No.624｜タスクは持ち帰らずにインプットとアウトプットの間隔を縮める

2024年9月19日 No.624　
当ブログは、ビジネスパーソンに向け、日々働く中で得た気づきについて発信します。
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業務効率の向上を図るうえで大事だと感じていることの一つに、「その場で対応しきる」ということがあります。

例えば、打合せで確認すべきことはその場ですべて確認し終える、商談で断られても次のアプローチにつなげるためクリアすべき課題をその場で確認する、などです。

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しかし、この「その場で対応しきる」ことができない人も多いように感じます。
その場合の状況で言えば、概ね以下の通りでしょう。

作業は打合せが終わった後に、落ち着いてからやればいいと思っている
⇒打合せで確認すべき内容を確認しない。
⇒締切直前になって作業開始したところ、不明点が出てくる。
⇒打合せの議事メモを見返すけど、メモに書かれていないことは思い出せない。
⇒締切直前のタイミングすぎて確認しづらい。
⇒確認せずに進めるが、不明点が多く、迷いながら作業を進める。
⇒質の低いアウトプットになってしまう・・・。

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では、「その場で対応しきる」という意識を持つにはどういったことが有効か。

それで言うと、私が思い返してよかったことは、議事メモの作成です。

大体は議事メモの送付タイミングのルールとして、会議終了後に送付するか、遅くても1日以内と定められています。

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最初は間に合わなくて時間もかかりますが、徐々に締切をクリアできるようになってきます。

とにかく、速いうちにとにかく手を離すということがしつけられていきますね。

何度も経験を重ねることで、強制的にその場で対応しきる能力が高まっていくように思います。

当時は、嫌なルールで、提出期限のプレッシャーからネガティブにとらえていましたが、育成面で言うとこれ以外にもメリットが多く、議事メモ作成は合理的ですね。

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さて、冒頭の話に戻すと、「作業や仕事のインプットとアウトプットの時間を縮めることができないか」や「そもそもインプットとアウトプットを同時に済ますことができないか」と自問自答してみると、業務効率アップにつながるかもしれません。

案外、自分が勝手にできないと思い込んでいるだけで、まだまだ「その場で対応しきる」伸びしろはいたるところにあるかもしれません。

最後までお読みいただきありがとうございました。
本日も「即断・即決・即実行」「平均ではなく異常をやり続ける」「わからないからすべてやる」「巧遅拙速」「大量思考・大量行動」でいきます！

●本日のまとめ

・インプットとアウトプットの時間差をできる限り縮めることを追求していくことで業務効率は上がる。
・具体的には、打合せなどの場でいかに持ち帰らないようにするかがポイントである。