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Weekly Reviewで自分を見つめ直す

こじま

タスク管理の方法について、僕はGTD（Getting Things Done）をベースに考えて実践している。GTDについては以下を参照。

仕事のタスクとプライベートのタスクをそれぞれ適切に管理することで、効率よく作業を進められるよう工夫している。


プライベートのタスク管理

プライベートのタスク管理にはTodoistというアプリを使っている。

以下にその具体的な使い方を紹介する。

  1. 思いついたことはInboxにとにかくまとめる

    • アイデアややるべきことが頭に浮かんだら、すぐにTodoistのInboxに放り込むようにしている。これにより、頭の中が整理され、ストレスが減る。

    • 後で読む記事や後で返信するメールもすべてInboxに入れることで、忘れることなく対応できる。

    • 夜寝る前にinboxが空（=全てのタスクがプロジェクトに分類、ラベルづけ、期限設定がされている状態）になっていないといけない。

  2. プロジェクトの作成

    • プロジェクトは、生活のルーティンや事務作業、家庭の話、引越しなど、アウトプット、インプットの学習などにわけている。

      • どのタスクがどの分野に属しているのかが明確になり、効率的に取り組むことができる。

  3. Weekly Review

    • 週に一度、Weekly Reviewを行い、過去一週間の進捗を振り返る。以下の手順で実施している。

      1. レビューのタイミング

        • 毎週日曜の夜に行う。音楽やポッドキャストを一切止めて内省に集中する。

      2. 活動の記録

        • Google Spreadsheetに、自分のお酒を飲まなかった日と運動をした日の日数を記録する。同じシートに、Notion上に記録している今週読んだ記事を登録する。

      3. トレンドの可視化

        • 上記2つの記録をGoogle Spreadsheetで可視化してトレンドを確認する。

        • 自分の状態を客観視する指標として活用する。

          • ストレスがたまっていないか。

          • 忙しすぎてニュースチェックができなくなっていないかなど。

      4. プライベートの活動の振り返り

        • 今週プライベートでやったことを書き出す。

          • 特にやって嬉しかったことを記録する。

      5. 改善点の検討

        • やめるべきこと、始めた方がいいことがあれば書き出す。

仕事のタスク管理

仕事のタスク管理にはGoogle Todoを活用し、次のようなリストを作成している。

  1. Inbox

    • あとで整理するものを一時的に置く場所である。ここに入れたタスクは、定期的に確認して整理する。

  2. Shot

    • 単発のタスクをここにまとめている。一度に完了できるタスクをリスト化することで、すぐに対応できるようにしている。

  3. Routine

    • 決まったタイミングでやらなければならないルーティンタスクを管理している。これにより、毎日の業務をスムーズに進めることができる。

  4. Reference

    • 参考資料や情報をまとめるリストである。必要なときにすぐにアクセスできるようにしている。

毎日のRoutine

さらに、会社のタスク管理ツールとしてWrikeを使用している。ここで特に重要なのは、毎朝のRoutineである。毎朝、以下の手順で業務を開始している。

  1. Wrikeを確認

    • 朝一番にWrikeを開き、自分が担当していることの期日やタスク内容・優先順位を確認する。

    • 今日何をすべきかが明確にするため。

  2. Next Actionリストの作成

    • Wrikeで確認したタスクを基に、Next Actionリスト（今日やることリスト）をNotionに作成する。これにより、一日の計画が立てやすくなる。

  3. タスクの実行

    • Next Actionリストに従ってタスクを実行する。リストがあることで、何から手を付けるべきかが明確になり、効率的に作業を進められる。

  4. 軽い振り返り

    • 夜には、Notionに書いたタスクが完了したかをチェックし、軽い振り返りを行う。この時間を使って、次の日の計画を立てることもある。

仕事におけるWeekly Review

また、仕事においてもWeekly Reviewを行っている。以下の手順で実施している。

  1. Wrikeの完了タスクとGoogleカレンダーを確認

    • 今週完了したタスクを一覧するWrikeのビューとGoogleカレンダーで確認し、何を達成したかを書き出す。

  2. 振り返り

    • その結果わかったことや思ったことをとめどなく書き出す。これにより、今週の成果や課題が明確になる。

  3. 翌週以降の計画

    • 書き出したことを基に、翌週以降のやることを整理してリスト化する。

  4. 実施のタイミング

    • これらの作業は土日に1時間程度とって行う。平日に行うと自分を客観視しづらいため、あえて土日に行うようにしている。

このRoutineを毎朝徹底し、さらに週末にWeekly Reviewを行うことで、仕事の効率が大幅に向上した。日々のタスクを見逃すことなく、スムーズに進めることができている。

Tips：ほかのツールではなるべく「タスク」を作らない

ちなみに、Google TodoとWrike以外ではタスクとしてものを管理しないようにしている。

例えば、SlackのLater機能は使うが、なるべくためないようにしている。一時的にLaterにはするが、それは出先や休日にきた連絡のみとしている。

後で必ずGoogle TodoのInboxに移動させ、移動が終わったらSlack上では完了としている。

例外なく、すべてのタスクをGoogle TodoまたはWrikeにまとめる。こうすることで、あのタスクはどこで管理してたっけ問題をなるべくなくすようにしている。

ちなみにこの記事はほとんどChatGPTが書いた。タイトル、アイキャッチ画像も含め。タイトルと見出しの調整と、リンクの追加などを人間が行った。

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