中小企業のバックオフィス業務は「変動費化×安定化」

中小企業にとって、バックオフィス業務は重要でありながら、経営資源を圧迫する課題となりがちです。

経理、人事、総務といったバックオフィスの業務は、企業運営に不可欠ですが、そこにかかる固定費が業績に応じて大きな負担になることがあります。

たとえば、業務量が少ない月でもフルタイムで従業員を雇用していると、その給与や社会保険料などの費用は固定的に発生します。

業績や事業の変化が大きい中で固定費が嵩むことはリスクがありますが、、とはいえ毎月または毎日やらなければ事業自体が回らないという業務もあるのではないでしょうか。（たとえば毎月の請求書発行）

かといって経営者や主力メンバーが、事業拡大ではなくバックオフィス・経理に時間を割くのは非常にもったいないですよね。

その中で私がおすすめしたいのはバックオフィス業務の「変動費化」と「安定化」の両立です。

変動費化

 業務の負担を変動する費用に切り替えることで、企業の経営リスクを軽減できます。

バックオフィス業務を固定費ではなく変動費に変えることで、繁忙期と閑散期に応じた柔軟なコストコントロールができます。

たとえば、バックオフィス業務を内部で完結させようとすると、業務量に関係なく従業員の給与やオフィスの賃料といった固定費が発生します。しかし、これを事務代行やBPO（ビジネスプロセスアウトソーシング）に委託することで、必要なときに必要な分だけコストをかける「変動費化」が可能になります。

安定化

業務の品質や効率を一定に保ちながら、業務運営を安定させることを指します。

バックオフィスの業務は、（成果主義の営業のような「成果を出せばいい」という業務性質ではないので）1つ1つミスなくこなせ、且つ各部署や各メンバーと適切にコミュニケーションが取れる、報告、連絡、相談などをちょうど良い頻度で、的確にできるなどバランスの良い人材が必要になります。

ただ、そんな人ってなかなか採用できないので、一番いいのが外部委託だと思います。（バックオフィス会社として採用・育成されたスタッフが対応する）

少し内製化より高くなりがちですが、内製化に比べて採用費、管理工数、離職リスクなどの見えないコストが浮くので、結果的にコストカットできる場合が多いです。

まとめ

中小企業でバックオフィス業務は、固定費をかけたくない、でもやらなければいけない（でもコアメンバーの時間を使いたくない）というものかと思いますので「変動費化×安定化」が実現できれば、安心して（マインドシェアを取られず）事業拡大に集中できると思います。

今回は、事業運営におけるバックオフィスの1つの理想形としてご紹介しました！

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