独立3年目の新米経営者が使って感動したITツール9選
こんにちは！インテラス代表のたいぞーです。
仕事の幅を広げていくと、どうしても煩雑な業務も増えていくものです。
振り返ってみると僕は、独立当初は人事コンサルとして少しずつクライアントを増やしていき、昨年5月に会社を立ち上げてからは転職エージェント事業、地方創生のWEBメディアのリリース、求人広告の代理店事業等を行ってきました。
今年1月はまだ2名だったメンバーも、いつの間にか10名以上の方々が手を貸してくれるようになり、信じられない気持ちです。（本当に感謝しかありません）
それと同時に、バックオフィスの業務が増えていく中で、どうしたらやるべきことに一番時間を割けるのかを考えるようになりました。
そんななかで行きついたことの一つが、業務効率化に繋がるアプリやツールを使いこなすことでした。
ただ、それらのツールは、自分だけ使っていて、他のメンバーは使っていないみたいなことがあるので、社内用に文章にまとめ始めましたが、「それならばnoteに書くことでより多くの人の役に立てるかも？」と考え、今回の文章を書いています。
「そんなの知っているよ！」というツールも多いかもしれませんが、使ったことがないツールがあれば、ぜひ物は試しに使ってみてください！
・業務量が膨大にあり、日々やることに追われている方
・ケアレスミスをよくしてしまう方
・ルーチン業務に多くの時間を取られている方
上記のような方はぜひ読んでもらえると嬉しいです！
〈目次〉
誰もが基本装備すべし！ 絶対おすすめツール3選
意外と知られていない便利ツール3選
チーム、タスク、予定管理の定番ツール3選
【番外編】最近はまっている○○
１．誰もが基本装備すべし！ 絶対おすすめツール3選
Bill One（クラウド請求書受領サービス）
いろんな人に会社を手伝ってもらえるようになると、その分、請求書を送ってもらう機会も増えてきます。その結果、Slack、メール、ChatWork、Facebook Messengerなど、いろんなツールから飛んできて、管理が大変になるというもの。これらの入り口を統一し、1個で管理できると、支払い漏れもなくなりますよね。できればかなりストレスフリーですよね。
Bill Oneを使って、取引先からの請求書が集まるところをクラウド上一つにまとめれば、相手によって多様な形であがってくる請求書から品名や金額を読み取り、それを一元的にデータ管理ができます。一覧で管理することで、請求書のステータスもすぐに分かり、支払い漏れも無くなります。
最後に有人で確認してくれるという有料プランもありますが、無料プラン（月100件以下は無料）でも十分助かっています。請求書の管理において欠かすことのできない必需品なので、勝手に熱弁を振るって布教活動をしてしまうくらいです。
https://bill-one.com/
Clipy（Mac用コピペアプリ）
これを知る前と知った後でどれぐらい時間を短縮できたかは計り知れない...お金を払っても使いたいくらい役に立っているコピペアプリです。
よくあるコピペアプリと違うところは、なんといっても、よく使う言葉や文章を自分の好きなようにフォルダー分けして整理できるので、欲しい情報が見つけやすいところです。
例えば、ZoomのURLをいちいち発行するのは面倒だと思うこと、よくありますよね？そんなとき、このアプリをショートカットキーで呼び出し瞬時にコピペするだけで、相手に定型文ごとそのまま送れてしまいます。Zoomのアプリを開く必要もないのでかかる時間は実質5秒ほどです。
Clipy - Clipboard extension app for macOS (clipy-app.com)
もっと早く知りたかった。
なお、こちらはMac用アプリとなりますのでWindowsの方は類似アプリの「Clibor」をぜひご使用ください。
Clibor | クリップボード履歴ソフト「Clibor」の公式サイト (chigusa-web.com)
コピペ帳（スマホ用コピペアプリ）
ClipyはPC用ですが、スマホでもコピペニーズはあり。そんな時におすすめなのが「コピペ帳」というコピペアプリです。
Clipyと同様に、フォルダごとに分けることができ、拡張キーボードを使えば入力作業の手間も激減されます。複数のメモを組み合わせる連結コピーもでき、用途に応じた長い文章もらくらく作成できちゃう優れもの。
脳は本当に活性化させたいとき以外は休ませておかないと疲れてしまいます。いかにコピペの嵐で手早く作業できるかが勝負の分かれ道です。
コピペ帳〜 素早くコピー＆ペースト
2. 意外と知られていない便利ツール3選
Krisp（PC用ノイズキャンセルアプリ）
最近はカフェ等周りが騒がしい環境でオンラインでも打合せする機会が増えてきた方もいるのではないでしょうか。そんな時に、相手を不快にさせないノイズキャンセル機能はとても重宝します。
やることはインストールすることだけ。あとはWEB会議をつなげば勝手に作動してくれているので面倒なことは一切ありません。
無料版は1週間あたり120分までという時間制限がありますが、基本的に事足りるのでPC一台につき入れておきましょう。
Krisp | ノイズキャンセリングアプリケーション | オンラインイベント・ウェビナー・Web会議ブイキューブ
Google 日本語入力（文字入力補助アプリ）
次に、有名そうで意外と入れていない人が多いのではないかと思っているアプリです。
日常的に同じ言葉や言い回しを使っている方は多いのではないかと思います。Google 単語帳があれば、最初の数文字を打つだけで、勝手に文章を予測し、記入してくれます。
一方で、人前でタイピングしている時に、その覚えた内容が補完される様子を見られたくない…という方もいらっしゃるのではないでしょうか。そんなときは、シークレットモードで過去に学習した内容を無効にしてくれ、プライバシーも守られます。
Google 日本語入力
Magnet（Mac用画面分割アプリ）
同時に複数の作業を進めたいときに便利な画面分割アプリです。ショートカットキーを使えば、瞬時に開いているウィンドウを見やすい位置に並べて、同時に書いたり、見たり、聞いたり、まさに”ながら作業”を極められます。
僕は2分割ぐらいしか使いませんが、使いこなせると縦に3分割や4分割もできるので、シチュエーションに合わせてウィンドウの大きさを自由自在に操れますよ。
Macの画面を分割・並べて作業効率を劇的に向上させるアプリ「Magnet」が便利 - misclog（ミスクログ）
３. チーム、タスク、予定管理の定番ツール3選
Asana（チーム・プロジェクト管理アプリ）
もう「これなしでプロジェクトをどうやって進めるの？」というくらい、タスクの漏れを防いでくれ、誰がどこまで進めているのかを可視化できるアプリです。
僕は毎朝、カレンダーとこのAsanaに書かれているタスクを確認し、それを更新することを日課にしています。
いろんな便利な機能があるので、これだけで1晩語れてしまうレベルに愛用しているのですが、それを逐一話さなくても、少し触れば誰しも使い方がすぐに分かるUIの良さもイチオシです。
https://app.asana.com/
Notion（メモアプリ）
最近ノリにのってるメモアプリ。（メモアプリっていうと怒られるかもですが）いろんな気づきや議事録をここに整理、格納できるので、頭の中のいろんな考え事を綺麗に可視化することができます。
とにかく触っていて気持ちよく、シンプルながらも見た目もかっこいいので、感覚的に好きになります。ウェブへの連携なども充実しており、最近はNotionで公式ホームページを作っている会社もありますね。
僕はよくキーワード検索して欲しい情報を引き出しています。
使いこなせているのは程遠いので、ハックしている人に色々詳しく話を聞いてみたい。
https://www.notion.so/ja-jp
Spir（日程調整アプリ）
社会人にとって、簡単そうに見えて一番面倒かもしれない作業が日程調整。ダブルブッキングやカレンダーへの入れ忘れはマストで防がなければならないものです。
そんな時にかなり役立っているのが「Spir」という日程調整アプリです。空いている日程を選択しURLを相手に送信、あとは相手に都合のいい日時を選んでもらうだけで完結します。GoogleカレンダーやOutlookカレンダーとも連携可能、さらに自動でオンライン会議URL付きで登録されるので漏れも防ぐこともできます。
「レスポンスが命！」な日程決めにおいて、ここまで自分も相手もスムーズかつストレスフリーで打合せ日時を決められるならば、頼らない術はないでしょう。
https://www.spirinc.com/
これらのアプリやツールのおかげで本当にやりたいことに時間をかけることができました。単純作業にかける時間と労力を減らしたい、間違いを防ぎたいという方はぜひ使用してみてください！
さて、最後は気になる○○について！
最近ハマっている○○
全然関係ないですが、忙殺されている中で最近の癒やしYouTubeチャンネルを紹介させてください。その名は「マリマリマリー」
昭和レトロなかわいいテイストのイラストからは想像もつかないほど、棒読み口調なボケとツッコミの応酬はたまりません。
長さも3分ぐらいに収まっているので飽きることなくエンドレスに見ちゃいます。みなさんもお試しあれ！
サポートしてとは言いません！仲良くしてくれたら嬉しいです！