スキャンはするな！？書類を捨てるルール

今日は事務所のおお片づけをしており、たくさんの書類を廃棄しました。
とはいえ、仕事で使った書類を捨てるのは「捨てて大丈夫かなぁ」と思ってしまいます。

そんなとき今日捨てまくったときに決めた３つのルールを決めてやりました。メモっておきます。

１，最低限の情報以外捨てる

例えば不動産の場合契約書や、領収書の控え、費用計算明細などは捨てないようにしました。
とはいえ、スキャンするのも面倒。

ですので、必要なものだけクリアファイルに残して「枝葉」となる資料は全部捨てます。

不動産の場合、一応７年くらい置けとなっていますが、よくあるのは「あれ、いくらで当時売買したっけ？」という情報です。
ほとんどの場合はそれなので、自分の仕事における「必要最低限の情報」だけは残してバッシバシ捨てます。

２，スキャンして取っておこうと思わない

なんでもデジタル化する風潮があるので「スキャンして取っておこう」と作業が始まります。

しかし、紙で置いていたものはホッチキスで閉じていたりで、そもそもスキャンするまでが面倒なのです。

他人に任せたいけど、必要な書類の分別指示もめんどくさい。で、あれば、まずさっさと１の工程である「最低限の情報だけ残す」ことをまずして、その後「それだけスキャンする」ほうが効率的です。

最初からスキャンするつもりで始めると、すぐ詰みます。

３，過去を思い出せ

どうしてもバンバン捨てるのが不安かもしれませんが、ふと思い出してみましょう。

過去に捨ててから困って事がありますか？

もし、なければそれまでもあなたの「捨てる判断」は正しかったと言えます。じゃあ、思い残すことなく捨てましょう。

しかし、過去に大事なものを捨てて困ったことがある人。
この場合は、慎重にしましょう。

まあ、たいていの場合前者が多いので意外と捨てても大丈夫です。

まとめ

断捨離の本などもありますが、まあ大事なのは「捨てよう」と決断することですね。
あとは上記３つだけをうまく活用いただければと思います。

特にスキャンについては慎重に。
中途半端に書類を全部やりだすと、とんでもない時間がかかるうえに計画的にしないと、ファイルがあちこちに行って、結局捨てたのと変わらん状況になります。

ご参考になりましたでしょうか？

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