人はぜひ、ためしてみてください。

説明がダラダラしてしまう理由とは？

説明がダラダラ長くなる人の中には、説明している内容は間違いがなく内容自体は正しい場合もあります。
 
正しい内容にも関わらずダラダラ長くなるのは何故か。
その理由は以下の3つです。
 
・具体的なピンポイントの話で始めている
・時系列順で話している
・思いつき順で話しの時系列もバラバラ
 
１つでもあてはまっていれば、
自覚症状がなくても、相手にそう思われている可能性が高いです。
 
ちなみに、僕は3つすべてあてはまるほどの重症でした（笑）
では、次に説明がダラダラと長くならないためのテンプレを紹介します。

初心者でもできる「最強テンプレ」

聞き手が、受け取りやすくするには次の3つのステップで話すことが大事です。
 
①まず、内容を抽象化してざっくり大枠で話す
②次に、具体的に詳細を話す
③最後に再度、抽象化してまとめる
 
上記3つのステップをテンプレにしたのがこちらです。
抽象 → 具体 → 抽象
 
 まず、具体的な説明に入る前に一通り抽象度の高い情報として整理しておくこと。そうすることで、格段に聞き手もわかりやすくなります。
 
ちなみに、抽象化とは重要でない細かい情報は捨てて本質だけを残す思考法のことをいいます。
 
理解を深めるために、悪い例と良い例に分けて詳しくみていきたいと思います。
 
【悪い例】
課長、ちょっといいでしょうか。
取引先のA部長からすごい剣幕で突然電話がかかってきまして、
先月の案件の納期が遅れているけど、どうなっているんだと。
そもそも別の案件でも同じようなミスがあったじゃないか。
それもどう解決するつもりだ！と・・・。
 
【良い例】
課長、少しよろしいでしょうか。ご相談があります。
取引先のA部長から、強い抗議の電話がありまして、
そこで、課長のご意見を頂きたいのですが、
今回おこったトラブルというのが・・・
 
改善点は、
電話の内容を「強い抗議」という内容に抽象化している点です。
 
具体的内容を話す前に「強い抗議に対してのご相談」とざっくり大枠で説明する、その上で具体的説明という流れに改善しました。
 
ポイントは「抽象・具体・抽象」の3つのステップで整理して話すと聞き手は内容を受け取りやすいということがいえます。

まとめ

実際、テンプレートを使っても「自分にできるか不安」「できるまでに時間がかかりそう」と感じる人も多いです。
 
でも、テンプレートを使うことで、受け手に分かりやすく話せるのは大きなメリットです。
 
そのため、日頃から抽象と具体の思考法が使えるようにしておくことがとても重要です。
 
今回は「説明がダラダラ長い」と言われないための説明でした。
 
正しい情報を話すことも大事ですが、
抽象化して整理して話すことはさらに重要です。
 
「もっと上手に分かりやすい説明ができるようになりたい」という方はぜひ、こちらの記事をご検討してください。

https://note.com/tatemon_note/n/n5be622dd7040