PDCAのToDO化が上手な人は仕事ができる

PDCAサイクルは業務改善の一般的な技法のひとつとして活用されていますが、上手に活用することができなければ効果を感じることは難しいでしょう。

PDCAサイクルを上手に活用するポイントは、4つの工程を繰り返し「うまくToDO化する」ことにあります。

PDCAサイクルの効果を引き出すために

PDCAサイクルはP【Plan：計画】D【Do：実行】C【Check：評価】A【Action：改善】の工程を繰り返すことで業務改善を目指す技法です。
PDCAサイクルをより効果的に活用するために、まずは4つのステップそれぞれの要点をおさえておくことが重要です。

P：Plan（計画）
業務の目標を達成するための行動計画を作成します。目標は実行可能な内容であることが重要で、実際の行動計画を立てる際には目標達成までの期限を明確に設定しておきましょう。
目標達成までの期限を設定しておくことで計画実行のためのスケジュールが組みやすくなります。

D：Do（実行）
目標達成のために作成した計画を実行します。ＰＤＣＡサイクルの効果を引き出すためには、実行した内容を記録し改善するための分析をする必要があるので、実行した内容や計画の有効性についてきちんと記録しておくようにしましょう。
また、計画通りに実行できなかった場合も、理由を添えて記録しておきます。

Ｃ：Check（評価）
実行した際の記録データを基に、計画の改善点や達成度合いの評価を行います。評価の内容を参考に改善策を策定するため、評価は客観的であることが重要です。どれくらい実行することができたのか、1~10段階などの数値で評価する方法がおすすめです。

Ａ：Action（改善）
評価において良い点は今後も実行し、改善が必要な部分の改善策を考えましょう。再度計画を作成し、目標達成に近づけるために、達成可能な改善策から選択し次の行動計画に反映することが重要です。また、ＰＤＣＡサイクルの1周目が終了した時に、目標達成が不可能に近いと判断した場合は、計画自体を中止するという決断をすることも必要です。

ＰＤＣＡサイクルは継続的に繰り返すことに意味がある

PDCAサイクルは、4つのステップの要点を抑えた上で継続的に繰り返すことで業務改善に繋がります。

PDCAサイクルを継続的に繰り返し実行するための3つのポイントは下記の通りです。

・高すぎない、達成可能な目標設定
・ＰＤＣＡの手順を漏れなく実行する
・ToDo化する

まず、作成する目標が達成可能な範囲でなければ計画を実行することはほぼ不可能です。また、PDCAサイクルを継続的に繰り返すためには、4つの手順をすべて漏れなく実行してください。実行した上で評価を実施しなければ改善策を出すこともできません。4つの工程1つ1つが重要な役割を果たしているのです。

そして、もっとも重要なPDCAサイクルのポイントは「計画をToDo化する」という点です。作成した計画を実行するためにはPDCAのD【Do：実行】の部分を掘り下げて何を実行するべきかを明確に把握する必要があります。

DoのToDo化がPDCAサイクルの継続につながる

PDCAサイクルの継続が出来なくなってしまう要因として、そもそも計画の実行ができなかった、というものがあります。

計画実行のためには、実現可能な計画を作成することはもちろん、実行内容を細かく設定し毎日のスケジュールを組むことが重要です。（ToDo化）

例えば「今月の売上目標100万円を達成する」という計画を実行する場合
・顧客リストを作成する
・1日10件の営業電話をかける
・交流会に参加する
などのD【Do：実行】案がでるでしょう。

しかし、実際に行動する場合、「いつまでに顧客リストを作成するのか」「今日はどの顧客に営業電話をかけるのか」「どの交流会に参加するのか」といったような細かい作業が必要ですよね。

・顧客リストを作成する
・1日10件の営業電話をかける
・交流会に参加する
というD【Do:実行】案を実現するために
・今日の午前中までに顧客リストをスプレッドシートにまとめる
・2019年12月の顧客リスト、10番までに営業電話をかける
・今月参加できる交流会を検索し今週中に申込みをする
といったようにさらに細かくToDo化し、スケジュールを組みましょう。

PDCAサイクルの計画を実行するために、1日1日のスケジュールを細かくToDo化して組むことで、今何をするべきかを明確にすることができ計画実行につながります。

PDCAサイクルを上手に活用して仕事の成功につなげる

PDCAサイクルはあくまで業務改善のための技法です。
PDCAサイクル案を作成することで満足してしまっては意味がありません。

まずは目標達成のために必要な行動計画を細かくToDo化し、作業のスケジュールを組み、何をするべきか迷わず実行することがPDCAサイクルを上手に活用するポイントです。