エクセル方眼紙

どの省庁でも業務に合わせた特注のシステムを使用していると思います。
たいてい「〇〇システム」とか「〇〇サービス」とかそんな感じのネーミング。
これらのシステムは数年に１回リニューアルされて、だんたんと使いやすく改良されていきます。私が入職したときからは格段に使いやすくなっています。
最近は世の中の変化が早いためか、業務の新設・見直しのペースがスピードアップし、それにともなって業務システムの改修が必要な頻度が増えました。
しかし、よほどのことがない限りは数年に１度の改修を待たなければならず、すぐには変えられないようです。
その場合どうするかというと、いわゆるエクセル方眼紙（わからない方はググってね）で次々と緻密な様式・申請書フォーマットがつくられます。
これがまー使いづらい。作った方には申し訳ないが「本当に使いづらい」。注釈をすべて盛り込もうとするから文字サイズは極限まで小さくなり、老眼が入りつつある中高年は虫眼鏡なしでは読めない。
書き方がわからないため申請者は現場の窓口に来所したり電話する。
その対応で大わらわになって本来の業務が全然進まない。
コロナ（2020年）のときはほんと地獄だった。
毎月のようにフォーマットが刷新され、説明する側の職員も最新版がどれかがわからないという混乱ぶり。
もっとシンプルな申請書って作れないんだろうか？
トラブルになると「聞いてない！申請書に書いてない！」と主張される人たちがいるので、それに合わせて申請書はどんどん複雑になっていく事情があるのはわかる。
わかるけど、それなら制度をもっとシンプルにしてほしい。かなり丁寧にヒアリングしないと判定できないような要件にしないてほしい。