過去の自分を信じられないのは作業プロセスが曖昧だから

上司「このExcelの資料印刷プレビュー確認した？」
部下「したと思うんですけど・・・念のため確認します」
部下「見切れてませんでした！」

Excelって印刷すると見切れるから困りますよね。本題はそこではなくて「見切れを確認したかどうかわからない」という点です。

上記のように「過去の自分の行動に自信を持てない」とこういう無駄な行動をします。つまり「手戻り」ですよね。私はそういう無駄な行動をなくすために重要なことは以下3点だと思っています。

・ 自分の作業プロセスを決めて明文化しておく
・ 作業プロセスを実施した結果を記録に残しておく
・ 実施結果は誰が見ても分かる状態で保存する

■ 自分の作業プロセスを決めて明文化しておく

「自分の作業プロセスを決めておく」というのは、常にそのプロセスで作業をするということです。過去の自分を信じられない人は以下の特徴があります。

その日によって作業プロセスが異なっている

例えば、今日は「A→B→C」の順番で作業をしているのに、明日は「B→A→C」の順番で作業をする、明後日は「C→A→B」の順番で作業をするといったケースです。

作業漏れはしていないのですが、こんな感じでその日によってやり方が変わるのであれば「作業漏れはしていない！」と自信を持っていうのは難しいと思います。

■ 作業プロセスを実施した結果を記録に残しておく

「1週間前のあの作業、漏れなく実施した？」

こう聞かれて「作業漏れがない！」と自信を持って答えるためには「記録」が必須です。人の記憶ほど曖昧なものはありません。信じられるのはエビデンスだけです。

もし記録がなかったら上記の問いに「YES」とは答えられないですよね。漏れなく実施したことを再チェックする必要があります。「記録の無い作業はやっていないのと同じ」くらいの気持ちで記録は残すべきですね。

■ 実施結果は誰が見ても分かる状態で保存する

・記録は残っているが個人のローカルに保持している
・記録を書いた人しか読み解けない
・記録がどこにあるかわからない

よくあるケースです。記録を取った人が「自分だけがわかればいいや」という安易な気持ちで記録を残すと、いざ記録を見たときに「これってやったのか？やってないのか？よくわからん・・・」ってことになります。

記録をつけたときは自分の記憶も鮮明に残っているため、雑な記録でもその時は分かるのですが、時間が経ったときにはなんのこっちゃわからないってことが良くあります。

従いまして「第三者が見てわかる記録」でなければ、せっかく残した記録もゴミになります。

■ プロセスを確実に踏むことで効率化される

私は上記3点を確実にすることで生産性も品質も上がりました。1つ1つの作業に時間はかかっているのかもしれませんが、結果的に手戻りがないことでムダを省き、生産性向上につながり、そして過去の自分の作業に自信を持つことができるようになりました。

「過去の自分を信じられるか？」

これは作業プロセスを確実にする上での1つのキーワードになると思います。