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100人規模イベントのZoomブレイクアウトルームをCSVで事前割当してみた

今回は100人規模のオンラインイベントで、Zoomホストをしてきました。ブレイクアウトルームをあらかじめ決まった組み合わせで作るの大変じゃね?ということで、「事前割当」機能を使って運営をしてみました。
ブレイクアウトルームって、人数が10人あたりを超えてくると、その場で手動で割当ていくのは結構大変ですよね。しかも、スケジュールが限られている時に、割当であたふたしてたら貴重な時間が過ぎてしまう、、ホストをしている人で冷や冷やした人も多いのではないでしょうか。
事前割当は、イベントの開始前にあらかじめ参加者をブレイクアウトルームに割り当てておくことができるので、中規模、大規模でのイベントでホストをする人には安心な機能だと感じたので紹介します。
参加者のメールアドレスリストがあれば、事前に割振ができて便利ですよ。

事前準備1:Zoomでの事前割当の設定

左メニュー>個人>設定>ミーティングにて(詳細)

スクリーンショット 2020-12-17 3.08.13

上の図のレ点チェック部分にチェックを入れると、事前準備2の事前割当ができるようになります。

事前準備2:CSVの読み込み

事前割当したいミーティングを選択>このミーティングを編集する

スクリーンショット 2020-12-17 3.07.43

該当のミーティングの編集画面にいくと、「ブレークアウトルーム事前割り当て」のボタンが出てきます。(上の図)

スクリーンショット 2020-12-17 3.16.51

CSVのリストを上の図に読み込ませると、設定が完了します。
CSVテンプレートは、こちら

イベント開始後:事前割当のルームを復元

事前割当をしているとはいえ、参加している人のみが割当されます。

ブレイクアウトルーム>再作成>事前に割り当てられているルームに復元

これで、参加している人が事前割当の通りにルームに割り当てられます。

事前割当が本番でうまくいかないパターンと対処法

・参加者のメールアドレスがZoomと紐づいていない場合は、事前割当を CSVで読み込ませていても、割り当てされないです。
事前割当でうまくいかなかった人は、手動で割当する必要があります。
「結局手動かよ」となってしまうのですが、
あらかじめ参加者の名前の頭に、割り振りたいグループの番号をつけておいてもらうなどすると、安心です。

1_ズーム太郎

のように名前を書いておいてもらうと、手動でも慌てず割振できます。
司会の人に、イベント開始前にアナウンスしてもらうようにすること

おまけ:人数が多い時は、これやっておくとさらに便利

・ルームを開いたら自動的にルームに飛ぶように設定しておく
・ホストが落ちた場合に、2番手のホストを決めておく
・あらかじめ参加者にも割り当て番号を渡しておく

最後に

事前割振が便利とはいえ、トラブルはつきもの。いざとなったら手動で割り当てるなど、進行の人、参加者への事前アナウンス、流れのリハーサルはとっても大事です。特に大人数でのミーティングにおいては、ファシリと同じくらい、ホストは大事です。安心感はホストから。

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