コーチ直伝！マトリクスを活用したタスクの優先順位づけ！

こんなこと、ありませんか？

• やらなきゃいけないことはたくさんあるのに、頭の中がグチャグチャで、結局何も手につかない。

• 時間ができたらいつかやろうと思っているが、もうずっと先延ばしにされているタスクがある。

• 作業に手戻りが多い。やってから優先順位が間違っていたことに気づく。

マトリクスを活用しよう！

タスクを正しい優先順位で、効率的に処理するには、マトリクスを活用するのがオススメです。
マトリクスを活用するメリットは以下のとおりです。

メリット①作業の全体量が把握できる

マトリクスを活用する下準備として、思いつくタスクを全て書き出します。
そうすることで、作業の全体量が把握でき、作業の終わりが明確になります。

メリット②作業の進捗が見える

マトリクスを活用することで、作業が今どの段階でどこまで進んでいるのかを随時確認することができます。
常に進捗を意識することで、ペース配分を適宜調整することができます。

メリット③作業中の迷いがなくなる

マトリクスを活用することで、今取り組むべき作業が明確になります。
その結果、やるべき作業に集中して、効率的に処理することができます。
また、一つの作業を終えて、次の作業に移る際にも、次に何をするべきか明確になっているので、作業間の時間ロスも少なくなります。

手順①タスクを書き出す

まず、A4のコピー用紙を用意します。
用紙を横向きにし、左上にタイトルを書きます。（例：午前中にやるべきことは？）
用紙の左半分に、タスクを箇条書きで書いていきます。
思いつくままに、すべて書き出しましょう。

手順②タスクに番号を振る

タスクをすべて書き出したら、上から順にタスクに①から通し番号を振っていきます。
これで下準備は完了です。

手順③マトリクスを描く

用紙の右半分を目一杯使って、マトリクス（縦線と横線を十字にクロスさせたもの）を描きます。

手順④軸を決める

マトリクスを描いたら、軸を決めます。
軸の決め方がマトリクス活用の一番大切なポイントになります。

縦軸が大事

マトリクスの軸の決め方で一番大切なポイントは縦軸の決め方です。
７つの習慣でいうところの「重要かどうか」の軸になります。
つまり縦軸は、タスクの「要ー不要」を分ける基準になるのです。
例えば、個人事業主のビジネスでいうと、（上側）直接収益に関わるものー（下側）収益に関係のないもの（又は間接的なもの）という具合です。

軸のラベルは自分の言葉で

先ほど、「７つの習慣」を引き合いに出しましたが、「緊急ー重要」という軸の取り方では、軸のラベルが抽象的すぎて、上手くタスクを振り分けられない場合があります。
例えば、ビジネスであれば、「重要」を「収益に直結する」、「顧客の利益になる」など、自分の目的に合ったラベルに具体化する必要があります。
同様に、「緊急」についても、「今日中に処理する必要性」とか、「期限の有無」など、自分の言葉で定義しましょう。

もちろん、必ずしも「緊急ー重要」に沿った軸である必要はありませんが、私の経験上、任意に設定したつもりでも、結局「緊急ー重要」に沿った軸に自然となることが多いです。

任意に設定する場合は、より優先度の高い基準を縦軸にしましょう。

第2領域を意識する

「７つの習慣」でも指摘されていますが、多くの人が取り組めないのがいわゆる「第2領域」（マトリクスの右上の区画）です。
「緊急ー重要」軸でいうと、「重要だが緊急ではない」とされる領域になります。

ついつい後回しにされがちだが、本当は大事なタスクがこの「第2領域」に当たります。
軸を設定する際には、第2領域（右上）に大事なタスクがくるように意識しましょう。

手順⑤マトリクスにタスクを落とし込む

軸の設定ができたら、最初に書き出したタスクに振った番号を、マトリクスに落とし込んでいきます。
この際の注意点は、あまり細かいことにこだわり過ぎないこと。

落とし込んでいると、つい、同じ領域内において、それぞれの番号の位置関係を細かく表現したくなります。
例えば、同じ第1領域の中でもタスク②よりタスク③の方がより緊急だから、③を②より左にプロットしよう、といった具合です。

しかし、これは労力のわりに、あまり意味がありません。
同領域内の位置関係は考えず、とにかく、このタスクはどの領域に当てはまるか、それだけに集中して振り分けましょう。

手順⑥第2領域から実行する

マトリクスへの振り分けが終わったら、いよいよ実行していきます。
第2領域に「やるべきだが後回しにされがちなタスク」が集まっているはずですから、まず、これらのタスクから着手していきましょう！

7分だけやる

第2領域のタスクを実行する際に、私が強くオススメしたいのが「7分だけやる」ということです。

第2領域のタスクは、完了までに時間がかかる大きなタスクがくることが多いです。
そのため、時間を区切って作業しないと、いつまでもやり続けてしまう危険性があるのです。

逆に言うと、第2領域のタスクは、今日完了しなくてもいいタスクでもあります。
だから、長時間作業するよりは、短時間の作業を頻繁に繰り返す方がいいのです。

なぜ「7分」がオススメなのかというと、試行錯誤の結果、5分では短すぎ、10分では一度集中力が切れるので、7分がちょうど「思ったよりたっぷりできて、かつ、ちょっとものたりない」絶妙な時間設定であることが分かりました。
この絶妙な感覚が、次回へのモチベーションにもつながるのです。

タスク実行のポイント

その他、タスク実行時のポイントは以下のとおりです。

やらないことを決める

「マトリクスの下半分はやらない」くらいの思い切りが大切です。
違う言い方をすると、それくらい縦軸は決定的な軸にしておきましょう。
まずは上半分を全て終えてから、下半分を検討してください。

モチベーションを維持するコツ

第2領域から実行していくことがセオリーではありますが、この領域は大きなタスクだったり、抽象的なタスクである場合が多いです。
だから、とっつきにくかったり、あまり進んだ実感が湧かないこともあります。

私も、HPの改変作業をしていた際などは、ワードプレスを立ち上げてぼんやり眺めているうちに7分経過したという経験も多々あります。
それでも、7分で必ず切り上げます。(笑)

そんな時は、あえて緊急のタスクを数個こなすのも有効です。
定型的なメッセージの送信などは、作業開始前のウォーミングアップ、途中での気分転換に最適です。
タスクの数が減るという意味でも、モチベーションの維持に効果的なので、上手く活用しましょう。

まとめ

改めて、今回のポイントを振り返りましょう。

• マトリクスは縦軸が大切

• 自分の言葉で軸を決める

• 第2領域（右上）から着手する

• 第2領域は1タスク7分で取り組む

マトリクスを適切に活用することで、優先順位を間違わず、必要な作業を確実に進めることができます。
ぜひ、実践してみてください！

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