WBS作成からガントチャートを作るまでの順番

2020年5月17日 22:12

弊社のリーダーにスケジュールを作成させると、こういう順番で作成する人が多いです。

・ WBSを作る
・ガントチャートを作る
・要員を割り当てる

この順番だと「誰が作業する」かが決まっていない状態でタスクの作業日数が決まってしまいます。新人がやるのかベテランがやるのかで、タスクの作業日数は変わりますよね。

つまり、順番はこうです。

・ WBSを作る
・要員を割り当てる
・ガントチャートを作る

理想の順番通りにでできないこともありますが、基本はやっぱり後者です。

1. WBSを作る

WBSとは「Work Breakdown Structure」のことです。要するに、作業を細かく分解してやるべきことを洗い出すことです。

広義の意味ではガンとチャートまでをWBSということもありますが、厳密には作業を洗い出すところまでです。こWBSはスケジュールを作成するためのインプット情報です。

WBS作成のポイントは以下です。

・大きい粒度から小さい粒度に分解する
・今わからないところは分解しない

ここで特に大事なことは「わからないことは分解しない」ということです。

時々「想像で分解してしまう」人がいますが、それをやってしまうと混乱の元になるのでやめたほうがいいです。なぜなら、何が正しい分解で、何が想像の分解なのかがわからなくなると、そのWBSは何を信じていいのかわからなくなります。

明確に分解できないなら、何もしない方がマシです。分解できるだけの情報が揃ってから分解しましょう。

WBSを作成して洗い出した作業を「誰にやってもらおうかなー」って考える作業をします。

そして、プロマネはステークホルダーの要求を満たせるような要員を集めます。もし集まらなかったら、要員をトレーニングする計画を考えるなどの対策を考えることになります。

要因を割り当てる際のポイントは、プロマネは要員のスキルを可能な限り正確に把握することです。そのための努力を惜しむとスケジュールは必ず崩壊します。

スケジュール作成の集大成です。「このタスクをこの人がやるから◯日かな！」って考える作業をします。

新人を割り当てるのか、ベテランを割り当てるのかで全くタスクの作業時間は違いますよね。要員を割り当ててからガントチャートを書くのが作業順番としては理想となります。

冒頭でも述べた通り、必ずしも理想通りの順番でできるとは限りません。やむを得ず順番が変わることがあります。

そういう場合には必ず「再計画のタイミング」を決めましょう。仮置きで期限設定をしたなら、仮を外す作業が必要です。

スケジュール作成で失敗している人は、作業の順番で失敗しているのではなく、仮のスケジュールを正式スケジュールに変えてしまっているからです。

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