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「誰かと一緒に」考えよう。

みなさん、ごきげんよう。最近はいつも何かの締め切りに追われて忙しい、本当はなまけたいズボラ女としては、あるまじき状況の私です。目まぐるしい日々を送ってしまっています。つい先日は、仕事のメッセージで"Please help me for this by yesterday!"(これ、昨日までにお願いします!)などと送ってしまい、指摘されるまで気づかない始末。頭が混乱しています。

そんな忙しい日々でも、むしろ忙しいからこそ、流されて仕事を進めていないで、一度立ち止まって考える。今日はこれに挑戦してみようと思います。

仲間たちと話し合うって大事

今回の考えるテーマは「誰かと一緒に」考えること!お仕事をしている中で、色々と課題を感じることがあります。でも、私が考えている課題と他の人が考えている課題は違うかもしれません。ここらで一旦、同僚としっかり話をする時間をとってみよう!

👥 色んなチームのメンバーと話し合ってみる

職場の各チームの相関図

1. 新規会員に最長1ヶ月間DMが届いていない問題

チーム:Eコマース(EC)チーム
🦉さん(チームリーダー)
🐶さん(プロモーション担当)
🐬さん(マーケティングを支援してくれる外部の方)

ミーティング形式で一緒に考えてみた

まずは私が考えている課題「DM送信で使う顧客情報の更新頻度が低い(月1回)」をメンバーに共有します。

DM配信システムでの顧客情報の更新は月1回

私たちは主に図ように、2つのシステムを使い分け、営業活動と販促活動を行っています。しかしシステム同士は連携しておらず、DMを配信するための各種必要情報は手動で登録をしています。そのため、頻度が下がり1ヶ月に1回の更新にとどまっています。つまり、会員登録してからDMを受け取り始めるまでに最大1ヶ月のラグがあるのです。

🦉さん:月1回!新規会員は登録後1週間以内に購入しない場合、その後購入する可能性はほぼゼロになってしまいます。

🐶さん:EC運営システムから手動でダウンロードしてマーケティングチームに共有していて、手間がかかってしまうためこれまで1ヶ月程度の更新になってしまっていました。

1ヶ月後にDMを受け取ってももう手遅れ、ということです。せめて新規会員への初回購入特典を知らせるメールは登録したあとに間を空けずに送りたいですよね。

ゴール:初回購入特典メールを新規会員にリアルタイムで送信する

ここで🐬さんから提案がありました。「2つのシステムををAPI連携しては?」と。しかし、片方のシステムの契約の問題で現状ではAPI連携は難しいということが、🦉さんにより明かされました。

API連携に頼らずに、情報更新の頻度を高めるにはどうしたらよいか、解決策についても話し合ってみました。

今すぐにできる解決策:
顧客情報を抽出できるURL発行し、マーケティングチームがいつでもデータを取れる状態にする。
→ECチーム側のデータダウンロード作業は自動化されるが、マーケティングチーム側のアップロード作業は相変わらず手動になる。

ITチームに相談すれば実現できそうな解決策:
SFTPによる定期的なデータドロップを行う
→取り決めした頻度で顧客情報を転送することができる。

2. デザイナーとのやりとりが上手くいかない問題

前回の記事で取り上げた、デザイナーが依頼事項と提出期限を守ってくれない・・・という私目線の問題。具体的には、要望しているサイズと異なるデザインだったり、指定したタイトルになっていなかったり、単に日付や価格にミスがあったり。自分なりに問題分析はしてきましたが、直接クリエイティブチームのメンバーと話し合ってみることにしました。参考までに前回記事はこちらです。

チーム:クリエイティブチーム
🐧さん:オンラインストアのベテランデザイン担当
🦒さん:オンラインストアの新デザイン担当
🐏さん:各プロジェクトを見守る存在/コピーライター

ヒアリング形式で一緒に考えてみた

― 正直なところ、最近デザインのエラーや締め切りに遅れることが増えていると思うの。もし依頼の手段、依頼文書の書き方、タイミング、リマインドに関して、要望があれば教えてほしい。
この質問をしたところみんな黙り込んでしまったのち、🐏さんが口を開いた。「それなら提出前にエラーがないか確認するよ。」これは、ありがたいけれど、エラーがあったときに間違った情報を発信しないためのものであって、エラーが出ないようにするための対策ではない。私は、エラーが出ないような対策がしたいのだ。

― そう言ってくれてありがとう。でもそれは🐑さんの時間を奪ってしまうよね。そもそもの間違いがないようにするにはどうしたらいいかな。🐧さんと🦒さんは、私からの依頼でわかりづらいなってことはある?
🐧さんも、🦒さんも、特にないけど…といった様子。あきらめずに細かく聞いてみる。

― じゃあ、依頼の手段はどうかな?最近は月に2回ExcelでまとめてメールとWhatsAppで送ってるけど。
🐧:手段は格段に良くなったよ!すごくわかりやすいし、チームのメンバーにもメールしていることでチーム内でリマインドがもらえることもあるし、WhatsAppもあるから手元ですぐにみられる。

― チーム内でリマインダーがあるんだ。それでも締め切りに遅れてしまうこともあるけど、それはどんなとき?
🦒:リマインダーがないときもあるな。あと、チームのメンバーがリマインドの日付を勘違いしているケースもあるかも。

― え!勘違い!それはなんでだろう?
🦒:依頼のExcelには、セールス期間・初稿締め切り・最終稿締め切り…いろんな日付が書いてあるから、パッと見たときに他の日付を締め切りと勘違いしちゃうのかも。

なるほど、納得。この後、日付は一番上に締め切りを書くこと。締め切り欄は一番上に、最終締め切りの2日前の日付を書くことをみんなで決めました。

この調子でヒアリングしてみると、今までお互いに気が付いていなかった以下の問題点が浮き彫りになりました。

出てきた小さな問題点

  • 締め切り日の書き方が実はわかりづらい

  • 色んなサイズがあって名称(アプリ用ウェブバナー)といわれてもパッと出てこない

  • リマインダーが人の目と手に委ねられていて、確実に発せられていない

  • セールスカレンダーがわからなくて、スケジュール感がわからない

  • 依頼が来た時点では依頼内容を見ていない(忙しくて、締め切り直前まで後回し)

ゴール:エラーや期限超過が発生しない
解決策:

やっぱり自動リマインダー、あったら便利かも(前回の記事より)
  • 締め切り日の書き方のルールを設定する

  • サイズはピクセルで書く(例:1080 x 1920)

  • リマインダーを自動化する

  • セールスカレンダーはShare Pointで共有する

  • 時間がかかるような新しいデザインの依頼は口頭でも伝える

3. デジタルサイネージの操作煩雑だよ問題

チーム:デジタルマーケティング
🦓さん:同じ部署で唯一、一部の業務をシェアしているメンバー

デジタルマーケティングチームは1つのチームでありながらも、それぞれがまったく違う業務を担当しています。その中で🦓さんと共有している業務が、デジタルサイネージの更新です。このサイネージの更新につかっているウェブサイトが、複雑で大変使いづらいのです。

会話の中で一緒に考えてみた
「🦓さん、サイネージ管理サイトの操作って、思考の必要のない単純作業なのに、複雑すぎてすごく時間がかからない?」「本当にそうだよね。」色々ざっくばらんにお話しをして、私と🦓さんの共通認識は以下の通り。

共通認識した問題点

  • スマホやMacBookから操作できないため、作業できる人員やタイミングが限られる

  • オフィスのWi-Fiに接続すると正常に動作しないため、毎回スマホでテザリングするのが手間

  • 1ヶ所のサイネージに対して1回の作業が必要で作業時間が長い

  • シンプルなスケジュール機能がなくて、休日や業務時間外でも画像の更新・削除のためにPCを開かなくてはならない

ゴール:作業にかかる時間コストを最小に
解決策:

  • AppSheetやLINE Botに似たようなツールでスマホでの作業を実現

  • テザリングへの接続を自動化

  • 全サイネージへの同時操作を可能な方法を取り入れる

  • Power Automateを使って自動化

  • APIを使って自動化(サイネージ管理サイトがAPIを提供できるか確認中)

業務を分解して評価、作業の見直し、どこから自動化に取り組むか検討‥‥

ということで、さっそくできるところまでやってみました!Power Automate Desktopを使ってサイネージ管理サイトでの作業パターンのうち1つを自動化↓↓

🔦 あれ、意外と考えがすっきりしたかも!

こうやって各チームのメンバーとしっかり話してみると、「ええ!そんなことができるんかい!なんで今までやってなかったの‥‥。」てことが出てきたり、専門的な知識からアイディアをもらえたり目からウロコでした。課題をシェアするだけで、今まで取れていなかった共通認識がとれたり、意外と解決策がすぐ出てきたりすることって身の回りにたくさんあるのかもしれません。

今回各チームと「一緒に」考えて、デジタルの力でここを解決できないかな‥‥?という点がいくつか出てきました。せっかく洗い出した問題点と解決策、今の私の力で(あとちょっとで得られそうな力で)解決できることはさっそく取り組んでみたいと思います!

モチベーションになるぞ~!!!

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