同僚から「自動更新をストップしたいときの”解約”通知書のひな形ってないですか？」と聞かれたら【ひな形/Wordで無料ダウンロード可能】
あなたが後輩や同僚から、自動更新をしないで”解約”するときの通知書のひな形ってない？ と聞かれた際の、理想的な回答例とひな形を提案します。
おつかれさま！
自動更新をせずに解約するための通知書をつくりたいんだって？
なるほど。有効期間のある契約で、自動更新になってる契約を「更新しない」旨の通知だね。たしかに、自動更新のビジネス契約って意外と多いから、いつかはかならず必要になる書式だ。
不更新通知の注意点
原契約を確認する
内容は至ってシンプルだから、そんなに複雑なことはないんだけど、お互いにとって重要な書類には違いないから、正確な情報収集を心がけよう。いうまでもなく元の契約書をよく確認して、該当条文も何度も読んで、期日にミスが無いようにね。
趣旨を簡潔明確に伝える
それから要点を的確に伝えることが通知書の目的だから、長々と書く必要はないよ。時候の挨拶等も原則としては不要だと思う。とにかく重要なのははっきりと通知内容が伝わることだからね。
全体として丁寧な印象にする
とはいえ、丁寧な対応を心がけるにこしたことはない。内容が内容だから、できるだけ対面、無理なら電話かオンラインで一度、解約の旨をお伝えしてから書面通知が礼儀だと思う。もちろん何らかの理由で大量に画一的に処理しなければならないこともあるから、常にそうできるとは限らないけれど。
いろいろと気が進まないシチュエーションだったりすることも多くて、「解約」は意外と難しいよね。締結よりも解約のほうが難しいって、誰かも言ってたよ。がんばりましょう！
解約や契約解除全般について
あと、今回は自動更新をやめるっていうことだけど、他にも契約を解除するシチュエーションはいろいろな場面が考えられるから、このページもよかったら参考にしてほしいな。
契約解除通知の参考になるページ
え？ 「いいからひな形をくれ」だって？
・・・だと思って、今回も用意してあるよ。
Wordでもダウンロードできるようにしておくから、ちょっとでも参考になればいいな。文面は必ずしもこのとおりでなくてもいいけど、たたき台くらいにはなると思うよ。
通知書のひな形
株式会社○○○○御中
契約解除の件（解除通知書）
拝啓、貴社におかれましては、ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。
貴社との間で締結させていただきました、令和○○年○○月○○日付「○○業務委託基本契約」（以下、「本契約」といいます。）の有効期間につきましては、本契約の第〇条において以下の通り規定されております。
記
「本契約締結の日から1年間とする。ただし、期間満了の3か月前までに買主又は売主のいずれからも本契約を終了又は変更する意思表示がないときは、本契約と同一条件をもって更に1年間延長するものとし、その後も同様とする。」
弊社といたしましては、大変勝手ながら、今回の契約期間満了をもって解約（不更新）といたしたく、当該条項に基づき、本書をもって契約を終了する意思表示としてご通知いたします。
よって、本契約第○条所定の契約期間の満了により、本契約はその効力を失いますので、どうぞご確認ください。
敬具
令和○○年○○月○○日
（貴社・被通知人）
神奈川県○○市○○区○○ ○丁目○番○号
株式会社○○○○
代表取締役 ○○○○殿
（弊社・通知人）
東京都○○区○○ ○丁目○番○号
○○○○株式会社
代表取締役 ○○○○
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追伸
実例に基づく推奨ひな形を多数ご提供しています。ぜひこの機会にあわせてご覧ください。
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