結局、議事録はどう書くのが良いのだろうか？（リアルな議事録公開のおまけ付き）
会議改善を生業にしていると「どうやって議事録を書いたらいいかわからない」こんな声をよく聞きます。基本的なビジネススキルでありながら、こうするのが一般的だよねというような公式が流通してない不思議な問いに立ち向かってみました。
そもそもなぜ議事録を書くのか？
どう書くべきかを検討する前に、まずはなぜ書くのか？を紐解いていきます。
なぜ、議事録を書くのか？とても簡単に整理すると、
書くこと自体がファシリテーションの一部になること
会議後に振り返り、確認する
の2点に集約されます。
※だいぶ割愛しましたが、詳しくはこちらをご参照ください。
「書くこと自体がファシリテーションの一部になる」というのは、議事録を書くとことが、「議論をリアルタイムに整理、可視化する」ことになるということです。口頭だけの議論は、空中戦に陥りがちですが、リアルタイムに可視化されることで、参加者全員がこれまでの議論の流れ、今いる地点の共通理解を持ちながら議論にあたることができます。
続いて「会議後に振り返り、確認する」について。これは経験的にすぐにピンとくると思います。会議が終わった後に、「何が決まったか（結論）」「誰が何をいつまでやるのか（タスク）」「どうしてその結論に至ったのか（経緯）」が記憶からスッポリと抜けてしまって、確認したい時に確認できると、とても役立ちます。
会議に参加してない人の視点からも、結論・タスクとその由来となる経緯が読めばわかる状態になっていれば、質の高い情報共有になります。さらに議事録を読めばわかるということが担保されていれば、会議に参加せず後で議事録でキャッチアップすればいいかなという判断をしやすく、会議への参加コストを大幅に下げることができます。
結局、議事録はどう書くべきか？
議事録を残す目的には、会議中のファシリテーション（議論の可視化）と会議後の振り返りの2点がありました。
まず議論の流れ（過程）は、議論の可視化であったり、会議に参加できなかった人が過程を出来るだけ詳しく、正しく知るためを重視し、「発言をありのまま、ナラティブに書く」と良いと思います。
議論の可視化というと、凝った図やデザインを書くことを想起される方もいるかもしれませんが、発言を拾い、そのまま書いていくだけで議論の発散を避け、議論の噛み合わせも良くなります（そもそも会議中にキレイな図をつくったり、デザインを書くことは難しい）。参加できなかった人からしても、議論の経緯が簡潔に書かれているよりも、そのまま口語に近い形式で書き残されていたほうが臨場感があり、より詳しく経緯を知ることができます。
一方で、結論やタスクといった議論のまとめ部分は、（参加者、不参加者ともに）認識のズレや漏れがない事が重要視されるので、できるだけ5Ｗ1Ｈを明確にし、簡潔に記述する方が良いと思います。書き方が曖昧であったり、5W1Hが抜けていたりすると、微妙な理解のズレや、結局誰が何をいつまでにやるんだっけ？ということが起きてしまいます。
まとめると、
議論の経緯は、「発言をありのまま、ナラティブに書く」
結論やタスク（まとめ部分）は、「（できるだけ）5Ｗ1Ｈを明確にし、簡潔に書く」
を1つの結論とするのが良さそうだと思います。
ちなみにSmartMeeting社の議事録はこんな感じです！
（ベストケースではないですが、公開して差支えなさそうものからだとこんな感じです）
さいごに
あまりに日常的で深く考える機会が少ない、その割に組織が生産的な仕事をするための必須スキルである議事録の書き方。是非、これを機に再点検してみてください。
ここまで読み進めていただいて、ありがとうございました～
〈SmartMeetingサービスサイト〉
〈SmartMeeting紹介動画〉
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