ルーティンやオペレーションなどの定常業務をNotion、Asana、GASで標準化した話
こんにちは！株式会社COMPASS 取締役の常盤です。COMPASSは「新しい学びの環境を創り出す」をミッションに掲げ、小中学生に対してAI型教材Qubena （キュビナ）を提供している会社です。
気がつけば前回の記事から2ヶ月以上の期間が空いてしまいました。人事労務を管轄しているピープル&カルチャーユニットとしては、年度の変わり目である3月〜4月に査定会議や給与改定などの業務が集中することもあり、なかなか忙しい日々が続いていました。そして、そんな忙しさを克服すべく、ルーティンやオペレーションなどの定常業務の標準化に力を入れてきました。今日はその具体的な事例を紹介させてください。
定常業務の標準化の仕組み全体像
仕組みの全体像は上記のようになっています。ここで言う定常業務は、時間をトリガーに発生する業務、例えば毎月末に発生する勤怠の締めや、クオーター毎の人事評価の振り返りなどを指しています。そうした定常業務をGoogleカレンダーに登録していき、期日が近づいてくれば自動でチケット化、リマインドが走る仕組みになっています。一つずつ詳しく解説していきます。
Googleカレンダーを定常業務のデータベースに
Googleカレンダーにはグループカレンダーという機能があり、組織内のメンバーと共有するカレンダーを作成することができます。この機能を利用して、定常業務だけを登録するカレンダーを作成しています。
ここに「36協定締結」「採用スライド情報更新」「月次給与（正社員）」など様々な定常業務を登録していきます。Googleカレンダーは繰り返し予定を柔軟にカスタマイズすることができます。36協定は年に1回、採用スライドの更新は4半期に1回、月次給与は毎月と、実態の業務に合わせて登録することができ、とても重宝しています。
また、予定を作成するときは説明欄にNotion上に作成している手順書のURLを記入するようにしています。業務の標準化は手順書を整備していくことが非常に重要です。
Notionを手順書のデータベースに
業務の手順書はNotionに集約しています。Notionは非常に自由度が高いツールであり、様々な工夫が施せるため、ここでその全てを説明することは難しいのですが、ドキュメントを管理するには最も有効なツールの一つだと思います。
Notionでは、手順書のテンプレートを作成し、なるべく誰が作成しても品質が変わらないようにしています。実際の手順書の例は以下です。基本的には、その業務を初めて行う人であっても、手順書を見れば誰もが実行できるように作り込んでいきます。
※弊社は基本がリモートワーク
GASでリマインドとチケット管理を自動化
ここは少しテクニカルな話になりますが、GAS (Google Apps Script) によって、期日が近づいている定常業務のリマインドとチケット化を自動で行うようにしています。
GASを通じて、毎日定常業務のカレンダーをモニタリングし、登録している予定の14日前にSlackへ通知を流すプログラムを開発しています。定常業務の数が増えてくると人的管理ではどうしても漏れが生まれてしまうので、自動リマインドは大変有効な手段であると感じています。
また、通知を流すタイミングでAsanaのチケットを合わせて自動作成しています。Googleカレンダーから情報は取得している、つまりNotionの手順書のURLの情報も保持していますので、GASでチケットに最初から記載をしておきます。
こうすることで、作業開始のタイミングにリマインドが起こり、作業漏れがないようチケットで進捗管理をしながら、実際の作業は手順書に沿って実行するだけとなりました。ここまでやれば業務の属人化の割合は非常に薄まっており、例えば特定のメンバーに負荷が偏っていることがあっても簡単に他のメンバーがヘルプに入ることが出来るようになっています。
まとめ
以上、ルーティンやオペレーションなどの定常業務をNotion、Asana、GASで標準化した話でした。ピープル&カルチャーと言えば、組織戦略やEmployee Experienceなどの華やかな話題に目がいってしまいがちですが、それも安定した定常業務のオペレーションがあってこそ。まずはしっかりと業務の土台を築いていきたいです。
最後にお決まりのものを。COMPASSでは引き続き採用活動を積極的に行っています。もしご興味があればご連絡を頂けると嬉しいです！！
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