同僚から「自動更新をストップしたいときの”解約”通知書のひな形ってないですか?」と聞かれたら【ひな形/Wordで無料ダウンロード可能】
あなたが後輩や同僚から、自動更新をしないで”解約”するときの通知書のひな形ってない? と聞かれた際の、理想的な回答例とひな形を提案します。
おつかれさま!
自動更新をせずに解約するための通知書をつくりたいんだって?
なるほど。有効期間のある契約で、自動更新になってる契約を「更新しない」旨の通知だね。たしかに、自動更新のビジネス契約って意外と多いから、いつかはかならず必要になる書式だ。
不更新通知の注意点
原契約を確認する
内容は至ってシンプルだから、そんなに複雑なことはないんだけど、お互いにとって重要な書類には違いないから、正確な情報収集を心がけよう。いうまでもなく元の契約書をよく確認して、該当条文も何度も読んで、期日にミスが無いようにね。
趣旨を簡潔明確に伝える
それから要点を的確に伝えることが通知書の目的だから、長々と書く必要はないよ。時候の挨拶等も原則としては不要だと思う。とにかく重要なのははっきりと通知内容が伝わることだからね。
全体として丁寧な印象にする
とはいえ、丁寧な対応を心がけるにこしたことはない。内容が内容だから、できるだけ対面、無理なら電話かオンラインで一度、解約の旨をお伝えしてから書面通知が礼儀だと思う。もちろん何らかの理由で大量に画一的に処理しなければならないこともあるから、常にそうできるとは限らないけれど。
いろいろと気が進まないシチュエーションだったりすることも多くて、「解約」は意外と難しいよね。締結よりも解約のほうが難しいって、誰かも言ってたよ。がんばりましょう!
解約や契約解除全般について
あと、今回は自動更新をやめるっていうことだけど、他にも契約を解除するシチュエーションはいろいろな場面が考えられるから、このページもよかったら参考にしてほしいな。
契約解除通知の参考になるページ
え? 「いいからひな形をくれ」だって?
・・・だと思って、今回も用意してあるよ。
Wordでもダウンロードできるようにしておくから、ちょっとでも参考になればいいな。文面は必ずしもこのとおりでなくてもいいけど、たたき台くらいにはなると思うよ。
Wordファイルダウンロードはこちら。
追伸
実例に基づく推奨ひな形を多数ご提供しています。ぜひこの機会にあわせてご覧ください。
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