仕事からタスクをなくしていく

タスクを整理する

複数のプロジェクトを管理する中でタスク管理は非常に重要です。
私は記憶力がすこぶる悪いので、きちんと記録に残しておかないと後々大火事を引き起こしてしまいます。

また、膨大な業務に追われ、テンパっている時ほど「忘れたい」という、
どうしようもない衝動にかられタスク管理がおざなりになってしまいます。

皆さんはタスクをどのように管理していますか？
「Trello」「Backlog」のようなタスク管理ツールを使っている人もいれば
ノートに手書きでまとめている人もいるでしょう。

私もノートに手書きでまとめる、Backlogに登録する、スプレッドシートにまとめる、カレンダーに登録する、と様々な方法を試してきましたが、怠惰な性格も相まってタスクが落ちてしまうこともあります。
結局書き出しはするのですが、見なくなったり、更新しなくなったりしがちなんです。

「タスク化しない」という仕事の仕方

そこで今やっていることは「タスク化」しないということです。
かなりミソだと思っています。

後でやろう、と思ってタスク化すると、業務に忙殺されてきたら管理・実行が追いつかなくなってきます。
なのでなにかしなければいけないことが発生したら、タスク化する前にやっちゃうを心がけています。

そのために必要なスキルはスマホで仕事をする能力です。
これまでPCでの作業ばかり慣れてきた私はスマホで仕事をすることが非常に苦手でした。
なので、PCでできることもあえてスマホで行うようにし、「いつでも」「どこでも」「その場で」仕事ができるように訓練をしました。

それでもタスク化が必要な場合には

タスク管理において、一番やってはいけないことは「項目を増やす」だと思っています。
タスクで本当に管理しなければいけないのは「だれが責任者で」「何を」「いつまでにやるか」です。
これ以外要素はできる限り入力しないことで、タスク登録するのが面倒くさいという状況を作らないようにしています。

ちなみに「何を」という部分はかなり具体的にしています。
これを適当にしてしまうと、あとで見たときに「どういうこと？」と
当時を思い出したり、議事録を見直したりという無駄な工数が発生してしまうからです。

忙しい時ほど立ち止まって振り返る

忙しい時は目の前にある仕事をこなしてしまいがちです。
タスク管理をする時間が惜しいことも多々あります。
そんな時こそ一度全てを洗い出して、タスクを整理することが重要です。

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