業務マニュアルは7つのポイントを押さえるだけ

皆さんこんにちは、たなしょう(@tanashobusiness)です。

私は経理としておよそ10年働いていますが、事業会社にいる時も、コンサルとしてお邪魔させていただく時もマニュアルをたくさん作りました。

今回はそんな経験を通して、業務マニュアルを作成するときのポイントをお伝えします。

この記事の想定読者は、上司から業務マニュアルの作成を依頼されたけど何を書いたらいいかよく分からない社会人の皆さんです。

参考にして、業務に役立てて頂けると嬉しいです。

業務マニュアルの7つのポイント

早速7つのポイントを発表してしまうと以下になります。

１．最初から100点のマニュアルを目指さない
２．マニュアルを使う人を想定して作成する
３．作業の目的を記載する
４．作業の時系列に沿って記載する
５．図は積極的に活用する
６．作業のチェックポイントを記載する
７．専門用語、社内用語、略語を控える

書いてみれば当たり前のことですよね。

なぜこれが大事なのかというと、業務マニュアルは社内で業務を行えるようにサポートする資料だからです。

つまり、マニュアルを見た人が業務をこなせれば役割は果たせています。

そのため、体裁にこだわりすぎるのは時間の無駄ですし、言葉で説明が難しければ画面キャプチャとかで簡単に済ませてしまえばOKです。

ファイル自体もパワーポイント、エクセル、ワード等々、その時に使いやすいもので構いません。

一番重要なのは、読んだ人がマニュアル通りの行動をとれるかどうかという点です。

ここを意識して作ると、先ほどの7つが重要になります。

運用は定期的に見直され、変更されていくので、頑張って100点の資料を作ってもすぐに使えなくなります。さらにこだわりを入れすぎるとアップデートが大変になり、次第に誰も更新しなくなります。

従って、業務がこなせればOKくらいのスタンスで臨みましょう。

（※あくまで社内で使用する場合ですので、お客さんに提供するような場合は別の話ですよ。）

反対にNGのマニュアルはこんなものです。

どこに何が書いてあるのか分からない
何のためにやっているのかが分からない
どうなったらOKなのかが分からない
そもそも読んでも内容が分からない

こんな感じですね。分からないづくしです。

詳しくはこちらのブログに記載していますので、もう少し詳しく知りたい方はこちらも読んでいただけると嬉しいです。

業務マニュアルの作成における7つのポイント

もし、記事が気に入っていただければスキを頂けると大変喜びます。

これからも発信していきますので、よろしくお願い致します。

以上、たなしょう(@tanashobusiness)でした。