【読書1】　　　　　　　　　　　新米秘書の私にぴったりの1冊

こんにちは、たにみきです。

こちらのnoteを開いてくださり、ありがとうございます！

今回、井出元子さんの著書
ビジネスパーソンのための「秘書力」養成講座
を秘書の第一歩として、読みました。

秘書力といっても、ビジネスの上では必要な　「気づきの力」、「コミニュケーション力」　「段取り力」などは、秘書だけでなく、
どのような業種・職種でも働く人にとって
とても大切なことではないかと思います。

これからの時代は、どんな方も秘書力を
持つことで、ワンランク上の「先読み力」を
つけていけるかも！（と、個人的には思いました。）　

あっ！そうそう！という気づきや、
なるほど〜っと、ためになる実践方法まで。

私も仕事の際、お客様のため、相手の方のためと思った対応を仕事の中では、心がけてはいましたが、私的に上をいく内容でした！

読み込んだので、時間はかかりましたが、秘書たるものという、心づもりと気づきは勉強になりました〜(*´꒳`*)

前置きが長くなりましたが、
感想と読んでいない方への案内も兼ねて
書いてみました。

よければ、最後まで読んで見てくださいね！

▼目次
・秘書とは？　
・段取り力
・確実力
・気づき力
・コミニュケーション力

秘書の仕事とは、上司または、お客様との対応、スタッフ間でのやりとりなど、来客対応、電話対応など、たくさんのことをバリバリこなすような仕事。（ざっくりとこんな感じ？）
会社によって、仕事内容も変わるかと思いますが、私なりの秘書の仕事（ちょっと違うよ！ってところもあるかも）を、大きく定義してみました。

秘書の定義は難しい、、、

本書では、こう伝えておられました。

・上司の生産性を高めること。先を読んだ
　仕事の組み立てをすること。

・秘書の仕事は、上司とお客様の立場に立って
　行動すること。

・自分の視点ではなく、相手の視点でものを
　考えること。

・本当に相手が求めていることに応え、
　役に立つことが、良い関係が築け、お互いに
　気持ちよく仕事が進めることができること。

・秘書力を身に付けることで相手と、尊敬と
　感謝で結ばれた信頼関係が築け、相手に
　喜ばれることが自分の喜びに繋がること。

・常に上司が求めていることを考え、主体的に
　行動することが秘書の業務遂行すること。

　以上が本書より

ここからは本の中でも、ココは！という箇所を切り取りながら、わたしなりの視点でお話ししていきたいと思います。

まずはじめは、段取り力
仕事をする上で段取り力を上げられれば、、、と思う方も多いかも！

　【限られた時間を最大化する】
・相手の時間に配慮して、自分の仕事を組み
　立てる。
・求められる仕事を理解する。上司とすり
　合わせることで効率よく段取りできる。
・タスクを進める順番も大事！
・適切なタイミングで段取りをする
　（早く進めるだけがベストじゃない。状況
　　変更もあるので）

　
続いて、確実力

【信用を得なければできない仕事だから
　記憶力に頼らず、ミスやモレに気づく
　仕組み作りをする】

ミスやモレは、仕事に置いて致命的。
ここは、押さえておきたいです！！
メモってた紙がなくなった〜なんて事になると
大変です。（過去に私はありました(°▽°)）

メールの活用や、タスク管理は、
知ってる方は、多いのかも知れませんが、、、

・要対応のメールのみが、受信トレイに並ぶ
　ようにして、対応したら別フォルダへ。
　対応したメールを受信BOXに残さない
　ことで対応のモレを防止！

・報連相を確実にこなうための用途に合わせた
　伝達の仕方（直接対面で、電話、メール、
　メモなど要件に応じての使い分け）

【メールを、ミスなく温かく、かつ効率よく
　使いこなす】

・相手の名前は、相手の署名からコピーして
　貼り付ける（間違え防止）
・よく使うパターンは、下書きとして作成
・添付ファイルは先につける（忘れ防止）
・記号・箇条書きを使う（分かりやすく）
・すぐ返信できない時は、いつまでに返信
　しますと返信する（進行状況を知らせる）
・辞書登録機能を使う（めーると打つと、
　メールアドレスが出てくるといった感じに）

続いては、気づき力

ココができる人は、本当にできる人って思う！
私も、もっと気づける人になりたい。

・先回りしてアシストするための観察
（上司、相手の目線を追ってみる相手の
　立場に身を置いてみる。行ってみる。
　やってみるなど）

・自分だったら、と想像しできることを考える
　自分がお客様だったら、何をしてもらったら
　嬉しいか？と、いつも相手の視点で考える

・不測の事態に備えて、プランを何個か考える

・気がつく人は、自分の周りで起きることを
　すべて自分事としてとらえている

・あえて注意を散らし、状況変化をキャッチ
　する。日頃から社内の状況を把握し、さり
　げなくカバーし合える体制を築く

最後は、コミニュケーション力

【言葉にできないものまで読み取る】

・相手が理解しやすい話し方のコツ
　（よく3分時間をください！みたいなこと。
　　相手にこれから何を話すかを、はっきりと
　　伝えること。相手が聞きやすくなる）
・会話のゴールも自分のアクションではなく
　相手の状態（伝えることではなく、伝えたい
　内容が相手にしっかり伝わったことを確認。
　言いました！と伝わりました！の違い）

と、他にもまだまだ、問題解決・実践方法や具体的な事例も書かれてあります。　

著者の井出元子さんは、秘書未経験者からの経験をもとに書かれているため、視点や姿勢、人柄とともに、共感できることも多く感じました。

私のような見習い秘書や新米秘書さんは、もちろん。すべてのビジネスパーソンが身につけるべき基礎力がありました。

先読みって、深い！！
先読みし過ぎても、監視みたいになるし（怖っ
先が読めてないのも、後々モタつくし、焦る。
「一歩踏み込む」という事も、時に大切！！

さりげない先読み！！
これが、日々の積み重ねと似てるのかも。
少しの変化や、対応力で、
できる秘書への道が一歩近づく。
信用の先の信頼は、日々の積み重ねがあって
こそ！積み重ねって、すぐはできないけど。
少しずつ進めることの大切さを教えてくれました。

個人的には、本書の下の吹き出し💬
細やかな気づきをプラスしてくれる
本文と、吹き出し💬を理解できるて
なおかつ、実践できたら秘書力アップ⤴︎⤴︎⤴︎
だと思いました。気になった方は著者を読んで
見てください。

本書の中に書かれてあった、
「3分以内でできることは、優先順位など考えず依頼されたらすぐやります」は、
仕事でも、家事でもこれは！すぐにできる！
3分でできることは、後回しにしない。
これは、つい先延ばしする癖のある私にグサっと、刺さりました！
とりあえず後から〜なんて事か、なくなり出したこの頃です。

当たり前だけど、小さな仕事を確実にすることにも、繋がる気がしてます(´∀｀*)

2020年、8月よりオンライン秘書としての勉強
を始めました。見習い秘書ですが、
はじめてのnoteが、少しでもお役に立てたら嬉しいです。

ではでは！また〜╰(*´︶`*)╯♡